Eine geschäftliche Telefonnummer ist einer der wenigen Vermögenswerte, die gleichzeitig auf Ihren Visitenkarten, Ihrer Website, Ihren Rechnungen, Ihrem Google-Unternehmensprofil, Ihren Verträgen und im Gedächtnis Ihrer Kunden stehen. Sie ist auch einer der wenigen, die man durch ein Häkchen an der falschen Stelle endgültig verlieren kann.
Dabei ist die Portierung ein Recht, von der Bundesnetzagentur überwacht, kostenlos und technisch banal. Riskant macht sie nicht das Verfahren, sondern die Reihenfolge der Schritte. Erst kündigen, dann portieren wollen, und die Nummer ist weg.
Dieser Leitfaden gibt den genauen Ablauf, die realen Fristen und die sechs Fehler, die eine Nummer kosten.
Was das Gesetz sagt
Die Rufnummernmitnahme ist eine regulatorische Pflicht für alle Anbieter, geregelt in § 59 des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und überwacht von der Bundesnetzagentur. Daraus folgen drei Grundsätze, die alles Weitere einordnen:
- Die Nummer folgt dem Nutzer. Sie gehört nicht zum kommerziellen Angebot des Anbieters: Er verwaltet sie, er besitzt sie nicht.
- Die Portierung ist kostenlos. Seit Dezember 2021 darf der abgebende Anbieter dem Endnutzer dafür nichts mehr berechnen.
- Der aufnehmende Anbieter führt. Sie erteilen dem neuen Anbieter den Auftrag, und der kümmert sich beim alten Anbieter um die Portierung und die damit verbundene Vertragsbeendigung.
Dieser dritte Punkt ist der, den alle umdrehen, und der, der Nummern kostet.
Wie der Anschluss identifiziert wird, in einer Minute
In Deutschland gibt es keinen Portierungscode, den man vorab anfordern müsste. Der aufnehmende Anbieter identifiziert jeden Anschluss über drei Angaben:
- Die Rufnummer, die Sie behalten wollen.
- Die Kundendaten des Vertragsinhabers beim alten Anbieter: Firmierung, Anschrift, gegebenenfalls Kundennummer. Das ist das Kriterium, das mit dem abgebenden Anbieter abgeglichen wird, und der erste Ablehnungsgrund, wenn es nicht übereinstimmt.
- Die Vertragsart beim Mobilfunk (Laufzeitvertrag oder Prepaid), weil bei Prepaid zusätzlich eine Verzichtserklärung auf das Guthaben nötig sein kann.
Die realen Fristen
| Art der Nummer | Gesetzliche Höchstfrist | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Mobilfunk | 1 Werktag | Ab dem mit dem aufnehmenden Anbieter vereinbarten Termin |
| Festnetz (Ortsnetzrufnummer) | 1 Arbeitstag | Nur innerhalb desselben Ortsnetzes portierbar |
| Unternehmensbestand mit vielen Nummern | 1 Werktag pro Auftrag | In der Praxis ein mit dem Anbieter vereinbarter Wechseltermin |
Diese Fristen laufen zwischen dem vereinbarten Termin und der Aktivierung beim neuen Anbieter. Die Vorphase ist nicht enthalten: Inhaberdaten zusammentragen, Übereinstimmung der Vertragsdaten prüfen, Portierungserklärung unterschreiben. Bei einem Unternehmensbestand macht diese Vorphase den Großteil des Zeitplans aus.
Die technische Umschaltung dauert Stunden. Die administrative Vorbereitung dauert Wochen. Fast alle Projekte, die schiefgehen, haben diese beiden Größenordnungen vertauscht.
Der Portierungsablauf, in der richtigen Reihenfolge
Nummern inventarisieren
Alle Nummern, auch die, die niemand mehr wählt: das Fax, die Nummer einer geschlossenen Abteilung, der Anschluss im Technikraum. Für jede: wo sie gedruckt steht (Website, Visitenkarten, Fahrzeuge, Google-Profil, Verträge) und wer sie nutzt. Eine vermeintlich tote Nummer steht oft noch auf Werbematerial, das im Umlauf ist.
