De beste telefonieoplossing voor accountants- en administratiekantoren

Tachtig klanten bellen voor hun ontbrekende stukken hoort geen dag van een medewerker te kosten.

Nu beginnen Demo boeken
Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten
Landen inbegrepen in het basisabonnement · +160 landen op aanvraag

Honderden bedrijven gebruiken om elke oproep rendabel te maken

De situatie

Wat je vandaag tegenhoudt

01

Stukken najagen kost eindeloos veel tijd

02

Groei van het kantoor zonder vast proces

03

Klantcontacten worden niet per dossier vastgelegd

Het antwoord

Wat Skipcall verandert

Alle openstaande stukken in één belsessie

De parallel dialer →

AI-samenvatting die per klantdossier wordt bewaard

Opname en transcriptie →

Belreeksen op nieuwe inschrijvingen bij de KVK

De sequenties →

Eigen aan je branche

Wat de beroepsregels toestaan, en wat ze begrenzen

Anders dan veel kantoren denken, verbiedt de beroepsgroep het benaderen van nieuwe klanten niet. De grenzen komen ergens anders vandaan: uit de gedragsregels van de NBA, uit de Wwft en uit de belregels van de Telecommunicatiewet. Samen bepalen ze wie je mag bellen en wat je onderweg vastlegt.

Benaderen mag, de titel is beschermd

Een accountantskantoor mag zich actief bekendmaken en prospects benaderen. Wat beschermd is, is de titel: accountant, AA en RA staan in het accountantsregister van de NBA, terwijl boekhouder en administratiekantoor vrije aanduidingen zijn. Zeg dus aan de telefoon precies wie je bent, en laat je medewerkers zichzelf nooit accountant noemen als ze het niet zijn.

Vertrouwelijkheid stopt niet bij de hoorn

De gedragsregels van de NBA leggen je onder meer integriteit, objectiviteit en vertrouwelijkheid op. Een medewerker die stukken opvraagt, hanteert gegevens die onder die vertrouwelijkheid vallen. Dat verbiedt het noemen van een klantnaam waar een derde bij is, ook per ongeluk in een gedeelde ruimte, en het betekent dat alleen wie op het dossier zit bij de opnames kan.

Wie je belt, bepaalt of je mag bellen

Een bv of nv bel je, mits je in elk gesprek de mogelijkheid biedt om bezwaar te maken. Een eenmanszaak, vof of maatschap geldt als natuurlijk persoon en valt onder de opt-in die sinds 1 juli 2021 voor particulieren geldt: zonder aantoonbare toestemming bel je niet. Precies daar zit de valkuil, want een groot deel van de nieuwe inschrijvingen bij de KVK zijn eenmanszaken.

De overname van een klant van een collega

Voordat je een opdracht aanneemt, is het gebruikelijk om contact op te nemen met de vorige accountant over de reden van de overstap. Dat doe je met toestemming van de klant, want zonder die toestemming raak je aan je eigen geheimhouding. Regel dit voordat je de opdrachtbevestiging stuurt, niet erna.

Het cliëntenonderzoek gaat aan de opdracht vooraf

De Wwft verplicht je tot cliëntenonderzoek voordat je de dienstverlening start: identificatie, verificatie, en het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende. Ongebruikelijke transacties meld je bij de FIU-Nederland. Een acquisitiegesprek levert dus nooit meteen een opdracht op, en dat is geen vertraging maar je eigen bescherming.

Gesprekken opnemen

Informeer je gesprekspartner voordat de opname begint, met een vastgelegd doel en een bewaartermijn. Het najagen van stukken en een acquisitiegesprek hebben niet hetzelfde doel: bewaar ze dan ook niet op één hoop.

Niets hiervan houdt een kantoor tegen om aan de telefoon te groeien. Het dwingt je alleen om vóór het intoetsen te weten op welke grond je belt en wat je bewaart.

