Die beste Telefonielösung für Gebäudereinigung und Facility Management
Ein Außendienst im Objektgeschäft braucht eine mobile Geschäftsnummer und einen Dialer, keine Telefonanlage.
Hunderte Unternehmen nutzen 
, um jeden Anruf rentabel zu machen
Die Ausgangslage
Was Sie heute ausbremst
Entscheider im Facility Management sind verstreut
Ausschreibungen müssen fristgerecht nachgefasst werden
Außendienst ohne nachvollziehbare Gesprächsdokumentation
Die Antwort
Was Skipcall verändert
Typisch für Ihre Branche
Wer über einen Reinigungsauftrag wirklich entscheidet
In einem Bürogebäude sind die Person, die unter der Leistung leidet, die Person, die sie bestellt, und die Person, die sie bezahlt, selten dieselbe. Die richtige Person in der falschen Reihenfolge anzurufen kostet genauso viel Zeit wie die falsche Person anzurufen.
Das Facility Management oder die Objektleitung
Hier laufen die Beschwerden der Nutzer auf, und hier weiß man, was nicht funktioniert: eine Unterhaltsreinigung am Vormittag, die stört, schlecht gepflegte Sanitärbereiche, ein Dienstleister, der alle drei Wochen neue Kräfte schickt. Diese Stelle trägt den Bedarf, unterschreibt aber selten allein. Im Mittelstand liegt die Rolle häufig beim Office Management oder bei der Assistenz der Geschäftsführung, und dort wird dann tatsächlich entschieden.
Der Einkauf im Konzern
Er schreibt aus, legt die Bewertungsmatrix fest und vergleicht Angebote, deren Leistungsverzeichnis er nicht selbst geschrieben hat. Wer ihn anruft, bevor er mit dem Objekt gesprochen hat, meldet sich ohne zu wissen, was dort los ist. Wer zu spät anruft, stellt fest, dass das Leistungsverzeichnis bereits mit den Worten eines Wettbewerbers formuliert ist.
Die Hausverwaltung in vermieteten Objekten
In Miet- und Eigentumsobjekten beauftragt die Verwaltung, und die Kosten der Gebäudereinigung werden über die Betriebskostenabrechnung auf die Nutzer umgelegt. Der Mieter, den Sie anrufen, hat weder den Vertrag noch die Entscheidung, sondern nur den Ärger. Der richtige Ansprechpartner ist die Verwaltung, und der richtige Zeitpunkt liegt bei der Aufstellung des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr.
Der FM-Dienstleister, wenn die Reinigung untervergeben ist
In einem Multi-Service-Vertrag hat der Kunde alles an einen Gebäudedienstleister vergeben, der die Gewerke weiterreicht. Sie verkaufen dann nicht an das Objekt, sondern an den Hauptauftragnehmer, für ein klar abgegrenztes Gewerk. Die Frage gehört früh ins Gespräch: Liegt der Reinigungsvertrag beim Unternehmen selbst oder bei einem FM-Dienstleister?
Öffentliche Auftraggeber laufen über das Vergabeportal
Ämter, Kliniken, Hochschulen und kommunale Betriebe vergeben im geregelten Verfahren. Fragen und Antworten laufen über das Vergabeportal und sind für alle Bieter sichtbar, ein Anruf kann nur Verfahrens- oder Terminfragen klären. Nützlich ist der Anruf trotzdem: um zu erfahren, wann die nächste Ausschreibung ansteht und über welche Plattform sie veröffentlicht wird.
Der erste Anruf dient der Bestandsaufnahme, nicht dem Verkauf: wie viele Objekte, welcher Dienstleister, welches Vertragsende. Mit Skipcall rufen Sie mehrere Kontakte desselben Kunden in einer Session an und hängen die Gesprächszusammenfassungen an denselben Datensatz, sodass Sie nicht bei jedem Ansprechpartner von vorn anfangen.
Der Gesprächsleitfaden
Der erste Anruf in einem Bürogebäude
Sie rufen das Facility Management oder das Office Management eines Objekts an, das Sie nicht kennen. Ziel ist weder ein Abschluss noch ein erzwungener Termin, sondern die Antwort auf drei Fragen: Wer hält den Vertrag, mit welchem Dienstleister und bis wann?
Der Einstieg
„Guten Tag, [Vorname Name] von [Unternehmen], wir sind ein Reinigungsunternehmen aus [Region]. Ich rufe heute nicht an, um Ihnen etwas zu verkaufen. Ich möchte wissen, wer bei Ihnen die Reinigung verantwortet: Sind Sie das?“
Anzukündigen, dass an diesem Tag nichts verkauft wird, nimmt den Reflex zum Auflegen, allerdings nur, wenn man sich bis zum Ende daran hält. Wer beim dritten Satz auf sein Angebot umschwenkt, wird kein zweites Mal durchgestellt.
