Die beste Telefonielösung für Anwaltskanzleien

Eine Kanzleinummer auf dem Mobiltelefon, jedes Gespräch mit Zeitstempel und Zusammenfassung: Ihre private Nummer bleibt privat

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Ohne Bindung · Rufnummer in 2 Minuten aktiv
Im Basistarif enthaltene Länder · +160 Länder auf Anfrage

Hunderte Unternehmen nutzen , um jeden Anruf rentabel zu machen

Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Die private Mobilnummer dient als Kanzleinummer

02

Telefonate landen nicht in der Akte

03

Netzwerkarbeit passiert unregelmäßig und ohne Plan

Die Antwort

Was Skipcall verändert

Eigene Rufnummer auf dem Mobiltelefon und im Browser

Die mobile App →

Transkript und Zusammenfassung zur Akte

Aufzeichnung und Transkription →

Geplante Kontaktstrecken für Empfehlungsgeber

Der Parallel Dialer →

Typisch für Ihre Branche

Was das Berufsrecht erlaubt und was es ausschließt

Werbung ist Anwältinnen und Anwälten erlaubt, soweit sie über die berufliche Tätigkeit in Form und Inhalt sachlich unterrichtet, § 43b BRAO. Der Streit ging nie um das Ob, sondern um das Wie und um den Adressaten. Am Telefon verschiebt sich beides: Ein Anruf ist kein Werbebrief, er ist ein Werbeanruf, und dafür gilt zusätzlich § 7 UWG.

Der Kaltanruf beim möglichen Mandanten scheitert an § 7 UWG

Ein Werbeanruf bei einem Verbraucher ohne dessen ausdrückliche vorherige Einwilligung ist unzulässig, gleichgültig wie sachlich der Inhalt ist. Da die meisten möglichen Mandantinnen und Mandanten Verbraucher sind, ist das Telefon nicht das Mittel der ersten Ansprache. Seinen Platz bekommt es zurück, sobald jemand geschrieben hat, um einen Rückruf gebeten hat oder bereits Mandant ist.

Die Werbung um das Einzelmandat bleibt der heikle Fall

Die gezielte Ansprache in einer konkreten Angelegenheit ist der Punkt, an dem Kammern und Gerichte am genauesten hinsehen, besonders wenn die angesprochene Person sich in einer Zwangslage befindet oder gerade ein Schadensereignis erlebt hat. Zwischen der sachlichen Information über ein Tätigkeitsfeld und dem Angebot für den konkreten Fall des Angerufenen verläuft die Grenze. Klären Sie sie vor einer Kampagne mit Ihrer Rechtsanwaltskammer.

Empfehlungsgeber sind keine möglichen Mandanten

Eine Steuerberaterin, einen Notar, einen Verband oder eine Kollegin anzurufen, um sich vorzustellen, ist kein Angebot an einen möglichen Mandanten. Genau hier trägt das Telefon die Entwicklung einer Kanzlei. Denken Sie dabei an das Provisionsverbot: Wer empfiehlt, wird nicht am Mandat beteiligt, die Beteiligung Dritter an den Gebühren ist nach § 49b Abs. 3 BRAO untersagt.

Die anwaltlich vertretene Gegenseite wird nicht angerufen

Ist die Gegenpartei anwaltlich vertreten, ist die unmittelbare Ansprache ohne Zustimmung des Kollegen untersagt, § 12 BORA. Das klingt selbstverständlich und geht in einer Rückrufliste trotzdem unter, wenn dort nur Namen und Nummern stehen. Vermerken Sie die Vertretung an der Nummer, nicht allein in der Akte.

Der Interessenkonflikt wird vor dem Gespräch geprüft

Ein erstes Telefonat genügt, um Informationen zu erhalten, die es später verbieten, die Gegenseite zu vertreten. Die Prüfung betrifft den Namen der anrufenden Person und den der Gegenpartei, und sie gehört an den Anfang, vor die Sache selbst. Die Vertretung widerstreitender Interessen ist berufsrechtlich untersagt und im Kern strafbar.

Ein Mitschnitt ohne Einwilligung ist eine Straftat

§ 201 StGB stellt das Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung unter Strafe; ein Hinweis genügt nicht, es braucht die Zustimmung des Gesprächspartners. Dazu tritt die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und § 203 StGB, die Mitschnitt, Transkript und Zusammenfassung ebenso erfasst wie die Akte, bis hin zur Identität der Mandantschaft. Gespräche unter Anwältinnen und Anwälten sind vertraulich und gehören ohnehin nicht in den aufgezeichneten Bereich.

