A melhor solução de telefonia para os gabinetes de contabilidade
Pedir documentos a 80 clientes não pode custar um dia inteiro a um colaborador.
Centenas de empresas usam a 
para rentabilizar cada chamada
O diagnóstico
O que o trava hoje
Pedidos de documentos repetitivos e consumidores de tempo
Angariação do gabinete sem processo definido
Contactos com clientes sem registo por processo
A resposta
O que muda com o Skipcall
Próprio do seu setor
O que o Estatuto permite, e o que enquadra
O contabilista certificado assume a responsabilidade pela regularidade técnica das contas e das declarações fiscais da entidade a que está associado no Portal das Finanças, um perímetro que não se confunde com o do revisor oficial de contas nem com o de um consultor. É esse perímetro que se descreve ao telefone, e é o Estatuto e o Código Deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados que definem como.
Contactar potenciais clientes não é proibido
Nada impede um contabilista certificado de se dar a conhecer a uma empresa que não é sua cliente. O que o Código Deontológico exige é uma informação verdadeira sobre a natureza dos serviços, uma forma comedida e nenhuma promessa de resultado. O que fica de fora é a pressão e tudo o que deprecie um colega.
O sigilo profissional não acaba no telefone
Quem liga a pedir documentos manipula informação coberta pelo sigilo. Isso proíbe citar o nome de um cliente diante de terceiros, incluindo por distração num escritório partilhado, e obriga a reservar o acesso às gravações a quem trabalha efetivamente no processo.
Suceder a um colega
A substituição de um contabilista certificado passa pela comunicação ao colega que se substitui, e concretiza-se na associação do novo profissional à entidade no Portal das Finanças. Trate destes dois passos antes da chamada de fecho, não depois de a avença estar assinada.
Os ficheiros de prospeção
Prospetar uma empresa continua a ser lícito entre profissionais, no quadro do regime de proteção de dados fiscalizado pela CNPD: base legal documentada, informação das pessoas, direito de oposição. O caráter público dos dados do registo comercial não dispensa nem essa informação nem a eliminação a pedido.
A gravação das chamadas
A informação dos interlocutores precede a gravação, com uma finalidade definida e um prazo de conservação. Um pedido de documentos e uma chamada de prospeção não prosseguem a mesma finalidade: mais vale não as conservar no mesmo conjunto.
Nada disto impede um gabinete de crescer ao telefone. Obriga apenas a saber, antes de marcar o número, com que base está a ligar e o que vai conservar.
O guião
O guião de uma chamada de angariação, para um gabinete
Está a ligar ao responsável de uma empresa constituída há pouco tempo, ou a uma sociedade da sua zona que lhe foi indicada. A chamada é curta e visa uma reunião. Cabe inteira no que a profissão permite: informação verdadeira sobre a missão, nenhuma promessa de resultado, nenhuma insistência.
A abertura com quem acabou de constituir empresa
«Bom dia, [nome apelido], contabilista certificado no gabinete [nome], em [cidade]. Vi o registo da sua empresa nas publicações do registo comercial. Ligo-lhe por uma única pergunta: já tem alguém para a contabilidade, ou é ainda uma coisa a tratar?»
Dizer de onde vêm os contactos logo na primeira frase responde por antecipação à pergunta seguinte, e é também o que a informação das pessoas exige.
Se disser que ainda não pensou nisso
«É frequente. O que urge não é o balanço, é bem antes disso: o início de atividade, o seu enquadramento em IVA e a forma de organizar os documentos desde o primeiro mês. Conversamos vinte minutos, por vídeo ou no gabinete, e fica a saber o que fazer mesmo que não trabalhe connosco.»
Uma reunião sobre a obrigação imediata recusa-se com mais dificuldade do que uma apresentação de gabinete.
Se disser que já tem contabilista
«Muito bem, e não lhe estou a pedir que mude. Fico apenas assinalado: se um dia o serviço deixar de corresponder ao que precisa, já sabe que existimos. Quando é que termina a sua avença?»
O dever de urbanidade entre colegas impede qualquer comentário ao trabalho de quem está em funções. Posicionar-se sobre uma data de fim, sem uma palavra sobre ele, mantém-se dentro das regras.
Se perguntar quanto custa
«Não lhe consigo dar um valor honesto ao telefone sem saber o que espera e que volume isso representa. Diga-me a atividade, o regime e quantos documentos saem por mês, e terá uma proposta de avença por escrito. Não lhe prometo poupança nenhuma: digo-lhe o que a missão cobre.»
A promessa de resultado é precisamente o que não é admissível. Anunciá-lo por iniciativa própria tranquiliza mais do que um valor atirado ao acaso.
Se disser que está em plena época e que depois liga
«Compreendo, e prefiro não ficar à espera da sua chamada. Dê-me uma data, mesmo daqui a seis semanas: eu aponto e cumpro. Que dia lhe dá jeito, de preferência ao início da manhã?»
Para fechar a chamada
«Envio-lhe hoje um escrito com o que falámos e com a data que acabámos de marcar. Se entretanto não quiser voltar a ser contactado, basta responder-me que o retiro da lista.»
Lembrar o direito de oposição no fim da chamada custa uma frase e resolve a questão da origem do ficheiro.
Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.
A evitar
Três erros que este setor comete ao telefone
O erro
Colocar a campanha de angariação entre abril e junho, quando a equipa está nas declarações.
Em vez disso
Entre a Modelo 3 do IRS, a Modelo 22 de maio e a IES de julho, o colaborador que liga será chamado de volta a um processo antes do primeiro seguimento, e o potencial cliente que aceitar uma reunião não terá acompanhamento. Coloque a angariação onde o gabinete pode mesmo receber mais um cliente, tipicamente de setembro a novembro, com uma janela semanal cumprida em vez de um esforço pontual.
O erro
Citar o nome de um cliente como referência para tranquilizar um potencial cliente.
Em vez disso
O sigilo profissional opõe-se a isso, mesmo quando a referência é lisonjeira e o interlocutor não conhece a pessoa. Fale por setor, por dimensão e por tipo de missão, sem nomes. Se quiser mesmo citar um cliente, peça-lhe autorização escrita de uma vez por todas.
O erro
Anunciar uma poupança fiscal ou um ganho quantificado para arrancar a decisão.
Em vez disso
A promessa de resultado não é admissível, e vira-se contra si logo no primeiro exercício. Descreva o que a missão inclui, o que não inclui e em que prazos entrega o quê: é essa precisão que distingue um gabinete, não um número atirado ao telefone.
Perguntas frequentes, Contabilistas certificados
Outros setores que prospetam por telefone
Ver os 25 setores →Freelancers e recibos verdes
Dois mercados para telefonar ao mesmo tempo, os independentes e as empresas clientes, com uma única ferramenta.
Empresas de trabalho temporário
Uma missão para preencher até amanhã de manhã: ligue a 40 trabalhadores temporários em 10 minutos.
Serviços de TI e outsourcing
Colocar um consultor e abrir uma conta assentam na mesma alavanca: o número de conversas úteis.
Veja o que acontece com as suas próprias listas
Uma demonstração faz-se sobre os seus contactos, não sobre um conjunto de dados de exemplo.
Demonstração personalizada