Die beste Telefonielösung für Steuerberatungskanzleien

80 Mandanten wegen fehlender Belege nachfassen: eine Session statt eines ganzen Arbeitstags

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Ohne Bindung · Rufnummer in 2 Minuten aktiv
Im Basistarif enthaltene Länder · +160 Länder auf Anfrage

Hunderte Unternehmen nutzen , um jeden Anruf rentabel zu machen

Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Belege nachzufassen kostet Zeit und wiederholt sich endlos

02

Mandantengewinnung ohne festen Ablauf

03

Gespräche werden nicht zum Mandat dokumentiert

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Belegnachfassen als Kampagne in einer Session

Der Parallel Dialer →

KI-Zusammenfassung, abgelegt beim jeweiligen Mandat

Aufzeichnung und Transkription →

Sequenzen zur Ansprache neu gegründeter Unternehmen

Die Sequenzen →

Typisch für Ihre Branche

Was das Berufsrecht erlaubt und was es begrenzt

Viele Kanzleien halten Werbung noch immer für standeswidrig. Sie ist es nicht: § 57a StBerG erlaubt sie, soweit sie über die berufliche Tätigkeit in Form und Inhalt sachlich unterrichtet. Erlaubt heißt aber nicht formfrei, und am Telefon wiegen die Formen schwerer als im Brief. Dazu kommt eine Besonderheit, die den Zuschnitt der Ansprache bestimmt: Vorbehalten ist die Hilfeleistung in Steuersachen, während die laufende Buchführung und die laufende Lohnabrechnung auch andere erbringen dürfen. Ihr Wettbewerb am Telefon ist deshalb nicht nur die Kanzlei nebenan.

Sachliche Unterrichtung ja, Anpreisung nein

Eine Kanzlei darf ein Unternehmen ansprechen, das sie nicht kennt. Was über die Leistungen gesagt wird, muss sachlich und zutreffend sein; reklamehafte Anpreisung, das Herabsetzen von Kolleginnen und Kollegen und Erfolgsversprechen gehören nicht in das Gespräch. Der heikelste Punkt bleibt die Werbung, die auf ein konkretes Einzelmandat zielt: Klären Sie ihn vor einer Kampagne mit Ihrer Steuerberaterkammer und nicht danach.

Wen Sie überhaupt anrufen dürfen

Das entscheidet nicht das Berufsrecht, sondern § 7 UWG. Gegenüber Unternehmen genügt eine mutmaßliche Einwilligung, also konkrete Umstände, die ein sachliches Interesse an diesem Angebot nahelegen. Gegenüber Verbrauchern ist die ausdrückliche vorherige Einwilligung erforderlich. Ein frisch eingetragener Einzelunternehmer ist für seinen Betrieb Marktteilnehmer, unter seiner privaten Mobilnummer aber Verbraucher. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Nummer vor Ihnen liegt, schreiben Sie zuerst.

Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht am Hörer

Sie folgt aus § 57 StBerG und ist über § 203 StGB strafbewehrt. Wer Belege nachfasst, arbeitet mit geschützten Informationen. Das verbietet, den Namen eines Mandanten vor Dritten zu nennen, auch versehentlich im Großraumbüro, und verlangt, den Zugriff auf Mitschnitte auf die Personen zu beschränken, die das Mandat tatsächlich bearbeiten.

Die Übernahme eines Mandats vom Vorberater

Erkundigen Sie sich nach den Gründen des Wechsels und klären Sie offene Honorare, bevor Sie etwas zusagen. Der Vorberater kann die Herausgabe der Unterlagen verweigern, solange sein Honorar offen ist, und der Mandant erwähnt das oft erst, wenn Sie bereits zugesagt haben. Das gehört vor die Auftragsbestätigung, nicht danach.

Was ein Gespräch aufzeichnen darf

Ein Mitschnitt ohne Einwilligung des Gesprächspartners ist in Deutschland keine Ordnungswidrigkeit, sondern nach § 201 StGB eine Straftat. Ein bloßer Hinweis genügt nicht, die Einwilligung muss vorliegen und nachweisbar sein. Dazu kommen Zweckbindung und Löschfrist nach der DSGVO. Belege nachfassen und Mandate gewinnen verfolgen nicht denselben Zweck und gehören nicht in denselben Bestand.

Nichts davon hindert eine Kanzlei daran, am Telefon zu wachsen. Es zwingt nur dazu, vor dem Wählen zu wissen, auf welcher Grundlage Sie anrufen und was Sie davon aufbewahren.

