De beste telefonieoplossing voor accountants- en administratiekantoren
Tachtig klanten bellen voor hun ontbrekende stukken hoort geen dag van een medewerker te kosten.
Honderden bedrijven gebruiken 
om elke oproep rendabel te maken
De situatie
Wat je vandaag tegenhoudt
Stukken najagen kost eindeloos veel tijd
Groei van het kantoor zonder vast proces
Klantcontacten worden niet per dossier vastgelegd
Het antwoord
Wat Skipcall verandert
Eigen aan je branche
Wat de beroepsregels toestaan, en wat ze begrenzen
Anders dan veel kantoren denken, verbiedt de beroepsgroep het benaderen van nieuwe klanten niet. De grenzen komen ergens anders vandaan: uit de gedragsregels van de NBA, uit de Wwft en uit de belregels van de Telecommunicatiewet. Samen bepalen ze wie je mag bellen en wat je onderweg vastlegt.
Benaderen mag, de titel is beschermd
Een accountantskantoor mag zich actief bekendmaken en prospects benaderen. Wat beschermd is, is de titel: accountant, AA en RA staan in het accountantsregister van de NBA, terwijl boekhouder en administratiekantoor vrije aanduidingen zijn. Zeg dus aan de telefoon precies wie je bent, en laat je medewerkers zichzelf nooit accountant noemen als ze het niet zijn.
Vertrouwelijkheid stopt niet bij de hoorn
De gedragsregels van de NBA leggen je onder meer integriteit, objectiviteit en vertrouwelijkheid op. Een medewerker die stukken opvraagt, hanteert gegevens die onder die vertrouwelijkheid vallen. Dat verbiedt het noemen van een klantnaam waar een derde bij is, ook per ongeluk in een gedeelde ruimte, en het betekent dat alleen wie op het dossier zit bij de opnames kan.
Wie je belt, bepaalt of je mag bellen
Een bv of nv bel je, mits je in elk gesprek de mogelijkheid biedt om bezwaar te maken. Een eenmanszaak, vof of maatschap geldt als natuurlijk persoon en valt onder de opt-in die sinds 1 juli 2021 voor particulieren geldt: zonder aantoonbare toestemming bel je niet. Precies daar zit de valkuil, want een groot deel van de nieuwe inschrijvingen bij de KVK zijn eenmanszaken.
De overname van een klant van een collega
Voordat je een opdracht aanneemt, is het gebruikelijk om contact op te nemen met de vorige accountant over de reden van de overstap. Dat doe je met toestemming van de klant, want zonder die toestemming raak je aan je eigen geheimhouding. Regel dit voordat je de opdrachtbevestiging stuurt, niet erna.
Het cliëntenonderzoek gaat aan de opdracht vooraf
De Wwft verplicht je tot cliëntenonderzoek voordat je de dienstverlening start: identificatie, verificatie, en het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende. Ongebruikelijke transacties meld je bij de FIU-Nederland. Een acquisitiegesprek levert dus nooit meteen een opdracht op, en dat is geen vertraging maar je eigen bescherming.
Gesprekken opnemen
Informeer je gesprekspartner voordat de opname begint, met een vastgelegd doel en een bewaartermijn. Het najagen van stukken en een acquisitiegesprek hebben niet hetzelfde doel: bewaar ze dan ook niet op één hoop.
Niets hiervan houdt een kantoor tegen om aan de telefoon te groeien. Het dwingt je alleen om vóór het intoetsen te weten op welke grond je belt en wat je bewaart.
Het belscript
Het script van een acquisitiegesprek voor een kantoor
Je belt de bestuurder van een pas ingeschreven bv, of een starter die zelf om een gesprek heeft gevraagd. Een eenmanszaak die niets heeft gevraagd, bel je niet. Het gesprek is kort en mikt op een afspraak, en het blijft binnen wat de beroepsregels vragen: eerlijke informatie over de opdracht, geen beloofd resultaat, geen druk.
De opening bij een net ingeschreven bestuurder
„Goedemorgen, je spreekt met [voornaam achternaam] van [kantoor] in [plaats]. Ik zag jullie inschrijving in het Handelsregister. Ik bel voor één vraag: heb je de administratie al ergens ondergebracht, of moet dat nog?”
In de eerste zin vertellen waar je de gegevens vandaan hebt, beantwoordt de vraag die anders komt, en het is precies wat de informatieplicht van je vraagt.
