A melhor solução de telefonia para organizadores de eventos e feiras

Uma feira enche-se em poucas semanas: concentre toda a capacidade de chamada nessa janela.

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Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Janela de comercialização muito curta

02

Seguimento de expositores e visitantes em volume

03

Muitas faltas no dia da abertura

A resposta

O que muda com o Skipcall

Picos de chamadas absorvidos sem contratar

O parallel dialer →

Sequências de confirmação por chamada e SMS

As sequências →

Ocupação por comercial visível em tempo real

O parallel dialer →

Próprio do seu setor

O calendário de chamadas de uma edição, contado de trás para a frente

Tudo se calcula a partir da data da feira, nunca a partir da data do último contacto. Um expositor decide dentro da verba de marketing do seu exercício, um visitante decide nos dias anteriores. As duas campanhas não têm o mesmo ritmo nem os mesmos argumentos.

Durante a edição em curso, a renovação dos expositores

O stand está montado, o expositor vê o que está a obter, as suas equipas estão no recinto. Cada renovação assinada ou reservada durante a feira é uma conversa que não terá de ser recuperada ao telefone seis meses depois, junto de alguém que já esqueceu metade do que viveu.

Nove a doze meses antes, os expositores habituais

Os expositores da edição anterior são contactados antes de a planta abrir aos novos, porque a localização é o primeiro assunto da conversa. É a campanha de chamadas mais densa do ano e incide sobre um ficheiro conhecido: a dificuldade não é chegar à pessoa, é aguentar o volume em poucas semanas.

Seis a nove meses antes, a conquista

Um expositor novo compromete uma verba de marketing decidida com antecedência. Contactado depois de o exercício estar fechado, não dirá que não, dirá para o ano. O reflexo certo é anotar o período em que a verba dele se constrói e ligar exatamente nessa altura, e não três semanas depois.

Seis semanas antes, a audiência

A campanha de visitantes arranca quando o programa é publicável e os expositores podem convidar os seus próprios clientes. Os dois ficheiros trabalham-se em conjunto: um expositor tranquilizado quanto à afluência esperada confirma mais facilmente a edição seguinte.

Dez dias antes, e depois quinze dias depois

As chamadas dos últimos dias servem apenas para confirmar: uma chamada curta seguida de uma mensagem com local, horário e credencial vale mais do que um longo resumo do programa. Depois do evento, as duas primeiras semanas são a única janela em que o expositor se lembra com precisão do que viveu, e é aí que se decide se volta.

O verão e as festas cortam a janela: uma feira de setembro vende-se antes de meados de julho, uma feira de janeiro antes de meados de dezembro. Estes dois cortes marcam-se no calendário antes de nele se distribuírem as chamadas, não depois.

O guião

Renovar um expositor e depois encher a sala

Está a ligar durante a campanha de renovação, sobre um ficheiro que conhece: o expositor da edição anterior, a contactar antes de abrir a planta aos novos. A conversa é sobre a localização antes de ser sobre o preço. As duas últimas réplicas cobrem a campanha de visitantes e a chamada de depois da feira.

A abertura, expositor da edição anterior

«[Nome], daqui [nome] da feira [X]. Abro a planta da edição de [ano] para a semana. Esteve no [pavilhão, corredor, número de stand]: ligo-lhe antes de toda a gente para saber se lhe guardo esse lugar.»

A localização é a única coisa que o expositor arrisca perder se esperar. É ela que abre a conversa, não a tabela de preços.

Se disser que a feira não deu nada este ano

«Vamos dedicar dois minutos a isso. Quantas pessoas tinha no stand, e como é que recolheram os contactos?»

O balanço de um expositor depende muito do dispositivo dele próprio. Fazer a pergunta abre uma conversa útil em vez de uma defesa da feira, e dá-lhe matéria para preparar a edição seguinte.

Se disser que a verba ainda não está fechada

«Compreendo. A vossa verba de marketing constrói-se em que altura? Prefiro ligar-lhe nessa altura a insistir três vezes até lá.»

Contactado depois de o exercício estar fechado, um expositor não diz que não, diz para o ano. O período de construção da verba é a informação a trazer da chamada.