Der Gesprächsleitfaden

Der Gesprächsleitfaden für ein Akquisegespräch der Kanzlei

Sie rufen die Geschäftsführung eines kürzlich eingetragenen Unternehmens an, oder ein Unternehmen aus Ihrer Region, auf das Sie hingewiesen wurden. Das Gespräch ist kurz und zielt auf einen Termin. Es bleibt vollständig in dem, was der Beruf zulässt: eine sachliche Unterrichtung über die Tätigkeit, kein Erfolgsversprechen, kein Nachsetzen.

Der Einstieg bei einer frischen Handelsregistereintragung

„Guten Tag, [Vorname Name], Steuerberater in der Kanzlei [X] in [Ort]. Ich habe Ihre Eintragung im Handelsregister gesehen. Ich rufe wegen einer einzigen Frage an: Haben Sie schon jemanden für Buchhaltung und Steuern, oder steht das noch aus?“

Gleich im ersten Satz zu sagen, woher die Daten stammen, beantwortet die Frage, die ohnehin kommt, und erfüllt zugleich die Informationspflicht.

Wenn er sagt, daran habe er noch nicht gedacht

„Das ist häufig so. Dringend ist nicht der Jahresabschluss, dringend ist das davor: Ihre Umsatzsteuer und die Voranmeldung zum Zehnten, Ihre Rechtsform und die Frage, ob Ihre Belege ab dem ersten Monat so ankommen, dass man damit arbeiten kann. Zwanzig Minuten, per Video oder bei uns, und Sie wissen, was zu tun ist, auch wenn Sie nicht mit uns arbeiten.“

Ein Termin, der an einer laufenden Frist hängt, lässt sich schwerer ablehnen als eine Kanzleivorstellung.

Wenn er sagt, er habe bereits einen Steuerberater

„Sehr gut, und ich bitte Sie nicht, zu wechseln. Ich melde mich nur, damit Sie wissen, dass es uns gibt, falls die Betreuung einmal nicht mehr zu Ihrem Bedarf passt. Darf ich Sie im [Monat] noch einmal kurz anrufen?“

Über die Arbeit der Kollegin oder des Kollegen wird nicht gesprochen. Sich auf einen späteren Zeitpunkt zu stellen, ohne ein Wort über sie, bleibt im Rahmen.

Wenn er nach den Kosten fragt

„Eine ehrliche Zahl kann ich Ihnen am Telefon nicht nennen, ohne Ihren Umfang zu kennen, und frei erfinden kann ich sie auch nicht: Unsere Vergütung richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung, mit Gegenstandswert und Gebührenrahmen. Abweichende Vereinbarungen sind möglich, aber in Textform. Sagen Sie mir Ihre Tätigkeit, Ihre Rechtsform und die Belegmenge pro Monat, dann bekommen Sie das schriftlich.“

Dass sich das Honorar nach einer Verordnung bemisst, ist für viele Gründer neu und wirkt seriöser als jede Zahl, die spontan im Gespräch fällt. Erfolgsversprechen bleiben ohnehin außen vor.

Wenn er mitten in der Saison steckt und zurückrufen will

„Verstehe ich, und mir ist lieber, Sie müssen nicht daran denken. Geben Sie mir ein Datum, gern erst in sechs Wochen: Ich notiere es und halte mich daran. Welcher Tag passt Ihnen, eher am frühen Vormittag?“

Zum Abschluss

„Ich schicke Ihnen heute schriftlich, worüber wir gesprochen haben, und den Termin, den wir gerade festgehalten haben. Wenn Sie bis dahin keinen Kontakt mehr wünschen, antworten Sie mir einfach, dann nehme ich Sie aus der Liste.“

Den Widerspruch am Ende selbst anzubieten kostet einen Satz und erledigt zugleich die Frage nach der Herkunft der Nummer.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Die Akquisekampagne in die Wochen legen, in denen die Kanzlei die Abschlüsse und die Erklärungsfristen vor sich hat.

Stattdessen

Wer anruft, wird vor dem ersten Nachfassen von einem Mandat zurückgeholt, und der Interessent, der zusagt, wird nicht weiter betreut. Legen Sie die Gewinnung dorthin, wo die Kanzlei ein Mandat mehr wirklich annehmen kann, oft in den Spätsommer und den Herbst, und halten Sie ein festes wöchentliches Zeitfenster statt einer einmaligen Anstrengung.

Der Fehler

Den Namen eines Mandanten als Referenz nennen, um einen Interessenten zu beruhigen.

