Die beste Telefonielösung für Anbieter und Integratoren von Cybersicherheit

Enge und stark umworbene Zielgruppe: mehr Versuche, ohne die Qualität des Gesprächs zu verlieren.

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Die Ausgangslage

Was Sie heute ausbremst

01

Sicherheitsverantwortliche sind überrannt und kaum erreichbar

02

Langer Entscheidungsweg über mehrere Beteiligte

03

Technische Argumentation lässt sich schwer vereinheitlichen

Die Antwort

Was Skipcall verändert

4 parallele Leitungen auf eine enge Zielliste

Der Parallel Dialer →

KI-Transkription, um das technische Gespräch zu schärfen

Aufzeichnung und Transkription →

Abgestimmte Sequenzen aus Anruf, E-Mail und SMS

Die Sequenzen →

Typisch für Ihre Branche

Die drei Reflexe eines Sicherheitsverantwortlichen am Telefon

Ein Sicherheitsverantwortlicher ist darauf trainiert, einem Anruf zu misstrauen, den er nicht angefordert hat. Das ist sein Beruf. Die Einwände, die Sie hören, sind deshalb keine gewöhnlichen Verkaufseinwände, und wer sie so behandelt, verliert das Gespräch.

„Woher haben Sie meine Nummer?“

Die Frage ist nicht rhetorisch: Ein unbekannter Anruf, der Fragen zum Informationsverbund stellt, sieht aus wie eine Auskundschaftung. Antworten Sie sofort und genau zur Herkunft der Daten, bieten Sie einen Rückruf auf die auf Ihrer Website veröffentlichte Nummer an und eine Nachricht von Ihrer Domain. Fragen Sie im ersten Gespräch nichts zu Architektur, Versionsständen, Personalstärke oder Dienstleistern: Das sind exakt die Fragen eines Angreifers.

„Wir haben schon einen Dienstleister“

Das stimmt fast immer, und den amtierenden Partner anzugreifen schließt die Tür. Verschieben Sie das Gespräch auf das, was nicht abgedeckt ist: eine zugekaufte Tochtergesellschaft, das Produktionsnetz und die Anlagensteuerung, eine Cloud-Umgebung, die nach dem Vertrag dazugekommen ist. Fragen Sie vor allem nach dem Ende der Vertragslaufzeit und halten Sie es fest, denn dieses Datum steuert den nächsten sinnvollen Anruf.

„Schicken Sie mir Unterlagen“

Meist ein höflicher Ausstieg. Fragen Sie, welche konkrete Frage die Unterlage beantworten soll, schicken Sie nur das, und legen Sie den Rückruftermin fest, bevor Sie auflegen. Ein Versand ohne Datum bringt nichts und lässt Sie ohne legitimen Anlass zurückzukommen.

„Darüber entscheide ich nicht“

Oft zutreffend: Der Informationssicherheitsbeauftragte empfiehlt, das Budget hängt aber an der IT-Leitung, der Geschäftsführung oder der Compliance. Nehmen Sie es nicht als Ausweichen, sondern fragen Sie, wer die letzte Sicherheitsausgabe entschieden hat und wer sie diesmal tragen würde. Sie bekommen einen Namen, und der ist mehr wert als eine grundsätzliche Zustimmung.

„Rufen Sie nach dem Audit wieder an“

Das ist der einzige Einwand, der einen festen Termin wert ist. Ein Audit, eine Zertifizierung nach ISO 27001, ein TISAX-Assessment oder eine laufende Umsetzung der NIS-2-Anforderungen legen ein Datum, einen Umfang und Abweichungen fest, also ein Budget. Fragen Sie, wann der Bericht erwartet wird, notieren Sie den Rückruf auf genau dieses Datum und kommen Sie mit der Frage zurück, die der Bericht aufgeworfen haben wird.

Bei einer so engen Zielgruppe zählt die Spur jedes Versuchs so viel wie der Versuch selbst: Dieselbe Person zweimal in einer Woche anzurufen genügt, um den Kunden zu verbrennen.

Der Gesprächsleitfaden

Der Leitfaden für den ersten Anruf bei einem Sicherheitsverantwortlichen

Sie rufen einen Informationssicherheitsbeauftragten oder eine IT-Leitung auf der Durchwahl an, ohne dass jemand darum gebeten hätte. Die folgenden Sätze beantworten einen nach dem anderen die fünf oben beschriebenen Reflexe. Ziel des ersten Anrufs ist nicht, den Informationsverbund zu qualifizieren, sondern ein Datum zu bekommen.

