Un numero di telefono aziendale è uno dei pochi asset che compare allo stesso tempo sui biglietti da visita, sul sito, sulle fatture, sulla scheda Google, nei contratti e nella memoria dei clienti. È anche uno dei pochi che si può perdere per sempre per una casella spuntata nel momento sbagliato.
Eppure la portabilità è un diritto, vigilato dall’AGCOM, gratuito e tecnicamente banale. Quello che la rende rischiosa non è la procedura: è l’ordine delle operazioni. Disdire prima di portare, e il numero se ne va.
Questa guida dà la procedura esatta, i tempi reali e i sei errori che costano un numero.
Cosa dice la norma
La conservazione del numero è un obbligo regolamentare che si impone a tutti gli operatori, sancito dall’articolo 98-octies decies del Codice delle comunicazioni elettroniche e attuato dalle delibere AGCOM sulla number portability fissa e mobile. Ne derivano tre principi, e bastano per inquadrare tutto il resto:
- Il numero segue l’utente. Non fa parte dell’offerta commerciale dell’operatore: questi lo gestisce, non ne è proprietario.
- La portabilità è gratuita. Nessun operatore può fatturare l’operazione in sé.
- A guidare la procedura è l’operatore ricevente. Lei autorizza l’operatore ricevente, che si occupa presso l’operatore cedente della portabilità e della cessazione associata.
Questo terzo punto è quello che tutti invertono, ed è quello che costa numeri.
Come si identifica la linea, in un minuto
L’operatore ricevente identifica ogni linea con tre dati:
- Il numero che vuole conservare.
- Il codice fiscale o la partita IVA dell’intestatario del vecchio contratto. È il dato incrociato con l’operatore cedente, e il primo motivo di rifiuto quando non coincide.
- Il codice di migrazione per i numeri fissi (compare in fattura o nell’area clienti del vecchio operatore), il codice ICCID della SIM per i mobili.
I tempi reali
| Tipo di numero | Termine massimo regolato | Osservazioni |
|---|---|---|
| Mobile | 1 giorno lavorativo | Dalla data concordata con l’operatore ricevente |
| Fisso geografico | 1 giorno lavorativo | Il passaggio si esegue in una finestra notturna |
| Portafoglio aziendale con molti numeri | 1 giorno lavorativo per richiesta | In pratica, data di passaggio concordata con l’operatore ricevente |
Questi termini decorrono tra la data concordata e l’attivazione presso il nuovo operatore. Non includono la fase preliminare: raccogliere i dati di intestazione, verificare la concordanza dei dati contrattuali, firmare l’autorizzazione alla portabilità. In un portafoglio aziendale, quella fase preliminare rappresenta l’essenziale del calendario.
Il passaggio tecnico si conta in ore. La preparazione amministrativa si conta in settimane. Quasi tutti i progetti che vanno storti hanno invertito questi due ordini di grandezza.
La procedura di portabilità, in ordine
Inventariare i numeri
Tutti i numeri, compresi quelli che nessuno compone più: il fax, il numero di un servizio chiuso, la linea del locale tecnico. Per ciascuno: dove è stampato (sito, biglietti, veicoli, scheda Google, contratti) e chi lo usa. Un numero che si crede morto è spesso quello di un supporto commerciale ancora in circolazione.
Raccogliere i dati di intestazione e verificare la concordanza
L’intestatario, la partita IVA e il codice di migrazione di ogni linea, e soprattutto la verifica che la ragione sociale e l’indirizzo del contratto corrispondano esattamente a quelli che dichiarerà. Un’azienda che ha traslocato o cambiato forma giuridica senza aggiornare il contratto vedrà la portabilità rifiutata per incoerenza.
Firmare l'autorizzazione presso il nuovo operatore
Lei autorizza l’operatore ricevente. È lui a lanciare la richiesta presso il cedente e la cessazione associata. Lei non contatta il vecchio operatore per disdire.
Preparare la destinazione prima del passaggio
Il nuovo sistema si configura e si testa con numeri provvisori: piano di instradamento, orari, gruppi, messaggi. Il giorno della portabilità deve essere un passaggio, non un avvio.
Portare, evitando il venerdì
Pianifichi il passaggio per un martedì o un mercoledì, mai un venerdì né la vigilia di un ponte: se un numero non torna, vuole avere interlocutori disponibili in un’ora, non in tre giorni.
