A melhor solução de telefonia para agências web e de comunicação

O tempo comercial de uma agência é o que sobra: torne-o dez vezes mais produtivo.

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Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Prospeção sacrificada assim que a produção carrega

02

Dependência da recomendação

03

Pedidos recebidos no site contactados tarde demais

A resposta

O que muda com o Skipcall

Sessões de 30 minutos com alto rendimento

O parallel dialer →

Retorno imediato aos pedidos que entram

A gestão de tarefas →

Sequências de acompanhamento nos contactos mornos

As sequências →

Próprio do seu setor

O calendário de uma agência: quando é que o orçamento dos seus clientes existe

Uma agência raramente perde um trabalho pela qualidade do que faz. Perde-o pelo momento: um orçamento de novo site ou de campanha decide-se em datas identificáveis, e uma chamada feita três semanas depois cai numa verba já atribuída. Conhecer este calendário vale mais do que duplicar o volume de chamadas.

Setembro e janeiro: as duas portas de entrada

O regresso ao trabalho acorda os projetos congelados em agosto, e janeiro abre as verbas do novo exercício. São as duas janelas em que uma primeira chamada tem mais hipóteses de encontrar um projeto real e não uma intenção vaga. Ao contrário, agosto e a segunda quinzena de dezembro só servem para preparar listas.

O último trimestre: decide-se o ano seguinte

As verbas de marketing do exercício seguinte fecham-se em outubro e novembro. Um contacto feito nessa altura não tem nada para assinar já, mas é aí que o seu nome tem de entrar na conversa. O objetivo da chamada é ficar inscrito no orçamento, e o contacto seguinte marca-se para janeiro em vez de se forçar uma decisão.

O aniversário do contrato em curso

SEO, gestão de meios, redes sociais: muitos serviços correm a doze meses com renovação. Pergunte sempre a data de aniversário do contrato existente, anote-a e coloque o contacto cerca de dois meses antes do fim. É a única janela em que um prestador instalado é realmente posto em causa.

A proposta de novo site joga-se em dez dias

Um orçamento de site vai quase sempre para três ou quatro agências ao mesmo tempo. Ligue às 48 horas para confirmar que chegou, e depois entre sete e dez dias com um elemento novo, um trabalho semelhante ou uma precisão de calendário. Passadas duas a três semanas sem resposta, a escolha está feita e vale mais marcar um contacto distante do que insistir uma quinta vez.

Dois períodos fixos por semana, em vez de uma campanha

A produção ganha sempre a uma campanha intensiva, raramente a um compromisso recorrente inscrito na agenda. Duas sessões curtas por semana, preparadas na véspera para que o tempo sirva só para falar, aguentam-se ao longo do ano, ao contrário de uma operação de choque que para no primeiro projeto grande.

O pipeline de uma agência assenta em datas escritas: fim do contrato do colega do lado, data de envio da proposta, data combinada para voltar a ligar. O resto é intuição, e a intuição não liga a ninguém.

O guião

As duas chamadas de uma agência: a chamada fria e o pedido recebido

Uma agência tem apenas dois períodos de chamadas por semana e duas situações muito diferentes para tratar. A primeira chamada dirige-se a um gerente ou a um responsável de marketing que já tem prestador. A segunda responde a um pedido que entrou pelo site. O que procura no primeiro caso não é uma reunião, é a data em que o assunto vai existir.

A abertura a frio

«Bom dia, [Nome], da [agência], no [cidade]. Vi o vosso site antes de ligar e vou ser breve: quem é que trata dele hoje, uma agência ou alguém aí dentro?»

Uma pergunta sobre o que existe obtém resposta, ao contrário de uma apresentação de agência, que faz desligar. Sobretudo, evita criticar um site que muitas vezes foi feito pela pessoa que está do outro lado.

Se disser que já tem agência

«Ainda melhor, fica mais simples. O vosso contrato renova-se em que altura do ano? Não lhe estou a pedir para mudar hoje, só quero ligar-lhe no momento certo.»

A data de aniversário do contrato existente é a informação mais útil que uma chamada de agência pode trazer.

Se disser que não há orçamento

«Compreendo, a meio do ano é natural. Aí na empresa, a verba do ano seguinte fecha-se mais em outubro ou em janeiro? Ligo-lhe nessa altura, não antes.»

Se perguntar quanto custa

«Prefiro não lhe dar um número ao acaso, já deve ter recebido vários. Dê-me três minutos de contexto e digo-lhe uma ordem de grandeza antes de desligar.»

