Die beste Telefonielösung für Veranstalter von Messen und Events

Eine Messe füllt sich in wenigen Wochen: bündeln Sie Ihre gesamte Anrufkraft auf dieses Fenster.

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Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Sehr kurzes Vermarktungsfenster

02

Nachfassen bei Ausstellern und Besuchern in Masse

03

Hohe No-Show-Quote am Veranstaltungstag

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Anrufspitzen abfangen, ohne einzustellen

Der Parallel Dialer →

Bestätigungssequenzen aus Anruf und SMS

Die Sequenzen →

Belegungsstand je Verkäufer in Echtzeit

Der Parallel Dialer →

Typisch für Ihre Branche

Der Rückwärtsterminplan einer Messeausgabe

Alles rechnet sich von der Messelaufzeit zurück, nie vom letzten Kontakt. Ein Aussteller entscheidet im Marketingbudget seines Geschäftsjahres, ein Fachbesucher entscheidet in den Tagen davor. Und in Deutschland kommt der Turnus hinzu: viele Leitmessen finden nur alle zwei oder drei Jahre statt, was den gesamten Plan streckt.

Während der laufenden Messe: die Wiederanmeldung

Der Stand steht, der Aussteller sieht selbst, was er bekommt, und Ihr Team ist vor Ort. Jede während der Laufzeit unterschriebene oder als Option gesetzte Wiederanmeldung ist ein Gespräch, das Sie sechs Monate später nicht am Telefon nachholen müssen, bei jemandem, der die Hälfte des Erlebten vergessen haben wird. Bei Messen im Zwei- oder Dreijahresturnus ist dieses Fenster noch entscheidender, weil das nächste erst sehr viel später kommt.

9 bis 12 Monate vorher: die Bestandsaussteller

Die Aussteller der letzten Ausgabe werden angerufen, bevor die Hallenbelegung für neue Anmeldungen geöffnet wird, weil der Standplatz das erste Thema des Gesprächs ist. Das ist die dichteste Anrufkampagne des Jahres, und sie läuft auf einer bekannten Liste: die Schwierigkeit liegt nicht im Erreichen, sondern darin, das Volumen in wenigen Wochen zu bewältigen.

6 bis 9 Monate vorher: die Neugewinnung

Ein neuer Aussteller bindet ein Marketingbudget, das im Herbst des Vorjahres beschlossen wurde. Wer nach dieser Entscheidung anruft, bekommt kein Nein, sondern ein „nächstes Mal“. Der richtige Reflex ist dann, den Zeitraum zu notieren, in dem sein Budget entsteht, und genau dann anzurufen, statt drei Wochen später erneut nachzufassen.

6 Wochen vorher: das Publikum

Die Besucherkampagne startet, sobald das Programm veröffentlichungsreif ist und die Aussteller ihre eigenen Kunden einladen können. Die beiden Listen gehören zusammen bearbeitet: geben Sie den Ausstellern früh ihre Gutscheincodes und fragen Sie im selben Anruf, wie viele sie brauchen. Ein Aussteller, der sich der erwarteten Frequenz sicher ist, bestätigt die nächste Ausgabe leichter.

10 Tage vorher, dann 15 Tage danach

Die Anrufe der letzten Tage dienen nur der Bestätigung: ein kurzes Gespräch, gefolgt von einer Nachricht mit Ort, Uhrzeit und Ticket, wirkt besser als eine lange Wiederholung des Programms. Nach der Messe sind die ersten beiden Wochen das einzige Fenster, in dem sich der Aussteller genau an das erinnert, was er erlebt hat, und dort fällt die Entscheidung über die Wiederkehr.

Ferien und Feiertage schneiden das Fenster: die Sommerferien sind nach Bundesland gestaffelt und ziehen sich von Juni bis Mitte September, dazu kommt die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr. Prüfen Sie außerdem den Messekalender der Branche, bevor Sie die Blöcke verteilen: Ihre Aussteller stehen einen erheblichen Teil des Jahres selbst auf anderen Messen, in Frankfurt, Hannover, München, Köln oder Düsseldorf.