Als hij zegt er nog niet over te hebben nagedacht
„Heel gewoon. Wat dringt is niet de jaarrekening, dat komt eerder: je btw-aangifte per kwartaal, je loonaangifte als je personeel hebt, en hoe je je bonnen vanaf de eerste maand bijhoudt. Daar praten we twintig minuten over, op kantoor of online, en dan weet je wat je te doen staat, ook als je niet met ons in zee gaat.”
Een afspraak over de eerstvolgende deadline sla je moeilijker af dan een presentatie van een kantoor.
Als hij zegt dat hij al een accountant heeft
„Prima, en ik vraag je niet om te wisselen. Ik meld me alleen: mocht de dienstverlening ooit niet meer passen bij wat je nodig hebt, dan weet je dat we er zijn. Loopt jullie opdracht per boekjaar door, of is er een opzegmoment?”
Over het werk van een collega spreek je je niet uit. Je positioneert je op een datum, zonder één woord over de ander.
Als hij vraagt wat het kost
„Een eerlijk bedrag kan ik je aan de telefoon niet geven zonder te weten wat je verwacht en om hoeveel mutaties het gaat. Vertel me je activiteit, je rechtsvorm en hoeveel facturen en bonnen je per maand hebt, dan krijg je een opdrachtbevestiging met een bedrag op papier. Ik beloof je geen besparing: ik vertel je wat de opdracht wel en niet omvat.”
Een beloofd resultaat is precies wat je niet doet. Dat zelf zeggen stelt meer gerust dan een bedrag dat je uit de lucht grijpt.
Als hij zegt dat het druk is en dat hij terugbelt
„Snap ik, en ik laat het liever niet aan jou over. Geef me een datum, al is het over zes weken: die noteer ik en daar hou ik me aan. Welke dag komt je uit, liever vroeg in de ochtend?”
Het gesprek afronden
„Ik stuur je vandaag op schrift waar we het over hadden en de datum die we net hebben afgesproken. Wil je tot die tijd niet meer gebeld worden, laat het me weten, dan haal ik je van de lijst.”
Het recht van bezwaar noemen kost één zin aan het eind en regelt meteen de vraag waar je bestand vandaan komt.
Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.
Vermijd dit
Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt
De fout
De acquisitiecampagne in het voorjaar plannen, als het team in het jaarwerk en de aangiftes zit.
Doe dit in plaats daarvan
De medewerker die belt wordt door een dossier opgeslokt voor de eerste opvolging, en de prospect die een afspraak accepteert krijgt geen vervolg. Zet je groei waar het kantoor er echt een dossier bij kan hebben, meestal in de zomer en van september tot november, met een wekelijks blok dat je vasthoudt in plaats van een eenmalige actie. De uitstelregeling voor belastingconsulenten helpt daarbij, want daarmee spreid je de aangiften over het jaar.
De fout
De naam van een klant als referentie noemen om een prospect gerust te stellen.
Doe dit in plaats daarvan
Je vertrouwelijkheidsplicht staat dat niet toe, ook niet als de referentie vleiend is en de prospect de persoon niet kent. Praat in branches, omvang en type opdracht, zonder namen. Wil je toch klanten noemen, vraag ze dan één keer schriftelijk om toestemming.
De fout
Een belastingbesparing of een bedrag beloven om de beslissing binnen te halen.
Doe dit in plaats daarvan
Een beloofd resultaat verhoudt zich slecht tot je objectiviteit, en het keert zich in het eerste boekjaar tegen je. Beschrijf wat de opdracht omvat, wat er niet in zit en op welke datum je wat oplevert: die precisie onderscheidt een kantoor, geen bedrag dat aan de telefoon valt.
Veelgestelde vragen, Accountants- en administratiekantoren
Andere branches die telefonisch prospecteren
Bekijk alle 25 branches →Zzp'ers & freelancebemiddeling
Twee markten tegelijk bellen, de zzp'ers en de opdrachtgevers, met één tool.
Uitzendbureaus
Een dienst die morgen om zes uur begint: bel veertig uitzendkrachten in tien minuten.
IT-dienstverleners & managed services
Een consultant plaatsen en een account openen draaien om dezelfde hefboom: het aantal nuttige gesprekken.
Kijk wat het doet met je eigen lijsten
Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.
Persoonlijke demo