Die beste Telefonielösung für Veranstalter von Messen und Events
Eine Messe füllt sich in wenigen Wochen: bündeln Sie Ihre gesamte Anrufkraft auf dieses Fenster.
Hunderte Unternehmen nutzen 
, um jeden Anruf rentabel zu machen
Die Ausgangslage
Was Sie heute ausbremst
Sehr kurzes Vermarktungsfenster
Nachfassen bei Ausstellern und Besuchern in Masse
Hohe No-Show-Quote am Veranstaltungstag
Die Antwort
Was Skipcall verändert
Typisch für Ihre Branche
Der Rückwärtsterminplan einer Messeausgabe
Alles rechnet sich von der Messelaufzeit zurück, nie vom letzten Kontakt. Ein Aussteller entscheidet im Marketingbudget seines Geschäftsjahres, ein Fachbesucher entscheidet in den Tagen davor. Und in Deutschland kommt der Turnus hinzu: viele Leitmessen finden nur alle zwei oder drei Jahre statt, was den gesamten Plan streckt.
Während der laufenden Messe: die Wiederanmeldung
Der Stand steht, der Aussteller sieht selbst, was er bekommt, und Ihr Team ist vor Ort. Jede während der Laufzeit unterschriebene oder als Option gesetzte Wiederanmeldung ist ein Gespräch, das Sie sechs Monate später nicht am Telefon nachholen müssen, bei jemandem, der die Hälfte des Erlebten vergessen haben wird. Bei Messen im Zwei- oder Dreijahresturnus ist dieses Fenster noch entscheidender, weil das nächste erst sehr viel später kommt.
9 bis 12 Monate vorher: die Bestandsaussteller
Die Aussteller der letzten Ausgabe werden angerufen, bevor die Hallenbelegung für neue Anmeldungen geöffnet wird, weil der Standplatz das erste Thema des Gesprächs ist. Das ist die dichteste Anrufkampagne des Jahres, und sie läuft auf einer bekannten Liste: die Schwierigkeit liegt nicht im Erreichen, sondern darin, das Volumen in wenigen Wochen zu bewältigen.
6 bis 9 Monate vorher: die Neugewinnung
Ein neuer Aussteller bindet ein Marketingbudget, das im Herbst des Vorjahres beschlossen wurde. Wer nach dieser Entscheidung anruft, bekommt kein Nein, sondern ein „nächstes Mal“. Der richtige Reflex ist dann, den Zeitraum zu notieren, in dem sein Budget entsteht, und genau dann anzurufen, statt drei Wochen später erneut nachzufassen.
6 Wochen vorher: das Publikum
Die Besucherkampagne startet, sobald das Programm veröffentlichungsreif ist und die Aussteller ihre eigenen Kunden einladen können. Die beiden Listen gehören zusammen bearbeitet: geben Sie den Ausstellern früh ihre Gutscheincodes und fragen Sie im selben Anruf, wie viele sie brauchen. Ein Aussteller, der sich der erwarteten Frequenz sicher ist, bestätigt die nächste Ausgabe leichter.
10 Tage vorher, dann 15 Tage danach
Die Anrufe der letzten Tage dienen nur der Bestätigung: ein kurzes Gespräch, gefolgt von einer Nachricht mit Ort, Uhrzeit und Ticket, wirkt besser als eine lange Wiederholung des Programms. Nach der Messe sind die ersten beiden Wochen das einzige Fenster, in dem sich der Aussteller genau an das erinnert, was er erlebt hat, und dort fällt die Entscheidung über die Wiederkehr.
Ferien und Feiertage schneiden das Fenster: die Sommerferien sind nach Bundesland gestaffelt und ziehen sich von Juni bis Mitte September, dazu kommt die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr. Prüfen Sie außerdem den Messekalender der Branche, bevor Sie die Blöcke verteilen: Ihre Aussteller stehen einen erheblichen Teil des Jahres selbst auf anderen Messen, in Frankfurt, Hannover, München, Köln oder Düsseldorf.
Der Gesprächsleitfaden
Einen Aussteller wiedergewinnen, dann die Halle füllen
Sie rufen während der Wiederanmeldekampagne an, auf einer Liste, die Sie kennen: der Aussteller der letzten Ausgabe, anzurufen bevor die Hallenbelegung für neue Anmeldungen geöffnet wird. Das Gespräch dreht sich um den Standplatz, bevor es sich um den Preis dreht. Die beiden letzten Repliken decken die Besucherkampagne und den Anruf nach der Messe ab.
