Die beste Telefonielösung für Gebäudereinigung und Facility Management

Ein Außendienst im Objektgeschäft braucht eine mobile Geschäftsnummer und einen Dialer, keine Telefonanlage.

Jetzt loslegen Demo buchen
Ohne Bindung · Rufnummer in 2 Minuten aktiv
Im Basistarif enthaltene Länder · +160 Länder auf Anfrage

Hunderte Unternehmen nutzen , um jeden Anruf rentabel zu machen

Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Entscheider im Facility Management sind verstreut

02

Ausschreibungen müssen fristgerecht nachgefasst werden

03

Außendienst ohne nachvollziehbare Gesprächsdokumentation

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Geschäftsnummer auf dem Handy, jeder Anruf dokumentiert

Die mobile App →

Nachfasskampagnen zu laufenden Ausschreibungen

Der Parallel Dialer →

Dashboard über die Aktivität im Außendienst

Die mobile App →

Typisch für Ihre Branche

Wer über einen Reinigungsauftrag wirklich entscheidet

In einem Bürogebäude sind die Person, die unter der Leistung leidet, die Person, die sie bestellt, und die Person, die sie bezahlt, selten dieselbe. Die richtige Person in der falschen Reihenfolge anzurufen kostet genauso viel Zeit wie die falsche Person anzurufen.

Das Facility Management oder die Objektleitung

Hier laufen die Beschwerden der Nutzer auf, und hier weiß man, was nicht funktioniert: eine Unterhaltsreinigung am Vormittag, die stört, schlecht gepflegte Sanitärbereiche, ein Dienstleister, der alle drei Wochen neue Kräfte schickt. Diese Stelle trägt den Bedarf, unterschreibt aber selten allein. Im Mittelstand liegt die Rolle häufig beim Office Management oder bei der Assistenz der Geschäftsführung, und dort wird dann tatsächlich entschieden.

Der Einkauf im Konzern

Er schreibt aus, legt die Bewertungsmatrix fest und vergleicht Angebote, deren Leistungsverzeichnis er nicht selbst geschrieben hat. Wer ihn anruft, bevor er mit dem Objekt gesprochen hat, meldet sich ohne zu wissen, was dort los ist. Wer zu spät anruft, stellt fest, dass das Leistungsverzeichnis bereits mit den Worten eines Wettbewerbers formuliert ist.

Die Hausverwaltung in vermieteten Objekten

In Miet- und Eigentumsobjekten beauftragt die Verwaltung, und die Kosten der Gebäudereinigung werden über die Betriebskostenabrechnung auf die Nutzer umgelegt. Der Mieter, den Sie anrufen, hat weder den Vertrag noch die Entscheidung, sondern nur den Ärger. Der richtige Ansprechpartner ist die Verwaltung, und der richtige Zeitpunkt liegt bei der Aufstellung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr.

Der FM-Dienstleister, wenn die Reinigung untervergeben ist

In einem Multi-Service-Vertrag hat der Kunde alles an einen Gebäudedienstleister vergeben, der die Gewerke weiterreicht. Sie verkaufen dann nicht an das Objekt, sondern an den Hauptauftragnehmer, für ein klar abgegrenztes Gewerk. Die Frage gehört früh ins Gespräch: Liegt der Reinigungsvertrag beim Unternehmen selbst oder bei einem FM-Dienstleister?

Öffentliche Auftraggeber laufen über das Vergabeportal

Ämter, Kliniken, Hochschulen und kommunale Betriebe vergeben im geregelten Verfahren. Fragen und Antworten laufen über das Vergabeportal und sind für alle Bieter sichtbar, ein Anruf kann nur Verfahrens- oder Terminfragen klären. Nützlich ist der Anruf trotzdem: um zu erfahren, wann die nächste Ausschreibung ansteht und über welche Plattform sie veröffentlicht wird.

Der erste Anruf dient der Bestandsaufnahme, nicht dem Verkauf: wie viele Objekte, welcher Dienstleister, welches Vertragsende. Mit Skipcall rufen Sie mehrere Kontakte desselben Kunden in einer Session an und hängen die Gesprächszusammenfassungen an denselben Datensatz, sodass Sie nicht bei jedem Ansprechpartner von vorn anfangen.

Der Gesprächsleitfaden

Der erste Anruf in einem Bürogebäude

Sie rufen das Facility Management oder das Office Management eines Objekts an, das Sie nicht kennen. Ziel ist weder ein Abschluss noch ein erzwungener Termin, sondern die Antwort auf drei Fragen: Wer hält den Vertrag, mit welchem Dienstleister und bis wann?

