A melhor solução de telefonia para os escritórios de advogados

Uma linha profissional no telemóvel, cada contacto datado e resumido, sem qualquer mistura com o número pessoal.

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Países incluídos na oferta base · +160 países mediante pedido

Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Número pessoal usado para falar com clientes

02

Contactos telefónicos que não ficam registados no processo

03

Desenvolvimento do escritório informal e irregular

A resposta

O que muda com o Skipcall

Número dedicado no telemóvel e no computador

A aplicação móvel →

Transcrição e resumo associados ao processo

Gravação e transcrição →

Contactos organizados com a rede profissional

O parallel dialer →

Próprio do seu setor

O que a deontologia permite, e o que exclui

O advogado pode dar-se a conhecer, mas o Estatuto da Ordem dos Advogados proíbe a angariação de clientes, e nela inclui a oferta de serviços profissionais a quem não os tenha solicitado. A consequência prática é direta: o telefone não é a ferramenta de entrada em contacto com um cliente potencial. É a ferramenta da relação já existente, dos processos em curso e da rede profissional.

A oferta de serviços a quem não a pediu está fora

Ligar a alguém que nada solicitou para lhe propor os seus serviços é angariação, independentemente do tom e da qualidade do argumento. O telefone recupera todo o seu lugar depois, quando a pessoa escreveu, pediu para ser contactada ou já é cliente do escritório.

A publicidade permitida é informativa

O advogado pode divulgar informação objetiva sobre a sua atividade, as suas áreas e o seu percurso. O que fica excluído é o conteúdo persuasivo, a promessa ou indução de resultados e qualquer elemento comparativo ou depreciativo em relação a colegas. Isto prepara-se uma vez no material do escritório, e não caso a caso.

A rede de prescritores não é um cliente potencial

Ligar a um contabilista certificado, a um solicitador, a um notário, a uma associação empresarial ou a um colega para se apresentar não é uma oferta de serviços a um cliente potencial. É aqui que o telefone serve realmente o desenvolvimento de um escritório. Tenha presente que a partilha de honorários com quem não é advogado não é permitida: um prescritor orienta, não é remunerado por processo.

O segredo profissional cobre também as gravações

O segredo abrange tudo o que o advogado conhece no exercício da profissão, incluindo a identidade dos clientes. Uma chamada gravada, transcrita e depois resumida produz um dado coberto por esse segredo: decida antes de ativar a função onde ficam esses ficheiros, quem no escritório lhes acede e quanto tempo são conservados. Sendo os contactos entre advogados confidenciais por princípio, essas chamadas devem ficar fora do perímetro gravado.

O conflito de interesses verifica-se antes da conversa

Uma primeira chamada basta às vezes para recolher informação que impedirá depois de aceitar a outra parte. A verificação incide sobre o nome de quem liga e sobre o nome da parte contrária, e faz-se logo no primeiro contacto, antes de entrar no detalhe do caso.

Nada disto impede um escritório de organizar o seu telefone. Desloca apenas o seu uso para os clientes existentes, os processos em curso e a rede profissional, e deixa o resto à informação escrita e objetiva.

O guião

O retorno de um contacto recebido, e a chamada à rede

Este guião não serve para angariar. Cobre as duas chamadas que um escritório pode fazer sem sair do quadro do Estatuto: o retorno a quem escreveu ou pediu para ser contactado, e a chamada de apresentação a um prescritor. A chamada fria a um cliente potencial não figura aqui, porque é angariação.

A abertura, retorno a quem escreveu

«[Nome apelido], do escritório [X]. Escreveu-nos [dia] a propósito de [assunto]. Antes de entrarmos no detalhe, pode dar-me o seu nome completo e o nome da pessoa ou da sociedade que está do outro lado?»

O nome da parte contrária pergunta-se antes de tudo o resto: uma primeira chamada basta para recolher informação que impediria depois de aceitar a outra parte.

Se o escritório grava as chamadas

«Informo-o de que esta chamada é gravada e de que o resumo vai para o processo. Diga-me se prefere que eu desligue a gravação.»

A informação tem de preceder a gravação. O que dela sai, transcrição e resumo incluídos, está coberto pelo segredo profissional tal como o processo.

Se perguntar quanto vai custar

«Não lhe consigo dar um valor enquanto não vir as peças. O que lhe posso dizer já é como fixo os meus honorários: [valor hora, avença, honorários por fase], e receberá tudo por escrito antes de qualquer intervenção.»

A pergunta cai em quase todas as primeiras chamadas. Ter a resposta preparada de uma vez por todas evita improvisar sobre um assunto que a deontologia enquadra.

Se o comparar com outro escritório

«Não vou comentar o trabalho de um colega. O que posso fazer é dizer-lhe o que faria no seu processo e em que prazo. Decide a seguir.»

A exclusão de qualquer elemento comparativo ou depreciativo vale para a informação escrita, e essa reserva mantém-se ao telefone.

