La migliore soluzione di telefonia per gli studi dei commercialisti

Sollecitare 80 clienti per i documenti contabili non deve costare una giornata a un collaboratore.

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Centinaia di aziende usano per rendere redditizia ogni chiamata

Il quadro

Che cosa ti frena oggi

01

Solleciti dei documenti ripetitivi e lunghi

02

Sviluppo dello studio senza un processo

03

Scambi con i clienti non tracciati per pratica

La risposta

Che cosa cambia con Skipcall

Campagne di sollecito documenti in una sola sessione

Il parallel dialer →

Riassunto AI archiviato per pratica cliente

Registrazione e trascrizione →

Sequenze di sviluppo sulle nuove iscrizioni al Registro imprese

Le sequenze →

Specifico del tuo settore

Quello che la deontologia consente, e quello che disciplina

Molti studi credono ancora che la professione vieti di farsi avanti. Non è più così da quando la pubblicità informativa è stata liberalizzata nel 2006 e recepita nel codice deontologico dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili. L'informazione è consentita, ma si pratica in forme precise, e sono quelle forme a pesare su una chiamata in uscita.

L'informazione sull'attività è consentita

Un commercialista può presentarsi a un'impresa che non lo conosce. L'informazione deve essere veritiera e corretta sulla natura degli incarichi, priva di elementi comparativi o denigratori e rispettosa del decoro della professione. Quello che resta fuori si riassume in due parole: la pressione e la promessa di risultato.

Il segreto professionale non si ferma alla cornetta

Un collaboratore che sollecita documenti maneggia informazioni coperte dal segreto, tutelato dal codice deontologico e dall'articolo 622 del codice penale. Questo vieta di pronunciare il nome di un cliente davanti a terzi, anche per distrazione in una stanza condivisa, e impone di riservare l'accesso alle registrazioni a chi segue davvero la pratica.

Il subentro nell'incarico di un collega

Chi subentra a un collega deve informarlo prima di accettare l'incarico e chiarire la posizione dei compensi ancora dovuti. È una verifica che si prepara prima della chiamata di chiusura, non dopo la firma della lettera d'incarico.

Le liste di prospezione

Contattare un'impresa resta lecito fra professionisti, nel quadro del GDPR: base giuridica documentata, informativa alle persone, diritto di opposizione. Il fatto che le iscrizioni al Registro delle imprese siano pubbliche non esonera né dall'informativa né dalla cancellazione su richiesta. Verso le persone fisiche resta la verifica del Registro Pubblico delle Opposizioni.

La registrazione delle chiamate

L'informativa precede la registrazione, con una finalità definita e una durata di conservazione. Un sollecito di documenti e una chiamata di sviluppo non hanno la stessa finalità: meglio non conservarli insieme. E se a essere registrate sono le chiamate dei collaboratori dipendenti, si applica l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, che chiede l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato prima di attivare lo strumento.

Niente di tutto questo impedisce a uno studio di crescere al telefono. Obbliga soltanto a sapere, prima di comporre, su quale base stai chiamando e cosa conservi.

Lo script

Lo script di una chiamata di sviluppo, per uno studio

Chiami il titolare di un'impresa iscritta da poco al Registro delle imprese, oppure una società del tuo territorio che ti è stata segnalata. La chiamata è breve e punta a un appuntamento. Sta tutta dentro quello che la professione consente: un'informazione veritiera sull'incarico, nessuna promessa di risultato, nessuna insistenza.

L'apertura con chi ha appena aperto

«Buongiorno, sono [nome cognome], dottore commercialista dello studio [nome] di [città]. Ho visto la sua iscrizione al Registro delle imprese. La chiamo per una sola domanda: ha già qualcuno per la contabilità, o è ancora da decidere?»

Dire da dove arrivano i recapiti già nella prima frase risponde in anticipo alla domanda che segue, ed è anche quello che l'informativa richiede.

Se dice che non ci ha ancora pensato

«Capita spesso. Quello che stringe non è il bilancio, viene prima: il regime fiscale che le conviene, l'IVA e il modo di tenere i documenti fin dal primo mese, con la fattura elettronica che parte subito. Ne parliamo venti minuti, in video o in studio, e saprà cosa fare anche se non lavorerà con noi.»

Un appuntamento costruito sulla scadenza immediata si rifiuta più difficilmente di una presentazione dello studio.

Se dice che ha già un commercialista

«Benissimo, e non le chiedo di cambiare. Mi segnalo e basta: se un giorno l'incarico non corrisponderà più a quello che le serve, saprà che esistiamo. Quando arriva a scadenza la sua lettera d'incarico?»

La deontologia non consente di commentare il lavoro del collega in carica. Posizionarsi su una data di scadenza, senza una parola su di lui, resta nel quadro.

Se chiede quanto costa

«Non posso darle un numero onesto al telefono senza sapere cosa si aspetta e che volume rappresenta. Mi dica l'attività, il regime e quanti documenti muove al mese, e le arriverà una lettera d'incarico con il compenso per iscritto. Non le prometto nessun risparmio: le dico cosa copre l'incarico.»

La promessa di risultato è proprio quello che resta escluso. Dirlo per primo rassicura più di un importo lanciato a caso.

