A melhor solução de telefonia para os gabinetes de contabilidade

Pedir documentos a 80 clientes não pode custar um dia inteiro a um colaborador.

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Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Pedidos de documentos repetitivos e consumidores de tempo

02

Angariação do gabinete sem processo definido

03

Contactos com clientes sem registo por processo

A resposta

O que muda com o Skipcall

Campanhas de recolha de documentos numa única sessão

O parallel dialer →

Resumo por IA arquivado por cliente

Gravação e transcrição →

Sequências de conquista sobre empresas recém-constituídas

As sequências →

Próprio do seu setor

O que o Estatuto permite, e o que enquadra

O contabilista certificado assume a responsabilidade pela regularidade técnica das contas e das declarações fiscais da entidade a que está associado no Portal das Finanças, um perímetro que não se confunde com o do revisor oficial de contas nem com o de um consultor. É esse perímetro que se descreve ao telefone, e é o Estatuto e o Código Deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados que definem como.

Contactar potenciais clientes não é proibido

Nada impede um contabilista certificado de se dar a conhecer a uma empresa que não é sua cliente. O que o Código Deontológico exige é uma informação verdadeira sobre a natureza dos serviços, uma forma comedida e nenhuma promessa de resultado. O que fica de fora é a pressão e tudo o que deprecie um colega.

O sigilo profissional não acaba no telefone

Quem liga a pedir documentos manipula informação coberta pelo sigilo. Isso proíbe citar o nome de um cliente diante de terceiros, incluindo por distração num escritório partilhado, e obriga a reservar o acesso às gravações a quem trabalha efetivamente no processo.

Suceder a um colega

A substituição de um contabilista certificado passa pela comunicação ao colega que se substitui, e concretiza-se na associação do novo profissional à entidade no Portal das Finanças. Trate destes dois passos antes da chamada de fecho, não depois de a avença estar assinada.

Os ficheiros de prospeção

Prospetar uma empresa continua a ser lícito entre profissionais, no quadro do regime de proteção de dados fiscalizado pela CNPD: base legal documentada, informação das pessoas, direito de oposição. O caráter público dos dados do registo comercial não dispensa nem essa informação nem a eliminação a pedido.

A gravação das chamadas

A informação dos interlocutores precede a gravação, com uma finalidade definida e um prazo de conservação. Um pedido de documentos e uma chamada de prospeção não prosseguem a mesma finalidade: mais vale não as conservar no mesmo conjunto.

Nada disto impede um gabinete de crescer ao telefone. Obriga apenas a saber, antes de marcar o número, com que base está a ligar e o que vai conservar.

O guião

O guião de uma chamada de angariação, para um gabinete

Está a ligar ao responsável de uma empresa constituída há pouco tempo, ou a uma sociedade da sua zona que lhe foi indicada. A chamada é curta e visa uma reunião. Cabe inteira no que a profissão permite: informação verdadeira sobre a missão, nenhuma promessa de resultado, nenhuma insistência.

A abertura com quem acabou de constituir empresa

«Bom dia, [nome apelido], contabilista certificado no gabinete [nome], em [cidade]. Vi o registo da sua empresa nas publicações do registo comercial. Ligo-lhe por uma única pergunta: já tem alguém para a contabilidade, ou é ainda uma coisa a tratar?»

Dizer de onde vêm os contactos logo na primeira frase responde por antecipação à pergunta seguinte, e é também o que a informação das pessoas exige.

Se disser que ainda não pensou nisso

«É frequente. O que urge não é o balanço, é bem antes disso: o início de atividade, o seu enquadramento em IVA e a forma de organizar os documentos desde o primeiro mês. Conversamos vinte minutos, por vídeo ou no gabinete, e fica a saber o que fazer mesmo que não trabalhe connosco.»

Uma reunião sobre a obrigação imediata recusa-se com mais dificuldade do que uma apresentação de gabinete.

Se disser que já tem contabilista

«Muito bem, e não lhe estou a pedir que mude. Fico apenas assinalado: se um dia o serviço deixar de corresponder ao que precisa, já sabe que existimos. Quando é que termina a sua avença?»

O dever de urbanidade entre colegas impede qualquer comentário ao trabalho de quem está em funções. Posicionar-se sobre uma data de fim, sem uma palavra sobre ele, mantém-se dentro das regras.

Se perguntar quanto custa

«Não lhe consigo dar um valor honesto ao telefone sem saber o que espera e que volume isso representa. Diga-me a atividade, o regime e quantos documentos saem por mês, e terá uma proposta de avença por escrito. Não lhe prometo poupança nenhuma: digo-lhe o que a missão cobre.»

A promessa de resultado é precisamente o que não é admissível. Anunciá-lo por iniciativa própria tranquiliza mais do que um valor atirado ao acaso.

