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Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Akquise fällt aus, sobald die Produktion drückt

02

Abhängigkeit von Empfehlungen

03

Anfragen über die Website werden zu spät zurückgerufen

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Anrufblöcke von 30 Minuten mit hoher Ausbeute

Der Parallel Dialer →

Sofortiger Rückruf eingehender Anfragen

Die Aufgabenverwaltung →

Sequenzen für lauwarme Kontakte

Die Sequenzen →

Typisch für Ihre Branche

Der Agenturkalender: wann bei Ihren Kunden überhaupt Budget da ist

Eine Agentur verliert ein Projekt selten an der Qualität ihrer Arbeit. Sie verliert es am Zeitpunkt: ein Relaunch- oder Kampagnenbudget wird zu erkennbaren Terminen beschlossen, und ein Anruf drei Wochen zu spät trifft auf eine bereits verplante Summe. Diesen Kalender zu kennen bringt mehr, als die Zahl der Anrufe zu verdoppeln.

September und Januar: die beiden Türen

Nach den Sommerferien werden die im Juli und August eingefrorenen Vorhaben wieder aufgenommen, und im Januar öffnet sich bei den meisten Unternehmen das neue Geschäftsjahr, das in Deutschland überwiegend dem Kalenderjahr folgt. Das sind die beiden Fenster, in denen ein Erstanruf am ehesten auf ein reales Projekt trifft statt auf eine vage Absicht. Beachten Sie dabei, dass die Sommerferien nach Bundesland gestaffelt sind: ein Kunde in Bayern ist Anfang September oft noch nicht zurück, einer in Nordrhein-Westfalen längst wieder da.

Das vierte Quartal: hier wird über das nächste Jahr entschieden

Die Marketingbudgets des kommenden Jahres werden im Oktober und November festgezurrt. Ein Interessent, den Sie in dieser Zeit anrufen, muss nichts unterschreiben, aber genau dort muss Ihr Name in der Diskussion auftauchen. Ziel des Gesprächs ist die Aufnahme in die Planung, und der Rückruf wird auf Januar datiert, statt eine Entscheidung zu erzwingen.

Der Jahrestag des laufenden Vertrags

SEO, Social-Media-Betreuung, Mediabetreuung: viele Leistungen laufen über zwölf Monate mit stillschweigender Verlängerung und drei Monaten Kündigungsfrist. Fragen Sie systematisch nach dem Vertragsjahrestag, notieren Sie ihn und legen Sie den Rückruf rund vier Monate vor das Vertragsende, nicht zwei. Zwei Monate vorher ist die Frist bereits abgelaufen und der Vertrag um ein weiteres Jahr verlängert.

Das Angebot entscheidet sich in zehn Tagen, der Pitch nach Terminplan

Ein Angebot für einen Relaunch geht fast immer gleichzeitig an drei oder vier Agenturen. Rufen Sie nach 48 Stunden an, um den Eingang zu prüfen, dann zwischen dem siebten und zehnten Tag mit etwas Neuem, einer vergleichbaren Referenz oder einer Präzisierung im Zeitplan. Bei größeren Etats läuft die Auswahl über einen Pitch mit festem Terminplan: dort hilft kein Nachfassen, dort hilft nur, die Termine zu kennen und sie einzuhalten.

Zwei feste Blöcke pro Woche statt einer Kampagne

Die Produktion gewinnt immer gegen eine intensive Kampagne, selten gegen einen wiederkehrenden Termin im Kalender. Zwei kurze Blöcke pro Woche, am Vortag vorbereitet, damit die Zeit im Block nur zum Sprechen dient, halten über das Jahr durch, während eine Kraftanstrengung beim ersten großen Projekt endet. Die Vorbereitung am Vortag ist dabei nicht nur eine Frage der Ausbeute: nach § 7 UWG muss vor dem Anruf feststehen, warum gerade dieser Betrieb ein sachliches Interesse an Ihrem Angebot haben dürfte.