Se dice che è in piena scadenza e che richiamerà lui

«Capisco, e preferisco non lasciare a lei il richiamo. Mi dia una data, anche fra sei settimane: la segno e la rispetto. Che giorno le va meglio, magari di prima mattina?»

Per chiudere la chiamata

«Le mando oggi uno scritto con quello di cui abbiamo parlato e la data che abbiamo appena fissato. Se nel frattempo non vuole più essere contattato, mi risponda e la tolgo dalla lista.»

Ricordare il diritto di opposizione a fine chiamata costa una frase e chiude la questione dell'origine della lista.

In Skipcall ogni chiamata viene registrata, trascritta e riassunta: lo script si corregge su quello che i commerciali dicono davvero, non su quello che immaginiamo dicano.

Da evitare

Tre errori che questo settore commette al telefono

L'errore

Mettere la campagna di sviluppo a giugno o a novembre, quando lo studio è sotto scadenza.

Al suo posto

Giugno concentra i versamenti di saldo e primo acconto, novembre il secondo acconto: il collaboratore che chiama verrà richiamato da una pratica prima del primo follow-up, e il prospect che accetta un appuntamento non sarà seguito. Metti lo sviluppo dove lo studio può davvero prendere una pratica in più, spesso nella seconda metà di maggio e nelle prime settimane di dicembre, con uno slot settimanale tenuto davvero invece di uno sforzo una tantum.

L'errore

Citare il nome di un cliente come referenza per rassicurare un prospect.

Al suo posto

Il segreto professionale lo vieta, anche quando la referenza è lusinghiera e il prospect non conosce quella persona. Parla per settore, per dimensione e per tipo di incarico, senza nomi. Se tieni a citare un cliente, chiedigli una volta per tutte il consenso scritto.

L'errore

Annunciare un risparmio d'imposta o un guadagno in cifre per chiudere la decisione.

Al suo posto

La promessa di risultato non è consentita, e si ritorce contro di te al primo esercizio. Descrivi cosa comprende l'incarico, cosa non comprende e a quale scadenza consegni cosa: è questa precisione a distinguere uno studio, non un numero detto al telefono.

Un calendario pieno di appuntamenti comincia da una chiamata.

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FAQ

Domande frequenti, Studi commercialisti

Sì. Da quando la pubblicità informativa è stata liberalizzata nel 2006 e disciplinata dal codice deontologico dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, la professione può farsi conoscere e presentare i propri incarichi. L'informazione deve essere veritiera e corretta, senza elementi comparativi o denigratori, nel rispetto del decoro e del segreto professionale. Il vecchio divieto generale di pubblicità non è più in vigore. Restano fuori la pressione sul destinatario e la promessa di un risultato.
Raggruppa i solleciti invece di disperderli: una sessione dedicata a settimana, pratica per pratica, vale più di una chiamata isolata fra due incarichi. Chiama nella fascia in cui il titolare è davvero disponibile, spesso presto la mattina o a fine giornata per un commerciante o un artigiano. Chiedi una data di consegna precisa invece di un accordo di principio, annotala e fai partire una mail che la riprende. Uno strumento che compone più linee in parallelo e riassume ogni chiamata permette di tenere la sessione in una volta sola.
Uno studio ha due usi distinti: il sollecito ricorrente dei propri clienti e lo sviluppo di nuove pratiche. Skipcall copre entrambi con quattro linee composte in parallelo, il rilevamento delle segreterie, la registrazione, la trascrizione e il riassunto di ogni chiamata, un pre-CRM e le sequenze. Skipcall riceve le chiamate sulla linea del destinatario ma non sostituisce un centralino: non c'è risponditore automatico, non c'è coda di attesa, non c'è distribuzione verso un gruppo. Se l'accoglienza telefonica dello studio va instradata, resta da trattare a parte.
Sì, a condizione di informare l'interlocutore prima che la registrazione cominci, con una finalità definita e una durata di conservazione. Il segreto professionale si somma al GDPR: l'accesso alle registrazioni deve restare limitato a chi interviene sulla pratica. Se a essere registrate sono le chiamate dei collaboratori dipendenti, si aggiunge l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Le iscrizioni al Registro delle imprese sono pubbliche e consultabili tramite le Camere di commercio. Il momento giusto sono le prime settimane, quando chi ha appena aperto cerca ancora uno studio e non ha chiuso il primo esercizio. Prevedi una chiamata breve, centrata sulla scadenza che lo preoccupa davvero, il regime fiscale, l'IVA e la fatturazione elettronica che parte dal primo giorno, e poi uno scritto, invece di una presentazione completa dello studio. Il carattere pubblico dei dati non esonera dall'indicare l'origine dei recapiti né dal rispettare un'opposizione.

Altri settori che fanno prospezione telefonica

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Freelance e partite IVA

Due mercati da chiamare nello stesso momento, i freelance e le aziende clienti, con un solo strumento.

Agenzie per il lavoro

Una missione da coprire per domani mattina: chiami 40 candidati in 10 minuti.

Società IT e servizi gestiti

Piazzare un consulente e aprire un account poggiano sulla stessa leva: il numero di conversazioni utili.

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