A chamada de apresentação a um prescritor

«[Nome], sou advogado em [área] em [cidade]. Os seus clientes devem colocar-lhe questões de [assunto] a que não quer responder no lugar deles. Proponho-lhe meia hora para ficar a saber o que trato e o que não trato.»

Um contabilista certificado, um solicitador ou uma associação empresarial não é um cliente potencial: esta chamada não é uma oferta de serviços. Tenha presente que a partilha de honorários com quem não é advogado não é permitida, um prescritor orienta e não é remunerado por processo.

O contacto com um cliente sobre um processo em curso

«Ligo-lhe por causa do processo [nome]. Há dois pontos a decidir: [X] e [Y]. Conte cinco minutos, e confirmo-lhe por escrito o que ficar decidido.»

Anunciar o número de pontos e a duração mantém a chamada dentro do tempo previsto e dá ao cliente o registo escrito que ele espera.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Ligar a um empresário que conheceu num evento para lhe propor os seus serviços.

Em vez disso

Isso é angariação: o Estatuto proíbe a oferta de serviços profissionais a quem não os tenha solicitado. Mantenha o contacto com informação objetiva sobre a sua atividade e ligue quando a pessoa o solicitar.

O erro

Entrar nos factos do processo antes de ter o nome da parte contrária.

Em vez disso

Peça o nome de quem liga e o da parte contrária nas primeiras frases. A verificação do conflito de interesses faz-se no primeiro contacto, depois é tarde, a informação já foi recolhida.

O erro

Deixar a gravação e o resumo automático aplicarem-se a todas as chamadas, incluindo as feitas a colegas.

Em vez disso

Os contactos entre advogados são confidenciais por princípio e devem ficar fora do perímetro gravado. Defina antes da entrada em serviço que chamadas são gravadas, onde ficam os ficheiros, quem no escritório lhes acede e quanto tempo são conservados.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Escritórios de advogados

Não para lhe propor os seus serviços. O Estatuto da Ordem dos Advogados proíbe a angariação de clientes e inclui aí a oferta de serviços profissionais a quem não os tenha solicitado, o que exclui a chamada fria a uma pessoa que nada pediu. Em contrapartida, nada impede de ligar a quem escreveu, a quem pediu para ser contactado ou a quem já é cliente do escritório. As chamadas para colegas, contabilistas certificados, solicitadores ou associações empresariais inserem-se na relação entre profissionais e não numa oferta de serviços a um cliente potencial.
Tecnicamente sim, juridicamente com condições. O interlocutor tem de ser informado antes de a gravação começar. Sobretudo, a gravação, a transcrição e o resumo estão cobertos pelo segredo profissional tal como o processo: a lista de quem no escritório lhes acede e o prazo de conservação devem estar fixados antes da entrada em serviço, e essa decisão continua a ser do escritório. Sendo os contactos entre advogados confidenciais por princípio, é prudente excluí-los da gravação.
Três critérios valem mais do que qualquer função comercial: um número profissional distinto do número pessoal, utilizável em deslocação e no tribunal; um histórico de contactos associável ao processo; um domínio documentado do alojamento e dos acessos às gravações. Verifique também o que a ferramenta não faz. O Skipcall recebe as chamadas na linha do respetivo destinatário mas não as encaminha, sem menu de voz, sem fila de espera e sem distribuição por um grupo: um escritório com atendimento próprio mantém, portanto, a sua central telefónica ao lado.
A informação sobre a atividade tem de ser objetiva, sem conteúdo persuasivo, sem promessa de resultado e sem comparação com colegas, e não pode tomar a forma de uma oferta dirigida a quem nada solicitou. O telefone concentra-se então no que faz melhor: manter uma rede de prescritores, voltar a falar com antigos clientes e acompanhar os contactos gerados por publicações, formações ou intervenções. É um trabalho de regularidade mais do que de volume, o que exige sobretudo saber quem foi contactado e quando.
É a primeira coisa a montar. Um número dedicado permite estar contactável sem expor a linha pessoal, desligar fora de horas sem ficar totalmente inacessível e guardar um rasto dos contactos ligado ao escritório e não a uma pessoa. Em caso de colaboração, de saída ou de passagem de um processo, essa separação evita que o histórico de um cliente saia com um telemóvel privado.

Outros setores que prospetam por telefone

Ver os 25 setores →

Freelancers e recibos verdes

Dois mercados para telefonar ao mesmo tempo, os independentes e as empresas clientes, com uma única ferramenta.

Empresas de trabalho temporário

Uma missão para preencher até amanhã de manhã: ligue a 40 trabalhadores temporários em 10 minutos.

Serviços de TI e outsourcing

Colocar um consultor e abrir uma conta assentam na mesma alavanca: o número de conversas úteis.

Veja o que acontece com as suas próprias listas

Uma demonstração faz-se sobre os seus contactos, não sobre um conjunto de dados de exemplo.

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Demonstração personalizada