Der Messekalender liefert zwei zusätzliche Anlässe, die in Deutschland zählen: die DMEXCO in Köln im September und die OMR in Hamburg im Frühjahr. Ansonsten hält sich eine Agentur-Pipeline an geschriebene Daten: Vertragsende beim Wettbewerber, Datum des Angebots, vereinbarter Rückruftermin. Alles andere ist Bauchgefühl, und Bauchgefühl ruft niemanden zurück.

Der Gesprächsleitfaden

Die zwei Anrufe einer Agentur: der kalte Kontakt und die eingegangene Anfrage

Eine Agentur hat nur zwei Anrufblöcke pro Woche und zwei sehr unterschiedliche Situationen zu bearbeiten. Der erste Anruf geht an eine Geschäftsführung oder eine Marketingleitung, die bereits einen Dienstleister hat. Der zweite beantwortet eine Anfrage von der Website. Im ersten Fall suchen Sie keinen Termin, sondern das Datum, an dem das Thema überhaupt existiert.

Der kalte Einstieg

„Guten Tag, [Vorname Name] von [Agentur] aus [Stadt]. Ich habe mir Ihre Website vor dem Anruf angesehen und mache es kurz: wer betreut sie heute, eine Agentur oder jemand bei Ihnen im Haus?“

Eine Frage zum Bestehenden bekommt eine Antwort, eine Agenturvorstellung bekommt einen aufgelegten Hörer. Sie vermeidet vor allem, eine Website zu kritisieren, die oft von der Person am anderen Ende gebaut wurde.

Wenn er sagt, er habe bereits eine Agentur

„Umso besser, dann ist es einfacher. Zu welcher Zeit im Jahr verlängert sich Ihr Vertrag? Ich bitte Sie nicht, heute zu wechseln, ich möchte Sie nur zum richtigen Zeitpunkt anrufen.“

Der Jahrestag des laufenden Vertrags ist die nützlichste Information, die ein Agenturanruf mitbringen kann. Rechnen Sie danach die Kündigungsfrist zurück, meist drei Monate.

Wenn er sagt, es sei kein Budget da

„Das ist mitten im Jahr verständlich. Wird das Budget für das nächste Jahr bei Ihnen eher im Oktober oder erst im Januar festgelegt? Dann melde ich mich genau dann, vorher nicht.“

Wenn er nach Ihren Preisen fragt

„Ich nenne Ihnen ungern eine Zahl ins Blaue, davon haben Sie schon genug bekommen. Geben Sie mir drei Minuten Kontext, dann nenne ich Ihnen vor dem Auflegen eine Spanne.“

Jede Zahl zu verweigern vertreibt den Interessenten. Eine Spanne nach drei Fragen hält das Gespräch und sortiert sofort die Projekte aus, die ohnehin nicht passen.

Wenn er die Referenzen der Agentur sehen will

„Ich schicke Ihnen drei Arbeiten aus Ihrer Branche, nicht das komplette Portfolio. Und ich rufe Sie am [Tag] um [Uhrzeit] an, um zu hören, ob die Handschrift zu Ihnen passt, zehn Minuten, nicht mehr.“

Der Rückruf auf eine Anfrage von der Website

„Guten Tag, Sie haben uns gerade eine Anfrage zu [Projekt] geschickt. Ich rufe sofort zurück, solange Sie noch im Thema sind. Sagen Sie mir zuerst, bis wann Sie es brauchen, alles Weitere danach.“

Mit dem Termin zu beginnen statt mit dem Bedarf liefert in einem Satz die einzige Information, die über den Fortgang entscheidet: ein datiertes Projekt oder eine Absichtserklärung.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Das Gespräch mit einer Aufzählung der Mängel der Website eröffnen.

Stattdessen

Fragen Sie zuerst, wer sie betreut. Die Website wurde oft von Ihrem Gesprächspartner, seinem Mitgesellschafter oder einem Bekannten gebaut, und eine Kritik im ersten Satz beendet das Gespräch, bevor es begonnen hat.

Der Fehler

Einer Geschäftsführung von Rankings, Conversion-Funnels und technischer Performance erzählen.