Der Einstieg beim Aussteller der letzten Ausgabe
„[Vorname], [Name] von der [Messe]. Ich öffne nächste Woche die Hallenbelegung für die Ausgabe [Jahr]. Sie standen in [Halle, Gang, Standnummer]: ich rufe Sie vor allen anderen an, um zu wissen, ob ich Ihnen diesen Platz reserviere.“
Der Standplatz ist das Einzige, was der Aussteller durch Abwarten verlieren kann. Er eröffnet das Gespräch, nicht der Quadratmeterpreis.
Wenn er sagt, die Messe habe dieses Jahr nichts gebracht
„Nehmen wir uns dafür zwei Minuten. Wie viele Leute hatten Sie auf dem Stand, und wie haben Sie die Kontakte erfasst?“
Die Bilanz eines Ausstellers hängt stark von seinem eigenen Aufbau ab. Die Frage eröffnet ein nützliches Gespräch statt einer Verteidigung der Messe und liefert Ihnen Material für die nächste Ausgabe.
Wenn er sagt, das Budget sei noch nicht entschieden
„Verstehe. In welchem Zeitraum wird Ihr Marketingbudget aufgestellt? Ich rufe lieber genau dann an, als Sie bis dahin dreimal zu behelligen.“
Nach der Budgetentscheidung angerufen, sagt ein Aussteller nicht Nein, er sagt „nächstes Mal“. Der Zeitraum der Budgetplanung ist die Information, die aus dem Gespräch mitzunehmen ist.
Wenn er den Stand zu teuer findet
„Der Quadratmeterpreis steht im Plan, den verhandle ich nicht am Telefon. Beweglich bin ich bei der Fläche, beim Standplatz und beim Umfang des Pakets. Von welchem Budget gehen Sie aus?“
Der Bestätigungsanruf bei einem angemeldeten Besucher, zehn Tage vorher
„Guten Tag, [Name] von der [Messe]. Sie sind für den [Datum] angemeldet. Zwei Dinge: kommen Sie eher vormittags oder nachmittags, und haben Sie Ihr Ticket schon heruntergeladen?“
Nach einer Einzelheit zu fragen bindet stärker als eine allgemeine Bestätigung, und das nicht heruntergeladene Ticket bleibt das klarste Signal vor dem ersten Messetag.
Der Anruf nach der Messe, innerhalb von zwei Wochen
„Sie sind gerade zurück und haben die Messe noch im Kopf. Ich bitte Sie heute um keine Unterschrift: sagen Sie mir, was auf Ihrem Stand funktioniert hat und was nicht.“
Das ist das einzige Fenster, in dem sich der Aussteller genau erinnert. Was hier gesagt wird, taucht in der Wiederanmeldekampagne wieder auf.
Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.
Besser vermeiden
Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht
Der Fehler
Die Hallenbelegung für neue Aussteller öffnen, bevor die Bestandsaussteller angerufen wurden.
Stattdessen
Erst die Wiederanmeldekampagne durchziehen. Ein treuer Aussteller, der seinen Standplatz an einen Wettbewerber vergeben sieht, kommt nicht zurück, und das Argument des Standplatzes ist für die gesamte Kampagne verloren.
Der Fehler
Alle zwei Wochen bei einem Aussteller nachfassen, dessen Budget längst beschlossen ist.
Stattdessen
Den Zeitraum notieren, in dem seine Marketingplanung entsteht, genau dann anrufen und ihn zwischenzeitlich als Besucher einladen. Dann urteilt er selbst, was mehr wert ist als eine weitere Nachfassaktion.
Der Fehler
Einen Aussteller während des Standaufbaus anrufen oder während er selbst auf einer anderen Messe steht.
Stattdessen
Vor dem Anrufblock den Messekalender seiner Branche prüfen, in Deutschland ist er dicht, und die Aufbautage vor jeder Veranstaltung gehören dazu. In diesen Wochen ist der Aussteller nicht erreichbar, und der Anruf, der trotzdem durchkommt, hinterlässt einen schlechten Eindruck.
Häufige Fragen, Events & Messen
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Gebäudereinigung & Facility Management
Ein Außendienst im Objektgeschäft braucht eine mobile Geschäftsnummer und einen Dialer, keine Telefonanlage.
Gesundheitswesen & Medizintechnik
Ihre Ansprechpartner sind am Tag zwanzig Minuten erreichbar: Seien Sie genau in diesem Fenster da.
Sehen Sie, was mit Ihren eigenen Listen passiert
Eine Vorführung läuft auf Ihren eigenen Kontakten, nicht auf einem Beispieldatensatz.
Persönliche Vorführung