Der Einstieg

„Guten Tag [Herr/Frau Name], [Vorname Name] von [Firma]. Ihre Nummer stammt von [genaue Quelle]. Ich frage Sie nichts zu Ihrer Umgebung, zu Ihren Werkzeugen oder zu Ihren Dienstleistern. Ich will nur wissen, ob [konkretes Thema, etwa die Absicherung Ihrer Produktionsnetze] dieses Jahr bei Ihnen offen ist oder überhaupt nicht.“

Anzukündigen, dass keine technische Frage kommt, entschärft das Misstrauen, bevor es sich aufbaut, und lässt eine Frage übrig, die sich mit ja oder nein beantworten lässt.

Wenn er nach der Herkunft der Nummer fragt

„Von [genaue Quelle]. Wenn Sie das prüfen möchten, legen Sie auf und rufen Sie mich über die auf [Domain] veröffentlichte Nummer zurück, ich habe die Durchwahl [x]. Ich schicke Ihnen außerdem jetzt eine Nachricht von meiner Adresse bei [Domain].“

Die Prüfung von sich aus anzubieten ist das, was Ihren Anruf von einem Social-Engineering-Versuch unterscheidet, und es kostet einen Satz.

Wenn er bereits einen Dienstleister hat

„Gut, und ich werde Ihnen nicht erklären, dass der schlecht arbeitet. Meine Frage liegt woanders: Deckt dieser Vertrag auch [den Produktionsstandort, die zugekaufte Tochter, die Cloud-Umgebung, die seither dazugekommen ist] ab? Und wann läuft er aus?“

Das Vertragsende ist die einzige Angabe, die den nächsten sinnvollen Anruf steuert. Notieren Sie es, sobald es fällt.

Wenn er Unterlagen möchte

„Ich schicke Ihnen etwas, aber eine Broschüre nützt Ihnen nichts. Sagen Sie mir die Frage, die sie beantworten soll, ich schicke nur das. Und ich rufe Donnerstag um 9 Uhr an, um zu hören, ob die Antwort trägt, passt das?“

Wenn er sagt, er entscheide das nicht

„Das nehme ich an, die Ausgabe läuft selten über Ihre Kostenstelle. Als Sie zuletzt etwas im Sicherheitsbereich beschafft haben, wer hat unterschrieben? Und wäre es diesmal dieselbe Person?“

Gesucht wird ein Name, keine grundsätzliche Zustimmung: Ein Name lässt sich anrufen, eine Zustimmung nicht.

Wenn er auf das Ende eines Audits verweist

„Sehr gern. Wann wird der Bericht erwartet? Ich notiere [Datum] und melde mich vorher nicht. Und wenn ich anrufe, geht es um die Abweichungen, die der Bericht benennt, nicht um mein Produkt.“

Bei Skipcall wird jedes Gespräch aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst. Der Leitfaden lässt sich damit an dem korrigieren, was Ihre Leute tatsächlich sagen, nicht an dem, was man vermutet.

Besser vermeiden

Drei Fehler, die diese Branche am Telefon macht

Der Fehler

Im ersten Anruf technisch qualifizieren: welche Endpoint-Lösung, wie viele Arbeitsplätze, wer betreibt das Monitoring, wer betreut das Netz.

Stattdessen

Das sind Wort für Wort die Fragen einer Auskundschaftungsphase, und ein Sicherheitsverantwortlicher ist darauf geschult, sie am Telefon nicht zu beantworten. Heben Sie sie für ein etabliertes Gespräch auf, wenn Ihre Identität geprüft ist. Im ersten Anruf fragen Sie nur, ob das Thema offen ist und zu welchem Termin darüber entschieden wird.

Der Fehler

Mit unterdrückter Nummer anrufen oder bei jedem Versuch mit einer anderen.

Stattdessen

Wer die angezeigte Nummer nicht zurückrufen kann, stuft den Anruf als verdächtig ein und meldet ihn mitunter intern. Das Telekommunikationsgesetz verbietet zudem, bei Werbeanrufen die Rufnummer zu unterdrücken, und die Bundesnetzagentur ahndet das. Nutzen Sie eine Geschäftsnummer, die zu Ihrem Haus gehört und rückrufbar ist, möglichst die, die auf Ihrer Website steht. Eine über die Versuche hinweg gleichbleibende Nummer baut das Einzige auf, was hier zählt: Wiedererkennung.