Stattdessen

Übersetzen Sie in das, was sie selbst zählt: die Zahl der eingehenden Anfragen, deren Qualität, die unterschriebenen Angebote. Das Fachvokabular heben Sie sich für den Gesprächspartner auf, der es zuerst benutzt.

Der Fehler

Das Studio nach einem einzigen Zehnminutengespräch einen Relaunch kalkulieren lassen.

Stattdessen

Drei Punkte vor dem ersten Entwurf: wer entscheidet, bis wann, und welches Budget. Ohne sie liefert die Agentur kostenlos das Lastenheft, mit dem am Ende ein Wettbewerber ausgewählt wird.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Web-, SEO- & Werbeagenturen

Blocken Sie zwei feste Termine pro Woche, statt eine intensive Kampagne zu starten: die Produktion gewinnt immer gegen eine Kampagne, selten gegen einen wiederkehrenden Termin. Ein kurzer Block lohnt sich nur, wenn die Totzeit verschwindet, deshalb ist ein Dialer sinnvoll, der mehrere Nummern parallel wählt und Mailboxen aussortiert. Bereiten Sie die Liste am Vortag vor, damit die Zeit im Block nur zum Sprechen dient. Skipcall wählt vier Leitungen parallel und fasst jedes Gespräch zusammen, was auch die Nacharbeit nach dem Block erspart.
Rufen Sie nach 48 Stunden an, um zu prüfen, ob das Angebot angekommen und verständlich ist, nicht um eine Entscheidung zu verlangen. Fassen Sie ein zweites Mal zwischen dem siebten und zehnten Tag nach, mit etwas Neuem: einer vergleichbaren Referenz, einer Präzisierung im Zeitplan, einer bezifferten Option. Da ein solches Angebot meist an mehrere Agenturen geht, fällt die Entscheidung in zwei bis drei Wochen. Danach fragen Sie offen nach dem Stand des Projekts und vereinbaren einen späteren Rückruftermin.
September und Januar sind die beiden Zeiträume, in denen Projekte wieder anlaufen, das eine nach den Ferien, das andere zum neuen Geschäftsjahr. Das vierte Quartal dient etwas anderem: dort werden die Budgets des Folgejahres beschlossen, ein Anruf im Oktober oder November zielt also auf die Aufnahme in die Planung und nicht auf einen sofortigen Abschluss. August und die Zeit zwischen den Feiertagen taugen nicht für den Erstkontakt, wohl aber für den Aufbau der Listen.
Suchen Sie nach dem, was einen Block von dreißig Minuten nützlich macht: paralleles Wählen, automatisches Aussortieren der Mailboxen, eine Dokumentation, die nicht von Ihrem Gedächtnis abhängt. Skipcall wählt vier Leitungen parallel, erkennt Mailboxen per KI, zeichnet auf, transkribiert und fasst jedes Gespräch zusammen und steuert Anruf- und SMS-Sequenzen. Es synchronisiert sich nativ mit HubSpot, Pipedrive, Salesforce und Attio, neunundzwanzig weitere Werkzeuge lassen sich per API anbinden. Für die Aufzeichnung gilt: fragen Sie den Gesprächspartner zu Beginn, ohne seine Einwilligung darf nicht mitgeschnitten werden.
Entscheidend ist die Zeit: eine Anfrage, die innerhalb einer Stunde bearbeitet wird, trifft ihren Absender noch im Thema, am nächsten Tag vergleicht er bereits drei Agenturen. Leiten Sie das Formular direkt in die Anrufliste statt in ein gemeinsames Postfach und geben Sie dem Team eine einfache Regel, etwa den Rückruf noch am selben Halbtag. Rechtlich ist das der bequemste Fall: der Rückruf auf eine selbst gestellte Anfrage ist keine Kaltakquise, die Einwilligung liegt in der Anfrage selbst, sofern Ihr Formular sie sauber erfasst und dokumentiert. Nimmt der Interessent nicht ab, kündigt eine SMS Ihren Rückruf an, damit Ihre Nummer beim zweiten Versuch nicht ignoriert wird.

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