Die beste Telefonielösung für Medien und Werbevermarkter

Werbeplätze werden am Telefon verkauft, gegen harte Termine: rufen Sie mehr an, und früher.

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Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Anzeigenschluss bei hoher Kundenzahl

02

Jahresverlängerungen, die in Masse nachgefasst werden müssen

03

Kundenhistorie verteilt auf einzelne Verkäufer

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Abschlusskampagnen mit parallelen Anrufen

Der Parallel Dialer →

Datierte Rückrufe zu jedem Vertragsende

Die Aufgabenverwaltung →

Geteilte Historie auf dem Kundenkonto

Der Parallel Dialer →

Typisch für Ihre Branche

Der Kalender eines Vermarkters, von den Jahresgesprächen bis zum Anzeigenschluss

Ein Werbekunde kauft nicht, wenn Sie anrufen, er kauft, wenn sein Budget offen ist. Ein Vermarkter, der dem Kalender seiner Kunden folgt, fasst zum richtigen Zeitpunkt nach. Wer in festem Takt nachfasst, ruft an, während die Entscheidungen längst gefallen sind.

September bis November: die Jahresgespräche

In dieser Zeit verhandeln Werbekunden und Mediaagenturen die Jahresvereinbarungen, also Volumen, Konditionen und die Aufteilung auf die Gattungen. Wer hier fehlt, holt den Platz im Frühjahr nicht mehr zurück, weil dann bereits gebunden ist, was zu vergeben war. Bei größeren Etats sitzt Ihnen dabei die Mediaagentur gegenüber, nicht der Kunde selbst.

Januar: aus Absichten werden Insertionsaufträge

Was im Herbst vereinbart wurde, wird jetzt zum Insertionsauftrag oder verflüchtigt sich. Der Anruf ist kurz und zielt auf eine einzige Sache: die Bestätigung von Volumen und Terminen. Schicken Sie noch am selben Tag eine schriftliche Bestätigung hinterher, sonst muss das Gespräch später noch einmal geführt werden.

Die Woche vor dem Druckunterlagenschluss

Jedes Medium hat seinen Anzeigen- und Druckunterlagenschluss, und es ist die Woche davor, die die Unentschlossenen bewegt. Der Takt ist dann nicht mehr wöchentlich, sondern täglich, und Sie müssen jederzeit wissen, wer bereits zugesagt hat, um nicht denjenigen anzurufen, der schon Ja gesagt hat.

Die kurzfristig frei gebliebenen Plätze

Ein Platz, der achtundvierzig Stunden vorher frei wird, verkauft sich nur am Telefon, an Kunden, die Sie bereits kennen und die allein entscheiden können. Das setzt eine kurze, im Voraus gepflegte Liste voraus, deren Motive Ihnen schon vorliegen, keine Suche in der Datenbank in dem Moment, in dem der Platz frei wird.

Vier Monate vor Vertragsende: die Verlängerung

Eine Verlängerung bereitet man vor, bevor der Kunde anfängt zu vergleichen. Rechnen Sie dabei die Kündigungsfrist mit, die in Rahmenvereinbarungen häufig drei Monate beträgt: wer erst drei Monate vorher anruft, verhandelt nicht mehr, sondern nimmt an einer Ausschreibung teil. Das Enddatum jedes Vertrags gehört sichtbar auf das Kundenkonto, nicht in eine separate Tabelle.

Die Schwierigkeit eines Vermarkters ist nicht, viel zu telefonieren, sondern zu wissen, wann welcher Kunde anzurufen ist. Ein datiertes Vertragsende auf dem Konto ist mehr wert als eine allgemeine Nachfassaktion an die gesamte Liste.

Der Gesprächsleitfaden

Das Skript eines Vermarkters, vom Jahresgespräch bis zum Anzeigenschluss

Sie rufen einen Werbekunden oder seine Mediaagentur an, entweder im Herbst, wenn das Budget des Folgejahres verteilt wird, oder in der Woche vor dem Druckunterlagenschluss. Das sind zwei verschiedene Gespräche: das erste sucht einen Platz in einer Verteilung, das zweite sucht eine Entscheidung für heute.

Der Einstieg im Herbst, zum Budget des Folgejahres

„Guten Tag, [Vorname Name] von [Vermarkter]. Ich rufe an, bevor Ihr Budget [Jahr] verteilt ist, nicht danach. Zwei Fragen: wann legen Sie die Aufteilung fest, und wer entscheidet sie mit Ihnen?“

Nach dem Termin der Entscheidung zu fragen statt nach der Summe bekommt fast immer eine Antwort, und dieser Termin steuert alle weiteren Anrufe.

Wenn alles über die Mediaagentur läuft

„Gut. Nennen Sie mir bitte den Namen der Person, die Ihren Etat dort betreut, ich melde mich mit Ihrem Einverständnis bei ihr. Ich halte Sie weiter auf dem Laufenden, was ich vorschlage: es ist Ihre Marke, Sie sollten vor der Entscheidung wissen, was Ihnen angeboten wurde.“

Die Agentur zu umgehen zahlt man früher oder später. Über sie zu gehen und den Kunden informiert zu halten, erhält beide Beziehungen.

Der Abschlussanruf zu einem offenen Angebot

„Guten Tag, [Vorname Name] von [Vermarkter]. Die Druckunterlagen müssen am [Tag] um [Uhrzeit] vorliegen, und Ihr Platz ist noch frei. Ich brauche heute eine Antwort, ja oder nein: danach kann ich ihn nicht mehr halten.“

Ein echter, nüchtern angesagter Termin bringt Entscheidungen. Eine erfundene Dringlichkeit fliegt spätestens beim nächsten Anzeigenschluss auf.

