A melhor solução de telefonia para empresas de limpeza e facility management

Uma equipa comercial que anda no terreno precisa de uma linha profissional no telemóvel e de um dialer, não de uma central telefónica.

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Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Decisores de serviços gerais dispersos

02

Concursos a acompanhar dentro dos prazos

03

Comerciais no terreno sem ferramenta de seguimento

A resposta

O que muda com o Skipcall

Número profissional no telemóvel, com todas as chamadas registadas

A aplicação móvel →

Campanhas de seguimento dos concursos em curso

O parallel dialer →

Painel da atividade comercial no terreno

A aplicação móvel →

Próprio do seu setor

Quem decide de facto um contrato de limpeza

Num edifício de escritórios, quem sofre o serviço, quem o encomenda e quem o paga raramente são a mesma pessoa. Ligar à pessoa certa pela ordem errada faz perder tanto tempo como ligar à pessoa errada.

O responsável de serviços gerais ou de facilities

É quem recebe as reclamações dos ocupantes e quem sabe o que não está a funcionar: uma limpeza de manhã que incomoda, instalações sanitárias mal tratadas, um prestador que muda de auxiliar de três em três semanas. Levanta a necessidade, mas raramente assina sozinho. Numa PME, este papel cabe muitas vezes ao office manager ou à assistente de direção, e essa sim decide.

O comprador, nas grandes contas

É ele que enquadra a consulta, fixa a grelha de avaliação e compara propostas para cadernos de encargos que não escreveu. Ligar-lhe antes de ter falado com o edifício é apresentar-se sem saber o que lá se passa. Ligar-lhe tarde demais é descobrir que o caderno de encargos já está escrito com as palavras de um concorrente.

O diretor de instalações ou o responsável de operações

Vê a qualidade todos os dias, arbitra os incidentes e pesa muito no momento da renovação, mesmo quando a decisão sobe à sede. É o interlocutor que lhe dirá se o contrato está mesmo em jogo ou se a consulta ao mercado é uma formalidade.

O gestor do edifício ou a administração do condomínio, nos imóveis multiocupados

O serviço é contratado por quem gere o imóvel e repercutido nos ocupantes através dos encargos comuns. O inquilino a quem está a ligar não tem o contrato nem a decisão: tem apenas a insatisfação. O interlocutor certo é o gestor, e o momento certo é a preparação do orçamento de encargos do ano seguinte.

O facility manager, quando a limpeza está subcontratada

Num contrato multisserviços, o cliente final entregou o conjunto a um FM que subcontrata os lotes. Nesse caso não vende ao edifício, vende ao titular do contrato, sobre um lote e um perímetro precisos. A pergunta a fazer cedo é simples: quem tem hoje o contrato de limpeza, a própria empresa ou um prestador multisserviços?

A primeira chamada serve para mapear, não para vender: quantas instalações, que prestador, que data de fim. O Skipcall permite ligar a vários contactos da mesma conta na mesma sessão e agregar os resumos ao mesmo registo, o que evita recomeçar do zero a cada interlocutor.

O guião

A primeira chamada para um edifício de escritórios

Está a ligar ao responsável de serviços gerais ou ao office manager de um edifício que não conhece. O objetivo não é vender um serviço nem arrancar uma reunião: é saber quem tem o contrato, com que prestador e até quando.

A abertura

« Bom dia, [nome], da [empresa], somos uma empresa de limpeza aqui na zona de [zona]. Não lhe estou a ligar para lhe vender nada hoje. Estou a tentar perceber quem trata da limpeza nas vossas instalações: é consigo? »

Anunciar que não se vende naquele dia desarma o reflexo de desligar, desde que se cumpra até ao fim da chamada. Um comercial que salta para a sua oferta à terceira frase não volta a ser atendido.

« Já temos prestador »

« Contava com isso, toda a gente tem. Duas perguntas e deixo-o em paz: o contrato termina quando, e nessa altura abrem consulta ao mercado ou renovam? »

« Estamos muito satisfeitos »

« Ainda bem, é mais raro do que parece. Fico com nota para lhe ligar antes de [mês]. Só uma coisa, para o dia em que forem ao mercado: mudar de empresa não quer dizer mudar as pessoas que trabalham convosco. No setor, a contratação coletiva prevê, em determinadas condições, que os trabalhadores afetos ao local passem para a empresa que entra. »

É o ponto que mais vezes desbloqueia a conversa, porque o receio do responsável é pelas pessoas que conhece, não pelo preço.