Stattdessen

Die Verschwiegenheitspflicht steht dem entgegen, auch wenn die Referenz schmeichelhaft ist und der Interessent die Person nicht kennt. Sprechen Sie über Branche, Größe und Art des Mandats, ohne Namen. Wenn Sie einen Mandanten nennen wollen, holen Sie sich einmal seine schriftliche Zustimmung.

Der Fehler

Eine Steuerersparnis oder einen bezifferten Vorteil in Aussicht stellen, um die Entscheidung zu holen.

Stattdessen

Das ist keine sachliche Unterrichtung mehr, und es fällt spätestens im ersten Wirtschaftsjahr auf Sie zurück. Beschreiben Sie, was das Mandat umfasst, was es nicht umfasst und zu welcher Frist Sie was liefern. Diese Genauigkeit unterscheidet eine Kanzlei, keine Zahl, die am Telefon fällt.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Steuerberatung

Ja. § 57a StBerG erlaubt Werbung, soweit sie über die berufliche Tätigkeit in Form und Inhalt sachlich unterrichtet; das pauschale Werbeverbot früherer Jahrzehnte gibt es nicht mehr. Die Grenzen liegen bei der Anpreisung, beim Herabsetzen von Kolleginnen und Kollegen, bei Erfolgsversprechen und bei der Verschwiegenheitspflicht. Davon zu trennen ist die Frage, wen Sie anrufen dürfen: Die beantwortet § 7 UWG, und dort gilt gegenüber Unternehmen die mutmaßliche und gegenüber Verbrauchern die ausdrückliche vorherige Einwilligung. Zwei Regelwerke, zwei Prüfungen, und beide müssen bestanden sein.
Bündeln statt verteilen: eine feste Session pro Woche, Mandat für Mandat, bringt mehr als ein Anruf zwischen zwei Aufgaben. Rufen Sie an, wenn der Unternehmer erreichbar ist, im Handwerk und im Handel oft früh am Morgen oder am späten Nachmittag. Fragen Sie nach einem konkreten Liefertermin statt nach einer Zusage im Grundsatz, notieren Sie ihn und bestätigen Sie ihn schriftlich. Legen Sie die Session nicht auf den Zehnten, wenn ohnehin die Umsatzsteuer-Voranmeldungen fällig sind. Ein Werkzeug, das mehrere Leitungen parallel wählt und jedes Gespräch zusammenfasst, bringt eine solche Session in einem Durchgang zu Ende.
Eine Kanzlei hat zwei getrennte Nutzungen: das wiederkehrende Nachfassen bei Mandanten und die Gewinnung neuer Mandate. Skipcall deckt beides ab, mit vier parallel gewählten Leitungen, Mailboxerkennung, Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung jedes Gesprächs, einem Pre-CRM und Sequenzen. Anrufe nimmt Skipcall auf der Leitung des jeweiligen Empfängers entgegen, ersetzt aber keine Telefonanlage: kein Sprachmenü, keine Warteschleife, keine Gruppenrufe. Wenn der Kanzleiempfang verteilt werden muss, bleibt das eine getrennte Aufgabe.
Nur mit deren Einwilligung. § 201 StGB stellt das Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung unter Strafe, und dieser Punkt unterscheidet Deutschland von mehreren Nachbarländern, in denen ein Hinweis genügt. Praktisch heißt das: eine eindeutige Ansage zu Beginn, eine dokumentierte Zustimmung, eine festgelegte Zweckbindung und eine Löschfrist. Für Mitarbeitende kommt die Mitbestimmung des Betriebsrats bei technischen Überwachungseinrichtungen hinzu, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Die Verschwiegenheitspflicht tritt neben die DSGVO: Der Zugriff auf Mitschnitte bleibt auf die Bearbeiter des Mandats beschränkt.
Neueintragungen im Handelsregister werden über handelsregister.de bekannt gemacht und sind öffentlich einsehbar. Gewerbeanmeldungen sind es in dieser Form nicht: Auskünfte aus dem Gewerberegister sind an Voraussetzungen gebunden, und bei gekauften Anmeldelisten sollten Sie sich vom Anbieter belegen lassen, woher sie stammen. Der richtige Zeitpunkt liegt in den ersten Wochen, solange noch keine Kanzlei beauftragt ist. Planen Sie ein kurzes Gespräch zu der Frist, die den Gründer gerade beschäftigt, danach eine schriftliche Zusammenfassung, statt einer vollständigen Kanzleivorstellung. Dass die Daten öffentlich sind, ersetzt weder die Information über die Herkunft der Nummer noch die Einwilligungsfrage nach § 7 UWG.

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