Nichts davon hindert daran, das Telefon der Kanzlei zu organisieren. Es verschiebt seinen Einsatz nur zu den bestehenden Mandaten, den laufenden Akten und dem beruflichen Netzwerk und überlässt die erste Ansprache dem geschriebenen Wort.

Der Gesprächsleitfaden

Der Rückruf einer Anfrage und der Anruf beim Empfehlungsgeber

Dieser Leitfaden dient nicht der Kaltakquise. Er deckt die beiden Anrufe ab, die eine Kanzlei führen kann, ohne mit § 43b BRAO oder § 7 UWG in Konflikt zu geraten: den Rückruf bei jemandem, der geschrieben oder um einen Rückruf gebeten hat, und die Vorstellung beim Empfehlungsgeber. Der Kaltanruf beim möglichen Mandanten kommt darin nicht vor, weil er beim Verbraucher dessen ausdrückliche vorherige Einwilligung voraussetzt.

Der Einstieg beim Rückruf einer schriftlichen Anfrage

„[Vorname Name], Kanzlei [X]. Sie haben uns am [Tag] wegen [Gegenstand] geschrieben. Bevor wir in die Sache gehen: Nennen Sie mir bitte Ihren vollständigen Namen und den der Person oder des Unternehmens auf der Gegenseite.“

Der Name der Gegenseite kommt vor allem anderen. Ein erstes Gespräch genügt, um Informationen zu erhalten, die es später verbieten würden, die andere Partei zu vertreten.

Wenn die Kanzlei Gespräche aufzeichnet

„Ich würde dieses Gespräch aufzeichnen, damit die Zusammenfassung in die Akte kann. Sind Sie damit einverstanden? Wenn nicht, schalte ich die Aufzeichnung ab, das ist überhaupt kein Problem.“

In Deutschland genügt der Hinweis nicht, es braucht die Einwilligung; § 201 StGB stellt die Aufzeichnung ohne sie unter Strafe. Fragen Sie, und halten Sie die Antwort fest.

Wenn nach den Kosten gefragt wird

„Einen Betrag kann ich Ihnen nennen, sobald ich die Unterlagen gesehen habe. Wie sich die Vergütung bemisst, kann ich Ihnen jetzt schon sagen: [nach dem RVG anhand des Gegenstandswerts oder nach Stundensatz aufgrund einer Vergütungsvereinbarung in Textform]. Für die Erstberatung gegenüber Verbrauchern gibt es eine gesetzliche Obergrenze. Und falls eine Rechtsschutzversicherung besteht, stelle ich zuerst die Deckungsanfrage.“

Diese Frage kommt in jedem Erstgespräch. Wenn RVG und Vergütungsvereinbarung einmal sauber vorformuliert sind, spart das jedes Mal zwei Minuten und wirkt seriöser als eine spontane Zahl. Ein Erfolgshonorar ist nur in engen gesetzlichen Ausnahmen zulässig.

Wenn Sie mit einer anderen Kanzlei verglichen werden

„Über die Arbeit eines Kollegen äußere ich mich nicht. Was ich tun kann: Ich sage Ihnen, was ich in Ihrer Sache tun würde und in welchem zeitlichen Rahmen. Entscheiden können Sie danach.“

Herabsetzende Vergleiche gehören nicht in eine sachliche Unterrichtung. Diese Zurückhaltung gilt am Telefon genauso wie in der Anzeige.

Die Vorstellung beim Empfehlungsgeber

„[Vorname], ich bin Anwältin für [Rechtsgebiet] in [Ort]. Ihre Mandanten stellen Ihnen sicher Fragen zu [Thema], die Sie nicht an ihrer Stelle beantworten wollen. Ich schlage Ihnen eine halbe Stunde vor, damit Sie wissen, was ich mache und was ich nicht mache.“

Ein Steuerberater, ein Notar oder ein Verband ist kein möglicher Mandant, dieser Anruf ist kein Angebot an eine Mandantschaft. Und wer empfiehlt, wird nicht beteiligt: Die Beteiligung Dritter an den Gebühren ist untersagt.

Der Rückruf bei einer Mandantschaft in laufender Sache

„Ich rufe zur Akte [Name] an. Zwei Punkte sind zu entscheiden: [X] und [Y]. Rechnen Sie mit fünf Minuten, das Ergebnis bestätige ich Ihnen anschließend schriftlich.“

Die Zahl der Punkte und die Dauer anzukündigen hält das Gespräch im vorgesehenen Rahmen und gibt der Mandantschaft die schriftliche Spur, die sie erwartet.

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Eine Geschäftsführerin, die man auf einer Veranstaltung getroffen hat, anrufen, um ihr die eigenen Leistungen anzubieten.