„Wir haben schon einen Dienstleister“
„Davon bin ich ausgegangen, den hat jeder. Zwei Fragen, dann lasse ich Sie in Ruhe: Wann läuft Ihr Vertrag aus, und schreiben Sie dann neu aus oder verlängern Sie?“
„Wir sind sehr zufrieden“
„Umso besser, das ist seltener, als man denkt. Ich notiere mir einen Rückruf vor [Monat]. Eine Sache noch, für den Tag, an dem Sie doch vergleichen: Ein Wechsel des Unternehmens muss nicht heißen, dass andere Menschen bei Ihnen arbeiten. Wir bieten in solchen Fällen an, die eingearbeiteten Objektkräfte zu übernehmen, wenn sie das wollen.“
Das ist der Punkt, der das Gespräch am häufigsten öffnet, weil die Sorge der Objektleitung den Kräften gilt, die sie kennt, und nicht dem Preis. Sagen Sie es als Angebot, nicht als Automatismus: Ein reiner Auftragnehmerwechsel führt in Deutschland nicht von selbst zum Übergang der Arbeitsverhältnisse.
„Schicken Sie mir Unterlagen“
„Kann ich machen, nur bringen die Ihnen wenig, solange ich das Objekt nicht gesehen habe. Mein Vorschlag: zwanzig Minuten vor Ort. Ich sehe mir Sanitärbereiche, Verkehrsflächen und Glasflächen an und sage Ihnen, was mir auffällt.“
Wenn es ein vermietetes Objekt ist
„Dann liegt der Vertrag nicht bei Ihnen, sondern bei der Hausverwaltung, und er wird Ihnen über die Betriebskosten weiterberechnet. Haben Sie den Namen der zuständigen Person? Ich rufe dort an und sage, dass ich den Namen von Ihnen habe, wenn das für Sie in Ordnung ist.“
Um Erlaubnis zu fragen, kostet einen Satz und macht aus einem Kaltanruf bei der Verwaltung einen Anruf, den ein Nutzer des Hauses empfohlen hat.
Der Abschluss
„Ich fasse zusammen: [Anzahl] Objekte, Dienstleister [X], Vertragsende [Monat], Ausschreibung im [Monat]. Dann melde ich mich zu dem Zeitpunkt wieder. Und falls Ihr Dienstleister vorher ausfällt, haben Sie meine Nummer.“
Der erste Anruf ist erfolgreich, wenn er ein Datum liefert, auch ohne Termin: So entsteht über das Jahr eine nach Vertragsende sortierte Liste.
Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.
Besser vermeiden
Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht
Der Fehler
Den Einkauf eines Konzerns anrufen, bevor man mit dem Objekt gesprochen hat
Stattdessen
Ohne die Beschwerden der Nutzer, die Reinigungszeiten und die Historie der Beanstandungen bleibt vom Anruf beim Einkauf nur die Bitte um Listung, und genau so wird er behandelt. Sprechen Sie zuerst mit dem Facility Management oder der Objektleitung und rufen Sie den Einkauf danach an, mit Informationen, die er noch nicht hat.
Der Fehler
Mit dem Preis antworten, wenn der Einwand dem Personalwechsel gilt
Stattdessen
In einem Bürogebäude kennen die Nutzer die Reinigungskräfte beim Vornamen, und die Objektleitung fürchtet, dieses Gleichgewicht zu zerstören. Sprechen Sie zuerst über die mögliche Übernahme der eingearbeiteten Kräfte, über den Preis lässt sich erst danach sinnvoll reden.
Der Fehler
Ein öffentliches Vergabeverfahren nachfassen wie ein privates Angebot
Stattdessen
Im geregelten Verfahren laufen Rückfragen über das Vergabeportal und werden allen Bietern zugänglich gemacht, ein Anruf kann nur einen Verfahrens- oder Terminpunkt klären, und Hartnäckigkeit schadet Ihnen. In privaten Vergaben legen Sie den Rückruf auf den genannten Wertungstermin, nie auf den Abgabetag.
Häufige Fragen, Gebäudereinigung & Facility Management
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Einen Franchisenehmer zu gewinnen kostet Dutzende Anrufe: Automatisieren Sie alles außer dem Gespräch.
Vereine & Fundraising
Jeder Euro Budget soll möglichst viele Gespräche erzeugen: genau das leistet der Parallel Dialer.
Sehen Sie, was mit Ihren eigenen Listen passiert
Eine Vorführung läuft auf Ihren eigenen Kontakten, nicht auf einem Beispieldatensatz.
Persönliche Vorführung