A melhor solução de telefonia para os escritórios de advogados
Uma linha profissional no telemóvel, cada contacto datado e resumido, sem qualquer mistura com o número pessoal.
Centenas de empresas usam a 
para rentabilizar cada chamada
O diagnóstico
O que o trava hoje
Número pessoal usado para falar com clientes
Contactos telefónicos que não ficam registados no processo
Desenvolvimento do escritório informal e irregular
A resposta
O que muda com o Skipcall
Próprio do seu setor
O que a deontologia permite, e o que exclui
O advogado pode dar-se a conhecer, mas o Estatuto da Ordem dos Advogados proíbe a angariação de clientes, e nela inclui a oferta de serviços profissionais a quem não os tenha solicitado. A consequência prática é direta: o telefone não é a ferramenta de entrada em contacto com um cliente potencial. É a ferramenta da relação já existente, dos processos em curso e da rede profissional.
A oferta de serviços a quem não a pediu está fora
Ligar a alguém que nada solicitou para lhe propor os seus serviços é angariação, independentemente do tom e da qualidade do argumento. O telefone recupera todo o seu lugar depois, quando a pessoa escreveu, pediu para ser contactada ou já é cliente do escritório.
A publicidade permitida é informativa
O advogado pode divulgar informação objetiva sobre a sua atividade, as suas áreas e o seu percurso. O que fica excluído é o conteúdo persuasivo, a promessa ou indução de resultados e qualquer elemento comparativo ou depreciativo em relação a colegas. Isto prepara-se uma vez no material do escritório, e não caso a caso.
A rede de prescritores não é um cliente potencial
Ligar a um contabilista certificado, a um solicitador, a um notário, a uma associação empresarial ou a um colega para se apresentar não é uma oferta de serviços a um cliente potencial. É aqui que o telefone serve realmente o desenvolvimento de um escritório. Tenha presente que a partilha de honorários com quem não é advogado não é permitida: um prescritor orienta, não é remunerado por processo.
O segredo profissional cobre também as gravações
O segredo abrange tudo o que o advogado conhece no exercício da profissão, incluindo a identidade dos clientes. Uma chamada gravada, transcrita e depois resumida produz um dado coberto por esse segredo: decida antes de ativar a função onde ficam esses ficheiros, quem no escritório lhes acede e quanto tempo são conservados. Sendo os contactos entre advogados confidenciais por princípio, essas chamadas devem ficar fora do perímetro gravado.
O conflito de interesses verifica-se antes da conversa
Uma primeira chamada basta às vezes para recolher informação que impedirá depois de aceitar a outra parte. A verificação incide sobre o nome de quem liga e sobre o nome da parte contrária, e faz-se logo no primeiro contacto, antes de entrar no detalhe do caso.
Nada disto impede um escritório de organizar o seu telefone. Desloca apenas o seu uso para os clientes existentes, os processos em curso e a rede profissional, e deixa o resto à informação escrita e objetiva.
O guião
O retorno de um contacto recebido, e a chamada à rede
Este guião não serve para angariar. Cobre as duas chamadas que um escritório pode fazer sem sair do quadro do Estatuto: o retorno a quem escreveu ou pediu para ser contactado, e a chamada de apresentação a um prescritor. A chamada fria a um cliente potencial não figura aqui, porque é angariação.
A abertura, retorno a quem escreveu
«[Nome apelido], do escritório [X]. Escreveu-nos [dia] a propósito de [assunto]. Antes de entrarmos no detalhe, pode dar-me o seu nome completo e o nome da pessoa ou da sociedade que está do outro lado?»
O nome da parte contrária pergunta-se antes de tudo o resto: uma primeira chamada basta para recolher informação que impediria depois de aceitar a outra parte.
Se o escritório grava as chamadas
«Informo-o de que esta chamada é gravada e de que o resumo vai para o processo. Diga-me se prefere que eu desligue a gravação.»
A informação tem de preceder a gravação. O que dela sai, transcrição e resumo incluídos, está coberto pelo segredo profissional tal como o processo.
Se perguntar quanto vai custar
«Não lhe consigo dar um valor enquanto não vir as peças. O que lhe posso dizer já é como fixo os meus honorários: [valor hora, avença, honorários por fase], e receberá tudo por escrito antes de qualquer intervenção.»
A pergunta cai em quase todas as primeiras chamadas. Ter a resposta preparada de uma vez por todas evita improvisar sobre um assunto que a deontologia enquadra.
Se o comparar com outro escritório
«Não vou comentar o trabalho de um colega. O que posso fazer é dizer-lhe o que faria no seu processo e em que prazo. Decide a seguir.»
A exclusão de qualquer elemento comparativo ou depreciativo vale para a informação escrita, e essa reserva mantém-se ao telefone.
A chamada de apresentação a um prescritor
«[Nome], sou advogado em [área] em [cidade]. Os seus clientes devem colocar-lhe questões de [assunto] a que não quer responder no lugar deles. Proponho-lhe meia hora para ficar a saber o que trato e o que não trato.»
Um contabilista certificado, um solicitador ou uma associação empresarial não é um cliente potencial: esta chamada não é uma oferta de serviços. Tenha presente que a partilha de honorários com quem não é advogado não é permitida, um prescritor orienta e não é remunerado por processo.
O contacto com um cliente sobre um processo em curso
«Ligo-lhe por causa do processo [nome]. Há dois pontos a decidir: [X] e [Y]. Conte cinco minutos, e confirmo-lhe por escrito o que ficar decidido.»
Anunciar o número de pontos e a duração mantém a chamada dentro do tempo previsto e dá ao cliente o registo escrito que ele espera.
Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.
A evitar
Três erros que este setor comete ao telefone
O erro
Ligar a um empresário que conheceu num evento para lhe propor os seus serviços.
Em vez disso
Isso é angariação: o Estatuto proíbe a oferta de serviços profissionais a quem não os tenha solicitado. Mantenha o contacto com informação objetiva sobre a sua atividade e ligue quando a pessoa o solicitar.
O erro
Entrar nos factos do processo antes de ter o nome da parte contrária.
Em vez disso
Peça o nome de quem liga e o da parte contrária nas primeiras frases. A verificação do conflito de interesses faz-se no primeiro contacto, depois é tarde, a informação já foi recolhida.
O erro
Deixar a gravação e o resumo automático aplicarem-se a todas as chamadas, incluindo as feitas a colegas.
Em vez disso
Os contactos entre advogados são confidenciais por princípio e devem ficar fora do perímetro gravado. Defina antes da entrada em serviço que chamadas são gravadas, onde ficam os ficheiros, quem no escritório lhes acede e quanto tempo são conservados.
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