Se achar o stand caro

«O preço por metro quadrado é o da planta, não o negoceio ao telefone. Onde posso mexer é na área, na localização e no que entra no pacote. De que valor está a partir?»

A chamada de confirmação a um visitante inscrito, a dez dias

«Bom dia, daqui [X] da feira [Y]. Está inscrito para [data]. Duas coisas: vem de manhã ou de tarde, e já descarregou a sua credencial?»

Pedir uma precisão compromete mais do que uma confirmação genérica, e a credencial por descarregar continua a ser o sinal mais legível antes do dia da abertura.

A chamada de depois da feira, nos primeiros quinze dias

«Acabou de voltar, ainda tem a feira na cabeça. Não lhe estou a pedir que assine hoje: diga-me o que funcionou e o que não funcionou no vosso stand.»

É a única janela em que o expositor se lembra com precisão do que viveu. O que ali for dito volta a aparecer na campanha de renovação.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Abrir a planta a novos expositores antes de ter contactado os habituais.

Em vez disso

Fazer primeiro a campanha de renovação. Um expositor fiel que descobre o seu lugar atribuído a um concorrente não volta, e o argumento da localização fica perdido para toda a campanha.

O erro

Insistir de quinze em quinze dias com um expositor cuja verba já está fechada.

Em vez disso

Anotar o período em que o plano de marketing dele se constrói, ligar exatamente nessa altura e convidá-lo como visitante entretanto. Ele julga por si próprio, o que vale mais do que mais uma insistência.

O erro

Ligar a um expositor durante a montagem ou enquanto está a fazer stand noutra feira.

Em vez disso

Ver o calendário das feiras do setor dele antes de lançar a sessão de chamadas, incluindo o que se passa na FIL em Lisboa e na Exponor no Porto. Nessas semanas o expositor está incontactável, e a chamada que passa mesmo assim deixa má memória.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Eventos e feiras profissionais

O calendário constrói-se a partir da data do evento, para trás. A renovação dos expositores começa durante a edição em curso, no próprio recinto. O contacto com os expositores habituais faz-se nove a doze meses antes, antes de abrir a planta aos novos, já que a localização estrutura a conversa. A conquista de novos expositores vem a seguir, e a campanha de visitantes arranca cerca de seis semanas antes, quando o programa é publicável.
As chamadas de confirmação colocam-se nos últimos dez dias, com uma mensagem escrita que repita local, horário e credencial. Peça uma precisão em vez de uma confirmação genérica: a hora de chegada, a sessão escolhida, a necessidade de estacionamento. Quem se compromete com um pormenor concreto desloca-se mais do que quem apenas disse que sim. Contacte primeiro quem nunca descarregou a credencial, é o sinal mais legível de que dispõe antes do dia da abertura.
Há que distinguir duas situações. Ligar a alguém já inscrito para confirmar a presença faz parte do acompanhamento da inscrição e não é prospeção. Ligar a uma lista de particulares não inscritos para os convencer a vir é venda por telefone: em Portugal tem de consultar a Lista Nacional de Não Incomodar antes da campanha e retirar quem lá está inscrito, identificar-se e indicar o fim comercial da chamada logo no início, e conservar a prova da origem dos contactos. Entre profissionais, a prospeção mantém-se lícita no quadro do RGPD.
A necessidade é sazonal: é preciso absorver uma carga de chamadas concentrada sem contratar para três meses. Olhe para a capacidade de marcar vários números em paralelo, a deteção de atendedores, o encadeamento de chamada e SMS para as confirmações, e a facilidade em acrescentar ou retirar licenças. O Skipcall marca quatro linhas em paralelo e é faturado por licença e por mês, de 22 a 210 euros consoante a oferta, com uma oferta Empresa sob proposta a partir de seis licenças. Verifique também que as suas fichas guardam a data da feira, já que é ela que comanda todo o seguimento.
Anote primeiro o motivo real, que é quase sempre um de três: verba já comprometida, datas incompatíveis, dúvida sobre o público presente. A verba e as datas recuperam-se na edição seguinte, desde que conheça o período em que o expositor constrói o plano dele e ligue nessa altura. A dúvida sobre o público trata-se com elementos sobre o perfil dos visitantes esperados, não com mais uma chamada. Entretanto, convide-o como visitante: ele julga por si próprio.

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