Der Einstieg

„Guten Tag, [Vorname Name] von [Unternehmen], wir sind ein Reinigungsunternehmen aus [Region]. Ich rufe heute nicht an, um Ihnen etwas zu verkaufen. Ich möchte wissen, wer bei Ihnen die Reinigung verantwortet: Sind Sie das?“

Anzukündigen, dass an diesem Tag nichts verkauft wird, nimmt den Reflex zum Auflegen, allerdings nur, wenn man sich bis zum Ende daran hält. Wer beim dritten Satz auf sein Angebot umschwenkt, wird kein zweites Mal durchgestellt.

„Wir haben schon einen Dienstleister“

„Davon bin ich ausgegangen, den hat jeder. Zwei Fragen, dann lasse ich Sie in Ruhe: Wann läuft Ihr Vertrag aus, und schreiben Sie dann neu aus oder verlängern Sie?“

„Wir sind sehr zufrieden“

„Umso besser, das ist seltener, als man denkt. Ich notiere mir einen Rückruf vor [Monat]. Eine Sache noch, für den Tag, an dem Sie doch vergleichen: Ein Wechsel des Unternehmens muss nicht heißen, dass andere Menschen bei Ihnen arbeiten. Wir bieten in solchen Fällen an, die eingearbeiteten Objektkräfte zu übernehmen, wenn sie das wollen.“

Das ist der Punkt, der das Gespräch am häufigsten öffnet, weil die Sorge der Objektleitung den Kräften gilt, die sie kennt, und nicht dem Preis. Sagen Sie es als Angebot, nicht als Automatismus: Ein reiner Auftragnehmerwechsel führt in Deutschland nicht von selbst zum Übergang der Arbeitsverhältnisse.

„Schicken Sie mir Unterlagen“

„Kann ich machen, nur bringen die Ihnen wenig, solange ich das Objekt nicht gesehen habe. Mein Vorschlag: zwanzig Minuten vor Ort. Ich sehe mir Sanitärbereiche, Verkehrsflächen und Glasflächen an und sage Ihnen, was mir auffällt.“

Wenn es ein vermietetes Objekt ist

„Dann liegt der Vertrag nicht bei Ihnen, sondern bei der Hausverwaltung, und er wird Ihnen über die Betriebskosten weiterberechnet. Haben Sie den Namen der zuständigen Person? Ich rufe dort an und sage, dass ich den Namen von Ihnen habe, wenn das für Sie in Ordnung ist.“

Um Erlaubnis zu fragen, kostet einen Satz und macht aus einem Kaltanruf bei der Verwaltung einen Anruf, den ein Nutzer des Hauses empfohlen hat.

Der Abschluss

„Ich fasse zusammen: [Anzahl] Objekte, Dienstleister [X], Vertragsende [Monat], Ausschreibung im [Monat]. Dann melde ich mich zu dem Zeitpunkt wieder. Und falls Ihr Dienstleister vorher ausfällt, haben Sie meine Nummer.“

Der erste Anruf ist erfolgreich, wenn er ein Datum liefert, auch ohne Termin: So entsteht über das Jahr eine nach Vertragsende sortierte Liste.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Den Einkauf eines Konzerns anrufen, bevor man mit dem Objekt gesprochen hat

Stattdessen

Ohne die Beschwerden der Nutzer, die Reinigungszeiten und die Historie der Beanstandungen bleibt vom Anruf beim Einkauf nur die Bitte um Listung, und genau so wird er behandelt. Sprechen Sie zuerst mit dem Facility Management oder der Objektleitung und rufen Sie den Einkauf danach an, mit Informationen, die er noch nicht hat.

Der Fehler

Mit dem Preis antworten, wenn der Einwand dem Personalwechsel gilt

Stattdessen

In einem Bürogebäude kennen die Nutzer die Reinigungskräfte beim Vornamen, und die Objektleitung fürchtet, dieses Gleichgewicht zu zerstören. Sprechen Sie zuerst über die mögliche Übernahme der eingearbeiteten Kräfte, über den Preis lässt sich erst danach sinnvoll reden.