Recusar qualquer número afasta. Dar um intervalo depois de três perguntas mantém a conversa e afasta desde logo os projetos fora de alcance.

Se pedir o portefólio da agência

«Envio-lhe três trabalhos próximos da vossa atividade, não o portefólio todo. E ligo-lhe [dia] às [hora] para saber se o estilo lhe diz alguma coisa, dez minutos, não mais.»

A resposta a um pedido recebido no site

«Bom dia, acabou de nos deixar um pedido sobre [projeto]. Estou a ligar já, enquanto ainda está com o assunto na cabeça. Diga-me primeiro para quando o quer, o resto vemos a seguir.»

Começar pelo prazo em vez da necessidade dá numa frase a única informação que decide o resto: um projeto com data ou uma intenção.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Abrir a chamada a enumerar os defeitos do site do interlocutor.

Em vez disso

Pergunte primeiro quem trata dele. O site foi muitas vezes feito pela pessoa com quem está a falar, pelo sócio ou por alguém próximo, e uma crítica na primeira frase fecha a conversa antes de ela começar.

O erro

Falar de SEO, funil de conversão e desempenho técnico com um gerente.

Em vez disso

Traduza para aquilo que ele próprio conta: quantos pedidos entram, com que qualidade, quantas propostas fecham. O vocabulário técnico guarda-se para o interlocutor que o usar primeiro.

O erro

Pôr o estúdio a orçamentar um site inteiro depois de uma única chamada de dez minutos.

Em vez disso

Três elementos antes de escrever seja o que for: quem decide, para quando, e que verba. Sem eles, a agência produz de graça o caderno de encargos que vai servir para escolher um concorrente.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Agências web, SEO e comunicação

Marque dois períodos fixos por semana em vez de lançar uma campanha intensiva: a produção ganha sempre a uma campanha, raramente a um compromisso recorrente. Uma sessão curta só é rentável se o tempo morto desaparecer, daí o interesse de um marcador que liga a vários números em paralelo e afasta os atendedores. Prepare a lista na véspera para que o período sirva apenas para falar. O Skipcall marca quatro linhas em paralelo e resume cada chamada, o que também elimina o tempo de registo no fim da sessão.
Ligue às 48 horas para confirmar que a proposta chegou e que está legível, não para pedir uma decisão. Volte a ligar entre sete e dez dias com um elemento novo: um trabalho comparável, uma precisão de calendário, uma opção orçamentada. Como um orçamento de site vai normalmente para várias agências, a escolha faz-se na maioria das vezes em duas a três semanas. Passado esse prazo, pergunte com franqueza em que ponto está o projeto e combine uma data mais distante para voltar a falar.
Setembro e janeiro são os dois períodos em que os projetos arrancam, um depois do verão, outro na abertura do exercício. O último trimestre serve para outra coisa: é nele que se decidem as verbas do ano seguinte, por isso uma chamada em outubro ou novembro procura uma inscrição no orçamento e não uma assinatura imediata. Agosto e o fim de dezembro são de evitar para um primeiro contacto, mas continuam úteis para construir as listas.
Procure o que torna útil uma sessão de trinta minutos: marcação em paralelo, exclusão automática dos atendedores, registo de notas que não dependa da sua memória. O Skipcall liga a quatro linhas em paralelo, deteta atendedores por IA, grava, transcreve e resume cada chamada e gere sequências de chamada e SMS. Sincroniza nativamente com o HubSpot, o Pipedrive, o Salesforce e o Attio, e outras vinte e nove ferramentas ligam-se por API.
O fator decisivo é o prazo: um pedido tratado dentro da hora encontra quem o fez ainda dentro do assunto, no dia seguinte já está a comparar três agências. Faça o formulário cair diretamente na fila de chamadas em vez de numa caixa de correio partilhada, e dê à equipa uma regra simples, por exemplo ligar antes do fim do meio dia de trabalho. Se a pessoa não atender, um SMS a anunciar a sua chamada evita que o número seja ignorado à segunda tentativa.

Outros setores que prospetam por telefone

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Segurança privada e videovigilância

Marcação de reuniões em volume sobre alvo profissional: o parallel dialer muda a escala das suas campanhas.

Limpeza e facility management

Uma equipa comercial que anda no terreno precisa de uma linha profissional no telemóvel e de um dialer, não de uma central telefónica.

Saúde e dispositivos médicos

Os seus interlocutores estão contactáveis 20 minutos por dia: esteja presente exatamente nessa janela.

Veja o que acontece com as suas próprias listas

Uma demonstração faz-se sobre os seus contactos, não sobre um conjunto de dados de exemplo.

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Demonstração personalizada