Stattdessen

Der Werbeanruf braucht beim Verbraucher die ausdrückliche vorherige und beim Unternehmen mindestens die mutmaßliche Einwilligung. Eine Visitenkarte ist keine Einwilligung. Schreiben Sie zuerst, sachlich und ohne Vergleich, und rufen Sie an, sobald geantwortet oder um einen Rückruf gebeten wurde.

Der Fehler

In den Sachverhalt einsteigen, bevor der Name der Gegenseite feststeht.

Stattdessen

Fragen Sie in den ersten Sätzen nach dem Namen der anrufenden Person und dem der Gegenpartei. Die Konfliktprüfung gehört an den Anfang, danach ist es zu spät, weil die Informationen bereits bei Ihnen sind. Und ist die Gegenseite anwaltlich vertreten, wird sie nicht unmittelbar angerufen.

Der Fehler

Aufzeichnung und automatische Zusammenfassung pauschal für alle Anrufe aktivieren, auch für die an Kolleginnen und Kollegen.

Stattdessen

Ohne Einwilligung ist die Aufzeichnung strafbar, und Gespräche unter Anwältinnen und Anwälten sind vertraulich und gehören nicht in den aufgezeichneten Bereich. Legen Sie vor der Inbetriebnahme fest, welche Anrufe aufgezeichnet werden, wo die Dateien liegen, wer in der Kanzlei Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Anwaltskanzleien

Berufsrechtlich ist Werbung erlaubt, soweit sie sachlich über die Tätigkeit unterrichtet, § 43b BRAO. Am Telefon kommt aber § 7 UWG hinzu, und dort ist der Werbeanruf beim Verbraucher ohne dessen ausdrückliche vorherige Einwilligung unzulässig. Da die meisten möglichen Mandanten Verbraucher sind, scheidet der Kaltanruf praktisch aus; gegenüber Unternehmen ist mindestens eine mutmaßliche Einwilligung erforderlich. Zulässig und sinnvoll bleibt das Telefon, sobald jemand geschrieben oder um einen Rückruf gebeten hat, bei bestehenden Mandaten und im Austausch mit Kolleginnen, Steuerberatern, Notaren und Verbänden.
Nur mit Einwilligung der Gesprächspartner. Anders als in mehreren Nachbarländern genügt in Deutschland kein Hinweis: Das Aufzeichnen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung ist nach § 201 StGB strafbar. Liegt die Einwilligung vor, sind Mitschnitt, Transkript und Zusammenfassung von der Verschwiegenheitspflicht erfasst wie die Akte selbst; Speicherort, Zugriffsberechtigte und Löschfrist gehören vor der Inbetriebnahme festgelegt. Wer Mitschnitt und Transkript öffnen darf, bleibt eine Entscheidung der Kanzlei. Gespräche unter Anwältinnen und Anwälten sind vertraulich und sollten von der Aufzeichnung ausgenommen werden.
Drei Kriterien wiegen schwerer als jede Vertriebsfunktion: eine von der privaten getrennte berufliche Rufnummer, die unterwegs und bei Gericht funktioniert; ein Gesprächsverlauf, der sich der Akte zuordnen lässt; eine dokumentierte Kontrolle über Speicherort und Zugriffe auf Mitschnitte. Prüfen Sie auch, was das Werkzeug nicht kann. Skipcall nimmt Anrufe auf der Leitung des Empfängers entgegen, verteilt sie aber nicht: kein Sprachmenü, keine Warteschleife, keine Gruppenrufe. Eine Kanzlei mit Empfang behält ihre Telefonanlage daneben.
Die erste Ansprache einer möglichen Mandantschaft läuft schriftlich, sachlich und ohne herabsetzenden Vergleich. Das Telefon konzentriert sich dann auf das, was es am besten kann: ein Netz von Empfehlungsgebern pflegen, frühere Mandanten wieder erreichen, Kontakte aus Veröffentlichungen, Vorträgen und Fortbildungen nachverfolgen, Deckungsanfragen bei Rechtsschutzversicherern führen und Terminsvertretungen mit Kolleginnen abstimmen. Das ist eine Frage der Regelmäßigkeit, nicht der Menge, und setzt vor allem voraus, dass Sie wissen, wer wann angerufen wurde.
Das ist das Erste, was man einrichtet. Eine eigene Nummer hält Sie erreichbar, ohne die private Leitung offenzulegen, erlaubt es, außerhalb der Zeiten abzuschalten, ohne unerreichbar zu sein, und bindet den Gesprächsverlauf an die Kanzlei statt an eine Person. Bei einem Wechsel, einem Ausscheiden oder der Übernahme einer Akte verhindert diese Trennung, dass die Historie mit einem privaten Telefon verschwindet.

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