Een zakelijk telefoonnummer is een van de weinige bedrijfsmiddelen die tegelijk op je visitekaartjes, je website, je facturen, je Google-bedrijfsprofiel, je contracten en in het geheugen van je klanten staat. Het is ook een van de weinige die je definitief kunt kwijtraken door één vakje op het verkeerde moment aan te vinken.
En toch is portering een recht, onder toezicht van de ACM, gratis en technisch simpel. Wat het riskant maakt, is niet de procedure: het is de volgorde van de handelingen. Eerst opzeggen en dan porteren, en het nummer is weg.
Deze gids geeft de exacte procedure, de echte termijnen en de zes fouten die een nummer kosten.
Wat de regels zeggen
Nummerbehoud is een wettelijke verplichting die voor alle aanbieders geldt, vastgelegd in artikel 4.10 van de Telecommunicatiewet en gehandhaafd door de ACM. Daaruit volgen drie principes, en die volstaan om al het andere te kaderen:
- Het nummer volgt de gebruiker. Het maakt geen deel uit van het commerciële aanbod van de aanbieder: die beheert het, maar is er geen eigenaar van.
- Portering is gratis. Geen enkele aanbieder mag de handeling zelf factureren.
- De ontvangende aanbieder heeft de regie. Jij machtigt de ontvangende aanbieder, die bij de latende aanbieder de portering en de bijbehorende opzegging afhandelt.
Dat derde punt is wat iedereen omdraait, en het is wat nummers kost.
Hoe de lijn wordt herkend, in één minuut
In Nederland bestaat er voor vaste nummers geen porteringscode die je vooraf moet aanvragen. De ontvangende aanbieder identificeert elke lijn met drie gegevens:
- Het nummer dat je wilt behouden.
- Het KVK-nummer van de contracthouder van het oude contract. Dat gegeven wordt gekruist met de latende aanbieder, en het is de eerste reden voor afwijzing als het niet overeenkomt.
- Het SIM-nummer (ICCID), alleen voor mobiele nummers.
De echte termijnen
| Type nummer | Wettelijke maximumtermijn | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Mobiel | 1 werkdag | Vanaf de met de ontvangende aanbieder afgesproken datum |
| Vast geografisch | 1 werkdag | De omschakeling gebeurt in een nachtelijk venster |
| Zakelijke portefeuille met veel nummers | 1 werkdag per verzoek | In de praktijk een overstapdatum afgesproken met de ontvangende aanbieder |
Die termijnen lopen tussen de afgesproken datum en de activering bij de nieuwe aanbieder. Ze omvatten niet de voorbereidende fase: de eigendomsgegevens verzamelen, de contractgegevens op overeenstemming controleren, de porteringsmachtiging ondertekenen. Bij een zakelijke portefeuille is die voorbereidende fase het grootste deel van de planning.
De technische omschakeling telt in uren. De administratieve voorbereiding telt in weken. Bijna alle projecten die misgaan, hebben die twee ordes van grootte omgedraaid.
De porteringsprocedure, op volgorde
De nummers inventariseren
Alle nummers, ook die niemand meer belt: de fax, het nummer van een gesloten dienst, de lijn van de technische ruimte. Voor elk nummer: waar het gedrukt staat (website, visitekaartjes, voertuigen, Google-bedrijfsprofiel, contracten) en wie het gebruikt. Een nummer dat dood lijkt, staat vaak nog op marketingmateriaal dat in omloop is.
De eigendomsgegevens verzamelen en op overeenstemming controleren
De contracthouder en het KVK-nummer van elke lijn, en vooral de controle of de handelsnaam en het adres van het contract exact overeenkomen met wat je gaat opgeven. Een bedrijf dat verhuisd is of van rechtsvorm veranderd zonder zijn contract bij te werken, ziet zijn portering afgewezen wegens inconsistentie.
De machtiging bij de nieuwe aanbieder ondertekenen
Je machtigt de ontvangende aanbieder. Die dient het verzoek in bij de latende aanbieder, inclusief de bijbehorende opzegging. Jij neemt geen contact op met je oude aanbieder om op te zeggen.
De bestemming voorbereiden vóór de omschakeling
Het nieuwe systeem wordt ingericht en getest met tijdelijke nummers: routeringsplan, openingstijden, belgroepen, meldteksten. De dag van de portering moet een omschakeling zijn, geen opstart.
Porteren, en de vrijdag vermijden
Plan de omschakeling op een dinsdag of woensdag, nooit op vrijdag of de dag voor een lang weekend: als een nummer niet terugkomt, wil je binnen een uur iemand aan de lijn, niet over drie dagen.