Der Fehler

Ein öffentliches Vergabeverfahren nachfassen wie ein privates Angebot

Stattdessen

Im geregelten Verfahren laufen Rückfragen über das Vergabeportal und werden allen Bietern zugänglich gemacht, ein Anruf kann nur einen Verfahrens- oder Terminpunkt klären, und Hartnäckigkeit schadet Ihnen. In privaten Vergaben legen Sie den Rückruf auf den genannten Wertungstermin, nie auf den Abgabetag.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

Jetzt loslegen Demo buchen

Ohne Bindung · Rufnummer in 2 Minuten aktiv

FAQ

Häufige Fragen, Gebäudereinigung & Facility Management

Fangen Sie im Objekt an, nicht in der Zentrale. Das Facility Management oder die Objektleitung sagt Ihnen, wer den Vertrag hält, mit welchem Dienstleister und bis wann, Informationen, die der Einkauf im ersten Gespräch nicht herausgibt. In vermieteten Objekten kommt der Auftrag von der Hausverwaltung, nicht von den Mietern. Sind diese Punkte geklärt, hat der Kontakt zum Einkauf einen konkreten Anlass und ist kein Kaltanruf mehr.
Widersprechen Sie nicht, suchen Sie das Datum. Fragen Sie nach dem Vertragsende, nach der Kündigungsfrist und nach der Verlängerungsklausel, und legen Sie den Rückruf davor. Sprechen Sie außerdem die Sorge an, die hinter der Zufriedenheit steckt: Nutzer kennen die Reinigungskräfte, und ein Wechsel wird als Verlust vertrauter Gesichter erlebt. Ein Auftragnehmerwechsel führt in Deutschland nicht automatisch dazu, dass die Beschäftigten mit übergehen, aber ein Anbieter kann anbieten, die eingearbeiteten Objektkräfte zu übernehmen, wenn diese mitgehen wollen. Genau dieses Angebot öffnet das Gespräch häufiger als der Preis.
Notieren Sie bei der Abgabe, welcher Termin für die Wertung genannt ist, und legen Sie den Rückruf danach, nicht davor. In öffentlichen Verfahren laufen Rückfragen über das Vergabeportal und werden allen Bietern zugänglich gemacht, ein Anruf kann nur einen Verfahrens- oder Terminpunkt klären. Vor der Zuschlagserteilung gilt eine gesetzliche Wartefrist, in der die unterlegenen Bieter informiert werden, und diese Information ist der Anknüpfungspunkt für das nächste Gespräch. In privaten Vergaben ist der Anruf frei, und der richtige Moment ist der Vergleich der Angebote, nicht ihr Eingang. Fragen Sie immer nach dem Grund der Absage, er entscheidet über die nächste Ausschreibung.
Gegenüber Unternehmen, Verwaltungen und Hausverwaltungen ist der Werbeanruf zulässig, wenn zumindest eine mutmaßliche Einwilligung vorliegt, das Angebot also erkennbar zum Geschäftsbetrieb des Angerufenen gehört. Gegenüber Privatpersonen, etwa für Haushaltsreinigung, braucht es eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, und Verstöße verfolgt die Bundesnetzagentur mit Bußgeldern. Die Rufnummer darf bei Werbeanrufen nicht unterdrückt werden. Dazu kommen die Pflichten der DSGVO: dokumentierte Rechtsgrundlage, Information über die Herkunft der Daten, sofort umgesetzter Widerspruch. Eine Aufzeichnung ist nur mit Einwilligung des Gesprächspartners zulässig.
Wer den Tag über in Objekten unterwegs ist, braucht eine Geschäftsnummer auf dem eigenen Mobiltelefon und eine Dokumentation, die abends keine Nacherfassung verlangt. Skipcall zeichnet auf, transkribiert und fasst jedes Gespräch zusammen, schreibt das Ergebnis nativ nach HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder Attio und wählt für Nachfasssessions vier Leitungen parallel. Anruf- und SMS-Sequenzen tragen die Kampagnen zu laufenden Ausschreibungen. Eingehende Anrufe nimmt Skipcall auf der Leitung des Angerufenen entgegen, verteilt sie aber nicht: kein Sprachmenü, keine Warteschlange.

Weitere Branchen, die am Telefon akquirieren

Alle 25 Branchen ansehen →

Pharma & Labore

Ergänzen Sie den Außendienst durch eine systematische telefonische Abdeckung Ihres Gebiets.

Franchise & Systemaufbau

Einen Franchisenehmer zu gewinnen kostet Dutzende Anrufe: Automatisieren Sie alles außer dem Gespräch.

Vereine & Fundraising

Jeder Euro Budget soll möglichst viele Gespräche erzeugen: genau das leistet der Parallel Dialer.

Sehen Sie, was mit Ihren eigenen Listen passiert

Eine Vorführung läuft auf Ihren eigenen Kontakten, nicht auf einem Beispieldatensatz.

Ausprobieren → Demo buchen

Persönliche Vorführung