Wenn das Budget bereits gebunden ist

„Verstanden, dann melde ich mich dieses Quartal nicht mehr. Sagen Sie mir nur, wann die nächste Verteilung ansteht und welchen Zeitraum sie betrifft, dann rufe ich genau dann an. Und wenn bis dahin etwas frei wird, biete ich es Ihnen an.“

Wenn er für die Entscheidung einen Nachlass will

„Die Preisliste gilt für alle gleich, da habe ich keinen Spielraum. Beweglich bin ich beim Format, beim Platz und beim Termin: sagen Sie mir, was Ihnen davon am wichtigsten ist, dann sehe ich, was möglich ist.“

Zu einem Platz, der achtundvierzig Stunden vorher frei wird

„[Vorname], bei mir wird [Format] für [Datum] frei. Ich rufe Sie zuerst an, weil Sie allein entscheiden können und Ihre Motive schon bei uns liegen. Nehmen Sie ihn?“

Dieser Anruf funktioniert nur über eine kurze, im Voraus gepflegte Liste von Kunden, die Sie kennen und deren Druckunterlagen Ihnen bereits vorliegen.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Auflagen- oder Reichweitenzahlen im Gespräch aus dem Kopf nennen.

Stattdessen

Der Kunde prüft nach, seine Mediaagentur noch schneller. Kündigen Sie an, dass Sie die Zahl mit Quelle und Zeitraum nachreichen, und schicken Sie sie am selben Tag: die IVW-geprüfte Auflage für Print, die AGF-Daten für Bewegtbild, die Media-Analyse für Radio. Eine Schätzung am Telefon stellt alles Weitere in Frage, was Sie sagen.

Der Fehler

Den Kunden an seiner Mediaagentur vorbei anrufen, oder umgekehrt.

Stattdessen

Informieren Sie den, den Sie nicht anrufen: das Thema kommt immer zurück, und ein Vermarkter, der die Agentur umgeht, verliert die nächsten Etats. Halten Sie auf dem Konto fest, wer entscheidet, wer umsetzt und wer informiert werden muss.

Der Fehler

Einen Nachlass ziehen, um kurz vor Anzeigenschluss den Abschluss zu erzwingen.

Stattdessen

Bewegen Sie Format, Platz, Termin oder Betreuung, niemals den Preis unter Zeitdruck. Ein am Vortag gewährter Nachlass wird zum Ausgangspunkt der nächsten Verhandlung, und er spricht sich innerhalb einer Branche herum.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Medien & Werbevermarkter

Zwischen September und November, während der Jahresgespräche, bevor die Summe verteilt ist. Danach kann ein Kunde noch einzelne Schaltungen buchen, aber die Jahresvereinbarung ist verhandelt und die großen Linien stehen. Wenn Sie im Jahr nur einen Anruf bei einem Konto machen dürften, wäre es dieser.
Ziehen Sie die Liste der offenen Angebote und der mündlichen, nicht bestätigten Zusagen und arbeiten Sie sie über die fünf Tage vor dem Druckunterlagenschluss ab. Ein Durchgang pro Tag bringt mehr als eine gebündelte Aktion am Vortag, weil er dem Kunden Zeit lässt, intern freizugeben. Markieren Sie erhaltene Bestätigungen sofort: einen Kunden anzurufen, der bereits zugesagt hat, kostet mehr als ein verpasster Anruf.
Der wunde Punkt ist nicht die Kundenakte, sondern das Datum: Anzeigenschluss, Vertragsende, Rückruftermin. Wählen Sie ein Werkzeug, das diese Daten auf dem Konto anzeigt und sie zwischen den Verkäufern teilt. Skipcall bringt ein Pre-CRM für Konten in der Akquise mit und synchronisiert sich nativ mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce und Attio, neunundzwanzig weitere Werkzeuge bleiben per API erreichbar, ohne native Integrationen zu sein.
Das Risiko steckt in privaten Notizen und im Gedächtnis. Gespräche aufzuzeichnen, zu transkribieren, zusammenzufassen und die Zusammenfassung an das Konto zu hängen, macht aus persönlichem Wissen eine Information des Unternehmens. In Deutschland setzt die Aufzeichnung allerdings die Einwilligung des Gesprächspartners voraus: ein heimlicher Mitschnitt ist nach § 201 StGB strafbar. Fragen Sie zu Beginn, dokumentieren Sie die Antwort und legen Sie eine Löschfrist fest.
Nicht pauschal. § 7 UWG verlangt gegenüber Verbrauchern eine ausdrückliche vorherige Einwilligung und gegenüber Unternehmen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung, die sich aus konkreten Umständen ergeben muss. Bei einem Werbekunden, der bereits in Ihrer Gattung schaltet, oder bei einem Wettbewerber eines Ihrer Kunden lässt sich dieses sachliche Interesse in der Regel benennen, bei einer gekauften Liste nicht. Die Bundesnetzagentur geht Beschwerden über unerlaubte Werbeanrufe aktiv nach, und die Rufnummer darf dabei nicht unterdrückt werden. Dazu kommt die DSGVO mit dokumentierter Rechtsgrundlage, Informationspflicht und sofortiger Beachtung eines Widerspruchs.

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