Se disser que está em plena época e que depois liga

«Compreendo, e prefiro não ficar à espera da sua chamada. Dê-me uma data, mesmo daqui a seis semanas: eu aponto e cumpro. Que dia lhe dá jeito, de preferência ao início da manhã?»

Para fechar a chamada

«Envio-lhe hoje um escrito com o que falámos e com a data que acabámos de marcar. Se entretanto não quiser voltar a ser contactado, basta responder-me que o retiro da lista.»

Lembrar o direito de oposição no fim da chamada custa uma frase e resolve a questão da origem do ficheiro.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Colocar a campanha de angariação entre abril e junho, quando a equipa está nas declarações.

Em vez disso

Entre a Modelo 3 do IRS, a Modelo 22 de maio e a IES de julho, o colaborador que liga será chamado de volta a um processo antes do primeiro seguimento, e o potencial cliente que aceitar uma reunião não terá acompanhamento. Coloque a angariação onde o gabinete pode mesmo receber mais um cliente, tipicamente de setembro a novembro, com uma janela semanal cumprida em vez de um esforço pontual.

O erro

Citar o nome de um cliente como referência para tranquilizar um potencial cliente.

Em vez disso

O sigilo profissional opõe-se a isso, mesmo quando a referência é lisonjeira e o interlocutor não conhece a pessoa. Fale por setor, por dimensão e por tipo de missão, sem nomes. Se quiser mesmo citar um cliente, peça-lhe autorização escrita de uma vez por todas.

O erro

Anunciar uma poupança fiscal ou um ganho quantificado para arrancar a decisão.

Em vez disso

A promessa de resultado não é admissível, e vira-se contra si logo no primeiro exercício. Descreva o que a missão inclui, o que não inclui e em que prazos entrega o quê: é essa precisão que distingue um gabinete, não um número atirado ao telefone.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Contabilistas certificados

Pode. O que o Estatuto e o Código Deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados exigem é que a informação prestada sobre a natureza dos serviços seja verdadeira, que a forma seja comedida, que o sigilo profissional seja respeitado e que nada do que for dito deprecie um colega. Não há promessa de resultado admissível, nem em matéria de poupança fiscal nem em prazos. Fora disto, contactar uma empresa que ainda não é cliente é uma prática normal da profissão.
Agrupe os pedidos em vez de os dispersar: uma sessão dedicada por semana, cliente a cliente, vale mais do que uma chamada isolada entre duas tarefas. Ligue na janela em que o empresário está mesmo disponível, muitas vezes cedo de manhã ou ao fim do dia num comerciante ou num prestador de serviços. Peça uma data de envio concreta em vez de um acordo de princípio, anote-a e faça seguir um escrito que a repita. Uma ferramenta que marque várias linhas em paralelo e resuma cada chamada permite fechar essa sessão de uma só vez.
Um gabinete tem dois usos distintos: a recolha recorrente de documentos junto dos clientes e a angariação de novos processos. O Skipcall cobre os dois com quatro linhas marcadas em paralelo, deteção de atendedores, gravação, transcrição e resumo de cada chamada, um pre-CRM e sequências. O Skipcall recebe as chamadas na linha do respetivo destinatário mas não substitui uma central telefónica: não tem menu de voz, nem fila de espera, nem distribuição por um grupo. Se o atendimento geral do gabinete tiver de ser encaminhado, isso trata-se à parte.
Podem, desde que o interlocutor seja informado antes de a gravação começar, com uma finalidade definida e um prazo de conservação. O sigilo profissional acrescenta-se ao regime de proteção de dados: o acesso às gravações deve limitar-se a quem intervém no processo.
As constituições são públicas e consultáveis nas publicações obrigatórias do registo comercial. O bom momento situa-se nas primeiras semanas, quando o empresário ainda procura gabinete e ainda não fechou um exercício. O que o preocupa nessa fase não é o balanço, é a declaração de início de atividade, o enquadramento em IVA e a escolha entre regime simplificado e contabilidade organizada: uma chamada curta centrada nisso rende mais do que uma apresentação completa do gabinete. O caráter público dos dados não dispensa indicar a origem dos contactos nem respeitar uma oposição.

Outros setores que prospetam por telefone

Ver os 25 setores →

Freelancers e recibos verdes

Dois mercados para telefonar ao mesmo tempo, os independentes e as empresas clientes, com uma única ferramenta.

Empresas de trabalho temporário

Uma missão para preencher até amanhã de manhã: ligue a 40 trabalhadores temporários em 10 minutos.

Serviços de TI e outsourcing

Colocar um consultor e abrir uma conta assentam na mesma alavanca: o número de conversas úteis.

Veja o que acontece com as suas próprias listas

Uma demonstração faz-se sobre os seus contactos, não sobre um conjunto de dados de exemplo.

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Demonstração personalizada