Inhaberdaten sammeln und Übereinstimmung prüfen
Inhaber und Anschrift jedes Anschlusses, und vor allem die Prüfung, dass Firmierung und Adresse des Vertrags exakt denen entsprechen, die Sie angeben werden. Ein Unternehmen, das umgezogen ist oder die Rechtsform gewechselt hat, ohne den Vertrag zu aktualisieren, bekommt seine Portierung wegen Datenabweichung abgelehnt.
Portierungserklärung beim neuen Anbieter unterschreiben
Sie beauftragen den aufnehmenden Anbieter. Er stellt den Antrag beim abgebenden Anbieter und veranlasst die Vertragsbeendigung. Sie selbst kontaktieren Ihren alten Anbieter nicht, um zu kündigen.
Das Ziel vor dem Wechsel vorbereiten
Das neue System wird mit vorläufigen Nummern eingerichtet und getestet: Rufverteilung, Öffnungszeiten, Gruppen, Ansagen. Der Tag der Portierung muss eine Umschaltung sein, kein Start.
Portieren, nie an einem Freitag
Planen Sie den Wechsel für einen Dienstag oder Mittwoch, nie für einen Freitag oder den Tag vor einem Brückentag: Wenn eine Nummer nicht zurückkommt, wollen Sie Ansprechpartner innerhalb einer Stunde erreichen, nicht in drei Tagen.
Jede Nummer einzeln prüfen
Rufen Sie jede portierte Nummer von einem Handy außerhalb des Firmennetzes an. Prüfen Sie, dass sie klingelt, in der richtigen Gruppe ankommt und dass die ausgehend angezeigte Nummer stimmt. Das ist die einzige Kontrolle, die beweist, dass die Portierung wirklich funktioniert hat.
Die 6 Fehler, die eine Nummer kosten
1. Kündigen, bevor portiert ist
Fehler Nummer eins, und der einzige wirklich unumkehrbare. Wenn Sie selbst kündigen, trennen Sie die Verbindung zwischen Nummer und aktivem Vertrag und starten einen Countdown: Das TKG garantiert Ihnen einen Monat nach Vertragsende für den Portierungsantrag, und keinen Tag mehr. Danach fällt die Nummer in den Nummernpool zurück. Es gibt kein Rechtsmittel.
2. Den Monat verstreichen lassen
Häufiger Fall: Eine Leitung wird bei einer administrativen Aufräumaktion gekündigt, niemand bringt sie mit der Nummer auf den Angeboten in Verbindung, und das Thema taucht drei Monate später wieder auf. Zu spät. Wenn Sie eine Kündigung entdecken, die Sie nicht auf dem Schirm hatten, ist die erste Frage das genaue Datum: Es entscheidet, ob noch etwas zu retten ist.
3. Vertragsdaten, die nicht übereinstimmen
Die Portierung gleicht die Nummer mit den angegebenen Inhaberdaten ab. Eine Fusion, eine Umfirmierung, ein Vertrag, der noch auf einen früheren Geschäftsführer läuft: alles Ablehnungsgründe. Diese Ablehnungen sind für sich nicht schlimm, aber jede kostet einen kompletten Zyklus von mehreren Tagen.
4. Den Ortsnetzbezug vergessen
Deutsche Festnetznummern sind an ihr Ortsnetz gebunden. Sie können eine Berliner 030-Nummer zu jedem Anbieter mitnehmen, aber nicht nach Hamburg. Ein Firmenumzug in eine andere Vorwahl bedeutet eine neue Nummer, und damit eine Umstellung aller Drucksachen. Wer die Nummer über den Umzug hinaus behalten will, braucht eine VoIP-Lösung, bei der der Anschluss vor dem Umzug im alten Ortsnetz bleibt, oder eine bundesweite Rufnummer (032).