Der Gesprächsleitfaden

Einen Aussteller wiedergewinnen, dann die Halle füllen

Sie rufen während der Wiederanmeldekampagne an, auf einer Liste, die Sie kennen: der Aussteller der letzten Ausgabe, anzurufen bevor die Hallenbelegung für neue Anmeldungen geöffnet wird. Das Gespräch dreht sich um den Standplatz, bevor es sich um den Preis dreht. Die beiden letzten Repliken decken die Besucherkampagne und den Anruf nach der Messe ab.

Der Einstieg beim Aussteller der letzten Ausgabe

„[Vorname], [Name] von der [Messe]. Ich öffne nächste Woche die Hallenbelegung für die Ausgabe [Jahr]. Sie standen in [Halle, Gang, Standnummer]: ich rufe Sie vor allen anderen an, um zu wissen, ob ich Ihnen diesen Platz reserviere.“

Der Standplatz ist das Einzige, was der Aussteller durch Abwarten verlieren kann. Er eröffnet das Gespräch, nicht der Quadratmeterpreis.

Wenn er sagt, die Messe habe dieses Jahr nichts gebracht

„Nehmen wir uns dafür zwei Minuten. Wie viele Leute hatten Sie auf dem Stand, und wie haben Sie die Kontakte erfasst?“

Die Bilanz eines Ausstellers hängt stark von seinem eigenen Aufbau ab. Die Frage eröffnet ein nützliches Gespräch statt einer Verteidigung der Messe und liefert Ihnen Material für die nächste Ausgabe.

Wenn er sagt, das Budget sei noch nicht entschieden

„Verstehe. In welchem Zeitraum wird Ihr Marketingbudget aufgestellt? Ich rufe lieber genau dann an, als Sie bis dahin dreimal zu behelligen.“

Nach der Budgetentscheidung angerufen, sagt ein Aussteller nicht Nein, er sagt „nächstes Mal“. Der Zeitraum der Budgetplanung ist die Information, die aus dem Gespräch mitzunehmen ist.

Wenn er den Stand zu teuer findet

„Der Quadratmeterpreis steht im Plan, den verhandle ich nicht am Telefon. Beweglich bin ich bei der Fläche, beim Standplatz und beim Umfang des Pakets. Von welchem Budget gehen Sie aus?“

Der Bestätigungsanruf bei einem angemeldeten Besucher, zehn Tage vorher

„Guten Tag, [Name] von der [Messe]. Sie sind für den [Datum] angemeldet. Zwei Dinge: kommen Sie eher vormittags oder nachmittags, und haben Sie Ihr Ticket schon heruntergeladen?“

Nach einer Einzelheit zu fragen bindet stärker als eine allgemeine Bestätigung, und das nicht heruntergeladene Ticket bleibt das klarste Signal vor dem ersten Messetag.

Der Anruf nach der Messe, innerhalb von zwei Wochen

„Sie sind gerade zurück und haben die Messe noch im Kopf. Ich bitte Sie heute um keine Unterschrift: sagen Sie mir, was auf Ihrem Stand funktioniert hat und was nicht.“

Das ist das einzige Fenster, in dem sich der Aussteller genau erinnert. Was hier gesagt wird, taucht in der Wiederanmeldekampagne wieder auf.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Die Hallenbelegung für neue Aussteller öffnen, bevor die Bestandsaussteller angerufen wurden.

Stattdessen

Erst die Wiederanmeldekampagne durchziehen. Ein treuer Aussteller, der seinen Standplatz an einen Wettbewerber vergeben sieht, kommt nicht zurück, und das Argument des Standplatzes ist für die gesamte Kampagne verloren.

Der Fehler

Alle zwei Wochen bei einem Aussteller nachfassen, dessen Budget längst beschlossen ist.

Stattdessen

Den Zeitraum notieren, in dem seine Marketingplanung entsteht, genau dann anrufen und ihn zwischenzeitlich als Besucher einladen. Dann urteilt er selbst, was mehr wert ist als eine weitere Nachfassaktion.

Der Fehler

Einen Aussteller während des Standaufbaus anrufen oder während er selbst auf einer anderen Messe steht.