Verificare ogni numero, uno a uno
Chiami ogni numero portato da un cellulare esterno alla rete aziendale. Verifichi che squilli, che arrivi al gruppo giusto e che il numero presentato in uscita sia corretto. È l’unico controllo che dimostra che la portabilità ha funzionato davvero.
I 6 errori che fanno perdere un numero
1. Disdire prima di portare
L’errore numero uno, e l’unico davvero irreversibile. Disdicendo lei stesso, taglia il legame tra il numero e un contratto attivo e avvia un conto alla rovescia: la legge le garantisce almeno un mese per chiedere la portabilità, e non un giorno di più. Passato quel termine, il numero torna nel pool di numerazione. Non esiste alcun ricorso.
2. Lasciar passare il mese
Caso frequente: una linea viene disdetta in una pulizia amministrativa, nessuno la collega al numero stampato sui preventivi, e la questione riemerge tre mesi dopo. Troppo tardi. Se scopre una disdetta che non controllava, la prima domanda da fare è la data esatta: è quella che determina se resta qualcosa da salvare.
3. Dati contrattuali che non coincidono
La portabilità incrocia il numero con la partita IVA dell’intestatario dichiarato e con il codice di migrazione. Una fusione, un cambio di denominazione, un contratto ancora a nome di un amministratore precedente: altrettanti motivi di rifiuto. Questi rifiuti non sono gravi in sé, ma ognuno costa un ciclo completo di diversi giorni.
4. Dimenticare i numeri non geografici
I numeri verdi 800, i numeri 199 e 848 e le numerazioni brevi seguono regole proprie. Si portano, ma non con la stessa procedura né gli stessi tempi dei fissi geografici. Li tratti come un progetto a parte, e ponga la domanda esplicitamente al suo nuovo operatore.
5. Portare prima di aver configurato la destinazione
Un numero che arriva su un sistema non configurato squilla nel vuoto. La portabilità deve essere l’ultima fase, non la prima. Il piano di instradamento, gli orari e i gruppi si disegnano prima; il metodo è dettagliato nella nostra guida al centralino telefonico aziendale.
6. Non verificare il numero presentato in uscita
La portabilità riguarda le chiamate in entrata. Il numero che i suoi team presentano quando chiamano è un’impostazione diversa, nel nuovo sistema. Molte aziende portano correttamente i numeri e passano tre settimane a chiamare con un numero sconosciuto ai loro clienti, con l’effetto che immagina sul tasso di risposta. Il tema è trattato nel nostro articolo sul local presence dialing in Italia.
I casi particolari
Numeri virtuali e VoIP. Un numero fornito direttamente da un operatore VoIP e non legato a una linea fisica segue la stessa logica di intestazione, ma l’operatore cedente a volte è un grossista che il suo fornitore non le ha mai nominato. Chieda chi è l’operatore assegnatario del numero prima di avviare qualsiasi cosa, e non dia nulla per scontato: la regola del «mai disdire prima» resta valida in tutti i casi.
Blocchi di numerazione diretta. Un blocco di numeri diretti si porta in genere per intero, non uno alla volta. Se vuole conservare solo una parte del blocco, lo dica prima: è un vincolo tecnico che si affronta prima della richiesta, non dopo.
Numero legato a un accesso a internet. Nelle offerte in cui la linea telefonica è abbinata all’accesso, portare il numero può provocare la cessazione dell’accesso. Verifichi questo punto se lo stesso collegamento porta la sua connessione: non vuole restare senza internet il giorno in cui cambia telefonia.
Cosa ricordare
La portabilità non è una questione tecnica, è una questione di sequenza. Tre regole bastano per non perdere mai un numero:
Non disdica mai lei stesso. Raccolga i dati di intestazione prima di firmare qualsiasi cosa. Configuri la destinazione prima di portare.
Il resto (i tempi, i rifiuti per incoerenza, i blocchi di numerazione) si risolve con scambi amministrativi, sgradevoli ma reversibili. Solo la disdetta anticipata non si recupera.
Se il suo cambio di operatore fa parte di una migrazione più ampia, la checklist completa è nella guida alla telefonia VoIP in azienda, e il calendario dello spegnimento del rame in quella sullo switch off della rete in rame.
E se quello che le serve è un numero nuovo, non recuperarne uno esistente, la procedura è un’altra: come ottenere un numero virtuale aziendale.