Het belscript

Het script van een acquisitiegesprek voor een kantoor

Je belt de bestuurder van een pas ingeschreven bv, of een starter die zelf om een gesprek heeft gevraagd. Een eenmanszaak die niets heeft gevraagd, bel je niet. Het gesprek is kort en mikt op een afspraak, en het blijft binnen wat de beroepsregels vragen: eerlijke informatie over de opdracht, geen beloofd resultaat, geen druk.

De opening bij een net ingeschreven bestuurder

„Goedemorgen, je spreekt met [voornaam achternaam] van [kantoor] in [plaats]. Ik zag jullie inschrijving in het Handelsregister. Ik bel voor één vraag: heb je de administratie al ergens ondergebracht, of moet dat nog?”

In de eerste zin vertellen waar je de gegevens vandaan hebt, beantwoordt de vraag die anders komt, en het is precies wat de informatieplicht van je vraagt.

Als hij zegt er nog niet over te hebben nagedacht

„Heel gewoon. Wat dringt is niet de jaarrekening, dat komt eerder: je btw-aangifte per kwartaal, je loonaangifte als je personeel hebt, en hoe je je bonnen vanaf de eerste maand bijhoudt. Daar praten we twintig minuten over, op kantoor of online, en dan weet je wat je te doen staat, ook als je niet met ons in zee gaat.”

Een afspraak over de eerstvolgende deadline sla je moeilijker af dan een presentatie van een kantoor.

Als hij zegt dat hij al een accountant heeft

„Prima, en ik vraag je niet om te wisselen. Ik meld me alleen: mocht de dienstverlening ooit niet meer passen bij wat je nodig hebt, dan weet je dat we er zijn. Loopt jullie opdracht per boekjaar door, of is er een opzegmoment?”

Over het werk van een collega spreek je je niet uit. Je positioneert je op een datum, zonder één woord over de ander.

Als hij vraagt wat het kost

„Een eerlijk bedrag kan ik je aan de telefoon niet geven zonder te weten wat je verwacht en om hoeveel mutaties het gaat. Vertel me je activiteit, je rechtsvorm en hoeveel facturen en bonnen je per maand hebt, dan krijg je een opdrachtbevestiging met een bedrag op papier. Ik beloof je geen besparing: ik vertel je wat de opdracht wel en niet omvat.”

Een beloofd resultaat is precies wat je niet doet. Dat zelf zeggen stelt meer gerust dan een bedrag dat je uit de lucht grijpt.

Als hij zegt dat het druk is en dat hij terugbelt

„Snap ik, en ik laat het liever niet aan jou over. Geef me een datum, al is het over zes weken: die noteer ik en daar hou ik me aan. Welke dag komt je uit, liever vroeg in de ochtend?”

Het gesprek afronden

„Ik stuur je vandaag op schrift waar we het over hadden en de datum die we net hebben afgesproken. Wil je tot die tijd niet meer gebeld worden, laat het me weten, dan haal ik je van de lijst.”

Het recht van bezwaar noemen kost één zin aan het eind en regelt meteen de vraag waar je bestand vandaan komt.

Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.

Vermijd dit

Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt

De fout

De acquisitiecampagne in het voorjaar plannen, als het team in het jaarwerk en de aangiftes zit.

Doe dit in plaats daarvan

De medewerker die belt wordt door een dossier opgeslokt voor de eerste opvolging, en de prospect die een afspraak accepteert krijgt geen vervolg. Zet je groei waar het kantoor er echt een dossier bij kan hebben, meestal in de zomer en van september tot november, met een wekelijks blok dat je vasthoudt in plaats van een eenmalige actie. De uitstelregeling voor belastingconsulenten helpt daarbij, want daarmee spreid je de aangiften over het jaar.

De fout

De naam van een klant als referentie noemen om een prospect gerust te stellen.

Doe dit in plaats daarvan

Je vertrouwelijkheidsplicht staat dat niet toe, ook niet als de referentie vleiend is en de prospect de persoon niet kent. Praat in branches, omvang en type opdracht, zonder namen. Wil je toch klanten noemen, vraag ze dan één keer schriftelijk om toestemming.