Stattdessen

Vor dem Anrufblock den Messekalender seiner Branche prüfen, in Deutschland ist er dicht, und die Aufbautage vor jeder Veranstaltung gehören dazu. In diesen Wochen ist der Aussteller nicht erreichbar, und der Anruf, der trotzdem durchkommt, hinterlässt einen schlechten Eindruck.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Events & Messen

Der Plan wird von der Laufzeit der Veranstaltung zurückgerechnet. Die Wiederanmeldung beginnt während der laufenden Ausgabe, vor Ort auf dem Stand. Die Ansprache der Bestandsaussteller liegt neun bis zwölf Monate davor, vor der Öffnung der Hallenbelegung für neue Anmeldungen, weil der Standplatz das Gespräch bestimmt. Danach folgt die Neugewinnung, und die Besucherkampagne startet rund sechs Wochen vorher, sobald das Programm veröffentlichungsreif ist. Bei einem Zwei- oder Dreijahresturnus verschieben sich diese Fenster entsprechend, und die Arbeit an der Ausstellerliste läuft dann über die gesamte Zwischenzeit.
Die Bestätigungsanrufe liegen in den letzten zehn Tagen, begleitet von einer schriftlichen Nachricht mit Ort, Uhrzeit und Ticket. Fragen Sie nach einer Einzelheit statt nach einer allgemeinen Zusage: Ankunftszeit, gewähltes Fachforum, Parkplatzbedarf. Wer sich auf ein konkretes Detail festlegt, kommt eher als jemand, der nur Ja gesagt hat. Rufen Sie bevorzugt diejenigen an, die ihr Ticket nie heruntergeladen haben, das ist das klarste Signal, das Sie vor dem ersten Messetag haben.
Hier sind zwei Fälle zu trennen. Eine bereits angemeldete Person anzurufen, um ihre Teilnahme zu bestätigen, gehört zur Abwicklung ihrer Anmeldung und ist keine Werbung. Eine Liste nicht angemeldeter Privatpersonen anzurufen, um sie zum Kommen zu bewegen, ist Telefonwerbung: § 7 UWG verlangt dafür die ausdrückliche vorherige Einwilligung, die dokumentiert sein muss, gesondert erteilt und nicht in Allgemeinen Geschäftsbedingungen versteckt. Ein Häkchen im Gewinnspielformular genügt nur, wenn es eigenständig und verständlich formuliert ist. Ein Sperrregister, das man vor dem Anruf abgleichen könnte, gibt es dafür nicht: die deutsche Telefon-Robinsonliste ist freiwillig und ersetzt keine Einwilligung. Gegenüber Unternehmen genügt eine mutmaßliche Einwilligung, die sich aus konkreten Umständen ergeben muss.
Der Bedarf ist saisonal: eine geballte Anruflast muss bewältigt werden, ohne für drei Monate einzustellen. Achten Sie auf paralleles Wählen, Mailboxerkennung, die Verkettung von Anruf und SMS für die Bestätigungen und darauf, wie leicht sich Lizenzen hinzufügen und wieder entfernen lassen. Skipcall wählt vier Leitungen parallel und rechnet pro Lizenz und Monat ab, je nach Paket zwischen 22 und 210 Euro, mit einem Enterprise-Angebot auf Anfrage ab sechs Lizenzen. Prüfen Sie außerdem, dass Ihre Datensätze das Messedatum tragen, denn es steuert sämtliche Nachfassaktionen.
Notieren Sie zuerst den tatsächlichen Grund, der fast immer einer von drei ist: Budget bereits gebunden, Termin unvereinbar, Zweifel an der anwesenden Zielgruppe. Budget und Termin lassen sich bei der nächsten Ausgabe einholen, sofern Sie wissen, wann der Aussteller seine Planung macht, und genau dann anrufen. Der Zweifel an der Zielgruppe wird mit Zahlen beantwortet, nicht mit einem weiteren Anruf: die FKM-zertifizierte Besucherstruktur ist dafür das belastbarste Argument, weil sie geprüft und vergleichbar ist. Laden Sie ihn in der Zwischenzeit als Besucher ein, dann urteilt er selbst.

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