A melhor solução de telefonia para as empresas de equipamento de escritório

Marcação de reuniões em volume: passe de 60 para 200 chamadas por dia e por comercial.

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Centenas de empresas usam a para rentabilizar cada chamada

O diagnóstico

O que o trava hoje

01

Volume diário de chamadas difícil de manter

02

Ficheiros de prospeção saturados e mal acompanhados

03

Rotatividade elevada, formação lenta

A resposta

O que muda com o Skipcall

Parallel dialer com quatro linhas para quadruplicar os atendimentos

O parallel dialer →

Sequências multicanal sobre os ficheiros frios

As sequências →

Gravações para formar os novos em dias

Gravação e transcrição →

Próprio do seu setor

As quatro respostas que ouve o dia inteiro

O equipamento de escritório é a profissão histórica do telefone, e as suas objeções não mudaram. Parecem-se todas porque são quase sempre verdadeiras: o parque está equipado, o contrato está a correr, ninguém estava à espera da sua chamada. O trabalho não é virar a objeção do avesso, é datá-la.

“Já estamos equipados, temos contrato”

É verdade em toda a parte, e não é uma recusa. As três perguntas seguintes são: com quem, qual o valor da renda mensal, qual a data de fim. Um contrato de renting tem um termo, e a reunião marca-se alguns meses antes desse termo, não no dia da sua chamada. Um ficheiro onde as datas de fim estão anotadas vale mais do que um ficheiro com o dobro dos contactos.

“Envie-me uma apresentação por e-mail”

É uma forma educada de desligar. Aceite sem discutir e feche logo o passo seguinte: «envio já e ligo na terça às 10h para saber se o formato lhe serve». Envie o documento a seguir à chamada, enquanto a conversa está fresca, e ligue à hora anunciada. Sem data combinada, a apresentação não serve para nada.

“Não sou eu que decido”

Não peça um endereço genérico, peça um nome próprio e uma função. Numa PME, a decisão joga-se muitas vezes entre o gerente que assina e a assistente de direção que aguenta as avarias e sabe quanto se imprime de facto. Volte a ligar citando quem o encaminhou, o acolhimento muda por completo.

“O nosso funciona muito bem”

Nunca discuta a máquina, o interlocutor foi quem a escolheu. Fale do que ele suporta: o tempo entre a chamada para a assistência técnica e a ida do técnico, o custo real por página, o número de referências de consumíveis que tem de gerir. Uma pergunta concreta sobre a última avaria dá mais informação do que qualquer comparação de equipamentos.

Uma objeção datada vale mais do que uma reunião arrancada a ferros. O resumo automático de cada chamada guarda a data de fim do contrato e o nome de quem decide, e o novo contacto cai na altura certa em vez de cair ao acaso do ficheiro.

O guião

O guião de uma chamada para marcar reunião em equipamento de escritório

Está a ligar a uma PME que não espera a sua chamada, e passa primeiro por uma receção. O objetivo não é a venda nem sequer a reunião a todo o custo: é sair da chamada com o nome de quem decide e a data de fim do contrato em vigor. Uma chamada que dê estas duas informações é uma chamada bem-sucedida.

A abertura, na receção

«Bom dia, [nome apelido], da [empresa]. Procuro a pessoa que trata da fotocopiadora e das impressões, quem é aí?»

Pedir uma função muito concreta passa melhor do que pedir uma reunião ou um nome de departamento. A receção sabe sempre quem é que liga para a assistência quando a máquina avaria.

A abertura com quem decide

«Não lhe ligo para lhe mudar o equipamento hoje, ninguém muda de fotocopiadora a meio de um contrato. Queria só saber com quem estão e quando é que o contrato termina, para lhe ligar na altura certa.»

Anunciar que não está a vender nada agora é o que permite fazer as perguntas do fornecedor, da renda e da data de fim sem ser cortado.

Se disser que é o décimo a ligar esta semana

«Eu sei, é um setor que telefona muito. Precisamente por isso: aponte o meu nome, não volto a ligar antes de [mês], quando o vosso contrato estiver a chegar ao fim.»

Comprometer-se a não voltar a ligar antes de uma data é a única coisa que realmente o distingue das outras chamadas da semana. Falta cumprir o compromisso.

Se disser para ligar daqui a seis meses

«Muito bem. Fico com [data exata]. É mais fácil falar consigo de manhã ou ao fim do dia? Mando-lhe uma mensagem na véspera para saber que sou eu.»

Uma data e uma hora valem mais do que um «daqui a seis meses», que ninguém cumpre.

Se perguntar quanto custa

«Depende do que imprimem de facto. Tire-me a leitura dos contadores e dou-lhe um número sério. Sem isso, estaria a anunciar-lhe um preço que depois teria de rever.»