De fout

Een belastingbesparing of een bedrag beloven om de beslissing binnen te halen.

Doe dit in plaats daarvan

Een beloofd resultaat verhoudt zich slecht tot je objectiviteit, en het keert zich in het eerste boekjaar tegen je. Beschrijf wat de opdracht omvat, wat er niet in zit en op welke datum je wat oplevert: die precisie onderscheidt een kantoor, geen bedrag dat aan de telefoon valt.

Een agenda vol afspraken begint met een gesprek.

Nu beginnen Demo boeken

Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten

FAQ

Veelgestelde vragen, Accountants- en administratiekantoren

Ja. De beroepsregels van de NBA verbieden acquisitie niet; ze verplichten je tot integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid, en dat betekent vooral eerlijke informatie over wat je opdracht wel en niet omvat en geen beloofd resultaat. De echte grens ligt bij de belregels: rechtspersonen bel je met een recht van bezwaar in elk gesprek, terwijl een eenmanszaak, vof of maatschap als natuurlijk persoon geldt en dus toestemming vooraf vraagt.
Bundel het najagen in plaats van het te versnipperen: één vaste belsessie per week, dossier voor dossier, werkt beter dan een los telefoontje tussen twee opdrachten door. Bel op het moment dat de ondernemer echt bereikbaar is, bij een winkelier of installateur vaak vroeg in de ochtend of aan het eind van de dag. Vraag een concrete aanleverdatum in plaats van een toezegging in het algemeen, noteer die, en stuur er een bericht achteraan waarin die datum staat. Met een tool die meerdere lijnen parallel belt en elk gesprek samenvat, doe je zo'n sessie in één keer.
Een kantoor heeft twee verschillende toepassingen: het terugkerende contact met bestaande klanten en het werven van nieuwe dossiers. Skipcall dekt beide met vier lijnen die parallel bellen, voicemailherkenning, opname, transcriptie en samenvatting van elk gesprek, een pre-CRM en belreeksen. Skipcall ontvangt gesprekken op de lijn van de ontvanger maar vervangt geen telefooncentrale: er is geen keuzemenu, geen wachtrij en geen verdeling over een groep. Moet de balie van het kantoor gesprekken doorverbinden, dan regel je dat apart.
Ja, mits je de gesprekspartner informeert voordat de opname begint, met een vastgelegd doel en een bewaartermijn. Bovenop de AVG komt je beroepsgeheim: de toegang tot de opnames blijft beperkt tot wie op het dossier werkt. Neem je gesprekken op om medewerkers te beoordelen, dan is dat een personeelsvolgsysteem en heb je instemming van de ondernemingsraad nodig.
Nieuwe inschrijvingen staan in het Handelsregister van de KVK en zijn opvraagbaar. Het juiste moment ligt in de eerste weken, wanneer de starter nog zoekt en nog geen boekjaar heeft draaien. Let wel op de rechtsvorm: een startende eenmanszaak is voor de belregels een natuurlijk persoon, dus die bel je niet zonder toestemming vooraf, en de non-mailingindicator van de KVK blokkeert daarnaast het gebruik van adresgegevens voor ongevraagde post. Voor bv's werkt een kort gesprek over de eerstvolgende deadline beter dan een volledige presentatie van het kantoor, gevolgd door iets op schrift.

Andere branches die telefonisch prospecteren

Bekijk alle 25 branches →

Zzp'ers & freelancebemiddeling

Twee markten tegelijk bellen, de zzp'ers en de opdrachtgevers, met één tool.

Uitzendbureaus

Een dienst die morgen om zes uur begint: bel veertig uitzendkrachten in tien minuten.

IT-dienstverleners & managed services

Een consultant plaatsen en een account openen draaien om dezelfde hefboom: het aantal nuttige gesprekken.

Kijk wat het doet met je eigen lijsten

Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.

Uitproberen → Demo boeken

Persoonlijke demo