5. Portieren, bevor das Ziel eingerichtet ist
Eine Nummer, die in einem nicht konfigurierten System ankommt, klingelt ins Leere. Die Portierung muss der letzte Schritt sein, nicht der erste. Rufverteilung, Zeiten und Gruppen werden vorher entworfen; die Methode steht in unserem Leitfaden zur Telefonanlage für Unternehmen.
6. Die ausgehend angezeigte Nummer nicht prüfen
Die Portierung betrifft die eingehenden Anrufe. Die Nummer, die Ihre Teams beim Anrufen anzeigen, ist eine eigene Einstellung im neuen System. Viele Unternehmen portieren ihre Nummern korrekt und telefonieren dann drei Wochen lang mit einer Nummer, die ihre Kunden nicht kennen, mit dem Effekt auf die Erreichbarkeitsrate, den Sie sich vorstellen können. Das Thema behandelt unser Artikel über als Spam markierte Nummern.
Die Sonderfälle
Virtuelle Nummern und VoIP. Eine Nummer, die direkt von einem VoIP-Anbieter bereitgestellt wird und an keinen Teilnehmeranschluss gebunden ist, folgt derselben Inhaberlogik, aber der abgebende Anbieter ist manchmal ein Vorleistungsanbieter, den Ihr Dienstleister Ihnen nie genannt hat. Fragen Sie, wer der Zuteilungsnehmer der Nummer ist, bevor Sie etwas anstoßen, und nehmen Sie nichts an: Die Regel „nie vorher kündigen“ gilt in allen Fällen.
Rufnummernblöcke. Ein Block von Durchwahlen wird in der Regel als Ganzes portiert, nicht einzeln. Wenn Sie nur einen Teil des Blocks behalten wollen, sagen Sie das vorher: Das ist eine technische Einschränkung, die vor dem Auftrag geklärt wird, nicht danach.
Nummer, die an einen Internetanschluss gekoppelt ist. Bei Angeboten, in denen die Telefonleitung am Internetzugang hängt, kann die Portierung der Nummer die Kündigung des Zugangs auslösen. Prüfen Sie das, wenn dieselbe Leitung Ihre Internetanbindung trägt: Sie wollen am Tag des Telefoniewechsels nicht ohne Internet dastehen.
Servicerufnummern. 0800-, 0180- und 0900-Nummern folgen eigenen Regeln; sie werden bei der Bundesnetzagentur direkt dem Unternehmen zugeteilt und beim Anbieterwechsel umgeschaltet, nicht portiert. Behandeln Sie sie als eigenes Projekt und stellen Sie die Frage ausdrücklich an Ihren neuen Anbieter.
Was Sie sich merken sollten
Die Portierung ist kein technisches Thema, sondern eine Frage der Reihenfolge. Drei Regeln genügen, um nie eine Nummer zu verlieren:
Kündigen Sie nie selbst. Sammeln Sie die Inhaberdaten, bevor Sie etwas unterschreiben. Richten Sie das Ziel ein, bevor Sie portieren.
Der Rest (Fristen, Ablehnungen wegen Datenabweichung, Rufnummernblöcke, Ortsnetzbindung) lässt sich mit administrativem Hin und Her lösen, lästig, aber umkehrbar. Nur die vorzeitige Kündigung lässt sich nicht rückgängig machen.
Wenn Ihr Anbieterwechsel Teil einer größeren Migration ist, steht die vollständige Checkliste im Leitfaden zur VoIP-Telefonie im Unternehmen, und der Zeitplan der Kupferabschaltung im Artikel zur ISDN-Abschaltung.
Und wenn Sie keine bestehende Nummer retten, sondern eine neue brauchen, ist das Verfahren ein anderes: wie Sie eine virtuelle Geschäftsrufnummer bekommen.