O pedido de reunião

«O que lhe proponho são vinte minutos aí, com a leitura dos contadores e a última fatura da renda à frente. Terça às 10h ou quinta às 14h?»

A visita continua a ser útil mesmo que não feche nada: a leitura dos contadores dá o volume real do parque, que é o dado que falta a toda a gente neste setor.

Na Skipcall cada chamada é gravada, transcrita e resumida: o guião corrige-se pelo que os comerciais dizem de facto, e não pelo que se imagina que dizem.

A evitar

Três erros que este setor comete ao telefone

O erro

Fechar uma chamada negativa a escrever «não tem interesse» e mais nada.

Em vez disso

Faça a pergunta da data de fim mesmo quando a chamada acaba mal: «é um contrato de renting, quando é que termina?». Uma recusa datada volta a ser uma reunião futura, uma recusa sem data sai do ficheiro.

O erro

Anunciar um valor de renda mensal ao telefone para prender o interlocutor.

Em vez disso

A renda depende do volume impresso, da duração e do financiamento escolhido. Devolva o número à leitura dos contadores: um valor anunciado antes disso será sempre mais baixo do que a proposta, e o seu orçamento passará por um aumento.

O erro

Deixar no atendedor da receção uma mensagem a anunciar uma oferta de equipamento.

Em vez disso

Essa mensagem garante que não lhe devolvem a chamada e avisa a empresa para filtrar o seu número. Mais vale não deixar nada e ligar a outra hora, reservando o tempo da sessão a quem está mesmo em linha.

Uma agenda cheia de reuniões começa por uma chamada.

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FAQ

Perguntas frequentes, Equipamento de escritório

O volume depende menos da rapidez do comercial do que do tempo perdido entre duas conversas: marcação, toques, atendedores de chamadas, registo de notas. Um marcador paralelo lança várias chamadas em simultâneo e só coloca o comercial em linha quando alguém atende, o que elimina quase todo esse tempo morto. O Skipcall marca quatro linhas em paralelo, um limite deliberado e não técnico, e deteta os atendedores por IA. A qualidade do ficheiro continua a ser o segundo fator: mal qualificado, faz cair o rendimento seja qual for a ferramenta.
Sim. A Lista Nacional de Não Incomodar protege consumidores, e é a eles que se dirige. Entre profissionais, a prospeção mantém-se lícita no quadro do regime de proteção de dados fiscalizado pela CNPD: base legal documentada, informação das pessoas sobre a origem dos seus contactos, direito de oposição respeitado, e informação prévia quando a chamada é gravada. Ligar para uma linha profissional a propósito da atividade da empresa insere-se nesse quadro.
Anote logo na primeira chamada com quem está, o valor da renda e a data de fim. O contacto útil coloca-se alguns meses antes do termo, no momento em que a renovação se prepara mas em que o fornecedor atual ainda não fez assinar nada. Entre um e outro, um contacto leve de vez em quando basta para se manter presente sem cansar. Guardar o resumo da última chamada evita voltar a fazer as mesmas perguntas e recomeçar do zero.
A necessidade é a de uma atividade de volume: marcar depressa, qualificar em dois minutos, datar a ação seguinte. O Skipcall junta quatro linhas em paralelo, a deteção de atendedores, as sequências de chamada e de SMS, e um pre-CRM sincronizado de forma nativa com o HubSpot, o Pipedrive, o Salesforce e o Attio. Outras vinte e nove ferramentas ligam-se por API, sem integração nativa. Cada chamada é gravada, transcrita e resumida.
Ponha-o a ouvir antes de o pôr a falar: chamadas reais da equipa ensinam mais depressa do que um guião lido. Depois ouça com ele as suas próprias chamadas, uma vez por semana, trabalhando uma só coisa de cada vez, a abertura, depois a passagem pela receção, depois a marcação da data. Os resumos automáticos permitem escolher as chamadas a rever sem ter de ouvir tudo. Numa atividade em que as equipas rodam, esta biblioteca de chamadas torna-se o verdadeiro suporte de formação.

Outros setores que prospetam por telefone

Ver os 25 setores →

Contabilistas certificados

Pedir documentos a 80 clientes não pode custar um dia inteiro a um colaborador.

Escritórios de advogados

Uma linha profissional no telemóvel, cada contacto datado e resumido, sem qualquer mistura com o número pessoal.

Mediação de crédito e financiamento

O primeiro intermediário que fala com o cliente fica com o processo: o Skipcall coloca-o à cabeça da fila.

Veja o que acontece com as suas próprias listas

Uma demonstração faz-se sobre os seus contactos, não sobre um conjunto de dados de exemplo.

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Demonstração personalizada