Elk nummer controleren, één voor één
Bel elk geporteerd nummer vanaf een mobiel buiten het bedrijfsnetwerk. Controleer dat het rinkelt, dat het bij de juiste groep uitkomt en dat het uitgaand getoonde nummer klopt. Het is de enige controle die bewijst dat de portering echt gelukt is.
De 6 fouten waardoor je een nummer kwijtraakt
1. Opzeggen vóór het porteren
Fout nummer één, en de enige die echt onomkeerbaar is. Door zelf op te zeggen verbreek je de koppeling tussen het nummer en een actief contract en start je een aftelklok: de wet garandeert je ten minste een maand om de portering aan te vragen, en geen dag meer. Na die termijn valt het nummer terug in de nummervoorraad. Er bestaat geen enkel beroep.
2. De maand laten verstrijken
Veelvoorkomend geval: een lijn wordt opgezegd in een administratieve opschoning, niemand koppelt die aan het nummer op de offertes, en het onderwerp duikt drie maanden later weer op. Te laat. Als je een opzegging ontdekt die je niet in de hand had, is de eerste vraag de exacte datum: die bepaalt of er nog iets te redden valt.
3. Contractgegevens die niet overeenkomen
De portering kruist het nummer met het KVK-nummer van de opgegeven contracthouder. Een fusie, een naamswijziging, een contract dat nog op naam van een vorige bestuurder staat: allemaal redenen voor afwijzing. Die afwijzingen zijn op zich niet ernstig, maar elke afwijzing kost een volledige cyclus van meerdere dagen.
4. De niet-geografische nummers vergeten
De 0800-, 090x-, 085- en 088-nummers en de verkorte nummers volgen eigen regels. Ze zijn porteerbaar, maar niet met dezelfde procedure en dezelfde termijnen als vaste geografische nummers. Behandel ze als een apart project, en stel de vraag expliciet aan je nieuwe aanbieder.
5. Porteren voordat de bestemming is ingericht
Een nummer dat op een niet-ingericht systeem binnenkomt, rinkelt in het luchtledige. De portering moet de laatste stap zijn, niet de eerste. Het routeringsplan, de openingstijden en de belgroepen teken je vooraf; de methode staat in onze gids over de zakelijke telefooncentrale.
6. Het uitgaand getoonde nummer niet controleren
De portering gaat over inkomende gesprekken. Het nummer dat je teams tonen bij het bellen is een aparte instelling, in het nieuwe systeem. Veel bedrijven porteren hun nummers correct en bellen drie weken lang uit met een nummer dat hun klanten niet kennen, met het effect op het opneempercentage dat je je kunt voorstellen. Het onderwerp komt aan bod in ons artikel over local presence dialing in Nederland.
De bijzondere gevallen
Virtuele nummers en VoIP. Een nummer dat rechtstreeks door een VoIP-aanbieder wordt geleverd en niet aan een fysieke aansluiting is gekoppeld, volgt dezelfde eigendomslogica, maar de latende aanbieder is soms een wholesalepartij die je leverancier nooit heeft genoemd. Vraag wie de toekennende aanbieder van het nummer is voordat je iets in gang zet, en neem niets aan: de regel «nooit eerst opzeggen» blijft in alle gevallen gelden.
Nummerblokken. Een blok doorkiesnummers wordt meestal in zijn geheel geporteerd, niet nummer voor nummer. Wil je maar een deel van het blok behouden, zeg dat dan vooraf: het is een technische beperking die je vóór het verzoek regelt, niet erna.
Nummer gekoppeld aan een internetaansluiting. Bij aanbiedingen waarin de telefoonlijn aan de internettoegang hangt, kan het porteren van het nummer de opzegging van de toegang veroorzaken. Controleer dat punt als dezelfde verbinding je internet levert: je wilt niet zonder internet zitten op de dag dat je van telefonie verandert.
Wat je moet onthouden
Portering is geen technisch onderwerp, het is een volgorde-onderwerp. Drie regels volstaan om nooit een nummer te verliezen:
Zeg nooit zelf op. Verzamel de eigendomsgegevens voordat je iets ondertekent. Richt de bestemming in voordat je porteert.
De rest (de termijnen, de afwijzingen wegens inconsistentie, de nummerblokken) los je op met administratief heen-en-weer, vervelend maar omkeerbaar. Alleen de voortijdige opzegging is niet te herstellen.
Maakt je wissel van aanbieder deel uit van een bredere migratie, dan staat de volledige checklist in de gids over zakelijke VoIP-telefonie, en de planning van het einde van het kopernetwerk in die over de uitfasering van ISDN en koper.
En heb je een nieuw nummer nodig in plaats van een bestaand nummer terug te halen, dan is de procedure anders: hoe je een virtueel zakelijk telefoonnummer krijgt.