« Envie-me uma apresentação »

« Posso enviar, mas não lhe vai dizer nada enquanto eu não vir as instalações. O que lhe proponho são vinte minutos no local: vejo as instalações sanitárias, as circulações e os vidros, e digo-lhe o que vi. »

Se for um imóvel multiocupado

« Então o contrato não está convosco, está com quem gere o imóvel e é-vos repercutido nos encargos comuns. Tem o nome do gestor? Ligo-lhe a dizer que foi o senhor que me deu o contacto, se não se importar. »

Pedir autorização para citar o nome custa uma frase e transforma uma chamada fria para o gestor numa chamada recomendada por um ocupante.

O fecho

« Deixe-me recapitular: [número] instalações, prestador [X], contrato até [mês], consulta aberta em [mês]. Ligo-lhe nessa altura. E se o prestador vos falhar entretanto, tem o meu número. »

A primeira chamada é bem sucedida quando produz uma data, mesmo sem reunião: é assim que se constrói, ao longo do ano, uma carteira ordenada por data de fim de contrato.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Ligar ao comprador de uma grande conta antes de ter falado com as instalações

Em vez disso

Sem as reclamações dos ocupantes, os horários de prestação e o histórico de incidentes, a chamada para as compras reduz-se a um pedido de inscrição na lista de fornecedores, e é tratada como tal. Passe primeiro pelos serviços gerais ou pelo diretor de operações e ligue depois ao comprador com elementos que ele não tem.

O erro

Responder com o preço quando a objeção é o receio de mudar de equipa

Em vez disso

Num edifício de escritórios, os ocupantes conhecem os auxiliares pelo nome e o responsável teme quebrar esse equilíbrio. Trate primeiro a passagem dos trabalhadores afetos ao local, prevista em determinadas condições pela contratação coletiva do setor: o preço só se discute com proveito depois disso.

O erro

Acompanhar uma proposta a concurso público como se acompanha um orçamento privado

Em vez disso

Num procedimento público, as comunicações passam pela plataforma eletrónica e são enquadradas pelo Código dos Contratos Públicos: o telefonema só pode tratar de um ponto de procedimento ou de uma data, e insistir prejudica-o. Num contrato privado, marque o contacto para a data de análise anunciada na consulta, nunca para o dia da entrega.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Limpeza e facility management

Comece pelas instalações, não pela sede. O responsável de serviços gerais ou o diretor de operações dir-lhe-á quem tem o contrato, com que prestador e até quando, informação que o departamento de compras não dá numa primeira chamada. Nos imóveis multiocupados, quem contrata é o gestor do edifício ou a administração do condomínio, não os ocupantes. Com estes elementos na mão, o contacto com as compras passa a ter um objeto preciso e deixa de ser uma chamada fria.
Não o contrarie, procure a data. Pergunte quando termina o contrato, qual o período de renovação e em que mês costuma abrir a consulta ao mercado, e agende uma chamada antes dessa data. Lembre também que mudar de empresa não significa mudar as pessoas que trabalham nas instalações: no setor da limpeza, a contratação coletiva prevê, em determinadas condições, que os trabalhadores afetos ao local transitem para a empresa que entra. É muitas vezes este ponto, e não o preço, que desbloqueia a conversa.
Registe, logo na entrega, o calendário anunciado nas peças do procedimento e programe o contacto para depois da análise das propostas, não antes. Num procedimento público, as comunicações são enquadradas pelo Código dos Contratos Públicos e passam pela plataforma eletrónica: um telefonema só pode servir para confirmar um ponto de procedimento ou uma data, e o momento formal para reagir é a audiência prévia sobre o relatório preliminar. Num contrato privado, a chamada é livre e o bom momento é aquele em que o comprador compara as propostas, não aquele em que as recebe. Peça sempre uma justificação, mesmo quando perde: o motivo da recusa é o que faz ganhar a consulta seguinte.
Para empresas, entidades públicas e gestores de imóveis, sim, cumprindo o RGPD: base legal documentada, informação às pessoas sobre a origem dos seus dados, direito de oposição respeitado e aviso prévio quando a chamada é gravada. Para particulares, por exemplo limpeza doméstica, é obrigatório consultar a Lista Nacional de Não Incomodar antes de cada campanha e não contactar quem aí esteja inscrito. A CNPD é a autoridade de controlo em matéria de dados pessoais. O alvo muda, portanto, tudo o que é possível fazer.
Um comercial que passa o dia em visitas precisa de um número profissional utilizável a partir do telemóvel e de um seguimento que não obrigue a reescrever tudo ao fim do dia. O Skipcall grava, transcreve e resume cada chamada, envia esses elementos para o HubSpot, o Pipedrive, o Salesforce ou o Attio de forma nativa, e marca quatro linhas em paralelo nas sessões de seguimento. As sequências de chamadas e SMS servem para as campanhas sobre concursos em curso. Recebe as chamadas na linha do respetivo destinatário, mas não as encaminha: não tem menu de voz nem fila de espera.

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Demonstração personalizada