Der Fehler

Mit dem Sicherheitsvorfall der Woche einsteigen, nach dem Muster „haben Sie gesehen, was bei diesem Unternehmen passiert ist?“.

Stattdessen

Er hat den Bericht vor Ihnen gelesen, und der Einstieg bringt ihn in die Lage, sein Vorgehen vor einem Unbekannten rechtfertigen zu müssen: Das Gespräch ist beim zweiten Satz verloren. Steigen Sie über einen prüfbaren Termin ein, ein Vertragsende, ein laufendes Audit, eine Zertifizierung, eine regulatorische Frist, und lassen Sie ihn selbst beschreiben, was daraus folgt.

Ein Kalender voller Termine beginnt mit einem Anruf.

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FAQ

Häufige Fragen, Cybersicherheit

Sagen Sie sofort, wer Sie sind, woher die Nummer stammt und warum Sie ausgerechnet ihn anrufen. Stellen Sie im ersten Gespräch keine Frage zum Informationsverbund: Einem Unbekannten am Telefon die eigene Architektur zu beschreiben ist genau das, was ein Sicherheitsverantwortlicher gelernt hat nicht zu tun. Bieten Sie von sich aus einen Rückruf auf eine öffentliche Nummer und eine Nachricht von einer prüfbaren Domain an, das nimmt den Zweifel, ohne etwas zu verlangen. Das nützliche Gespräch dreht sich um Termine: Vertragsende, Audit, Zertifizierung, laufendes Projekt.
Ja, und das ist die erste Hürde der Branche. Ein unangeforderter Anruf, der Werkzeuge, Dienstleister oder Zuständigkeiten abfragt, wiederholt den Anfang eines Social-Engineering-Angriffs, und manche Häuser melden solche Anrufe intern als Vorfall. Das Gegenmittel ist Transparenz: vollständige Identität, Herkunft der Daten, ein prüfbarer Rückrufkanal, und keine technische Frage, solange die Beziehung nicht steht.
Weil die Zielgruppe klein ist, geht es darum, viele Versuche zu fahren, ohne bei einem Kunden je den Faden zu verlieren. Skipcall wählt vier Leitungen parallel, sortiert Anrufbeantworter per KI-Erkennung aus und zeichnet jedes Gespräch auf, transkribiert und fasst es zusammen, sodass ein technischer Austausch zwei Monate später wieder aufgenommen werden kann, ohne ihn neu zu erfinden. Die Sequenzen kombinieren Anruf, E-Mail und SMS auf demselben Kontakt. Vier CRM sind nativ angebunden, HubSpot, Pipedrive, Salesforce und Attio, neunundzwanzig weitere Werkzeuge über die API.
Ihr Haus bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und entscheidet beides selbst: den Zweck, die Löschfrist und die Personen, die eine Aufzeichnung oder ein Transkript öffnen dürfen. Einkauf und Sicherheit stellen diese Frage in dieser Branche in fast jedem Erstgespräch, und es ist besser, sie zu beantworten, bevor sie gestellt wird. Für die Aufzeichnung selbst gilt in Deutschland eine strengere Regel als in vielen Nachbarländern: § 201 StGB schützt das nicht öffentlich gesprochene Wort, ein Hinweis genügt nicht, Sie brauchen die Zustimmung Ihres Gesprächspartners.
Eine über drei bis vier Wochen gestreckte Sequenz aus Anruf, E-Mail und beruflicher Nachricht trägt besser als eine Salve dicht aufeinanderfolgender Rückrufe. Jeder Versuch muss etwas Neues mitbringen, sonst liest er sich als Drängen und bringt Sie auf die innere schwarze Liste. Der eigentliche Auslöser ist nicht die Frequenz, sondern das Datum: Vertragsende, Abschluss eines Audits, ein neuer Verantwortlicher, die Budgetplanung im Herbst, eine Umsetzungsfrist aus der NIS-2-Regulierung. Halten Sie diese Daten fest, sobald sie fallen, sie sind mehr wert als zehn Wiedervorlagen.

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