La mejor solución de telefonía para los organizadores de eventos y ferias

Una feria se llena en pocas semanas: concentra toda la potencia de llamada en esa ventana.

Empezar ahora Reservar una demo
Sin compromiso · Número activo en 2 minutos
Países incluidos en el plan base · +160 países bajo petición

Cientos de empresas usan para rentabilizar cada llamada

El diagnóstico

Lo que te frena hoy

01

Ventana de comercialización muy corta

02

Seguimiento de expositores y visitantes en volumen

03

No-show importante el día del evento

La respuesta

Lo que cambia Skipcall

Picos de llamadas absorbidos sin contratar

El parallel dialer →

Secuencias de confirmación con llamada y SMS

Las secuencias →

Seguimiento en tiempo real del llenado por comercial

El parallel dialer →

Propio de tu sector

La cuenta atrás de llamadas de una edición

Todo se calcula hacia atrás desde la fecha de la feria, nunca desde la fecha del último contacto. Un expositor decide dentro del presupuesto de marketing de su ejercicio, un visitante decide en los días previos. Las dos campañas no tienen ni el mismo ritmo ni los mismos argumentos.

Durante la edición en curso, la reserva de los expositores

El estand está montado, el expositor está viendo lo que consigue y tu equipo está allí. Cada renovación firmada o dejada en opción durante la feria es una conversación que no habrá que recuperar por teléfono seis meses después, con alguien que habrá olvidado la mitad de lo que vivió.

De nueve a doce meses antes, los expositores históricos

A los expositores de la edición anterior se les llama antes de abrir el plano a los nuevos, porque la ubicación es el primer tema de la conversación. Es la campaña de llamadas más densa del año y recae sobre un fichero conocido: la dificultad no es localizar a la gente, es aguantar el volumen durante unas pocas semanas.

De seis a nueve meses antes, la conquista

Un expositor nuevo compromete un presupuesto de marketing cerrado con antelación. Si le llamas después del reparto de su ejercicio, no dirá que no, dirá que el año que viene. Lo sensato es anotar el periodo en el que construye su presupuesto y llamarle exactamente entonces, en lugar de tres semanas después.

Seis semanas antes, la audiencia

La campaña de visitantes arranca cuando el programa ya es publicable y los expositores pueden invitar a sus propios clientes. Los dos ficheros se trabajan juntos: un expositor tranquilo sobre la afluencia prevista confirma con más facilidad la edición siguiente.

Diez días antes, y luego quince días después

Las llamadas de los últimos días solo sirven para confirmar: una llamada corta seguida de un mensaje con lugar, horario y acreditación vale más que un repaso largo del programa. Después del evento, las dos primeras semanas son la única ventana en la que el expositor recuerda con precisión lo que ha vivido, y es ahí donde se decide si vuelve.

El verano y las fiestas cortan la ventana: una feria de septiembre se vende antes de mediados de julio, y una de enero antes del puente de diciembre, porque entre Nochebuena y Reyes no se decide nada. La Semana Santa se lleva otra semana en primavera. Estos cortes se colocan en la cuenta atrás antes de repartir las llamadas, no después.

El guion

Renovar a un expositor, y después llenar la sala

Llamas durante la campaña de renovación, sobre un fichero que conoces: el expositor de la edición anterior, al que hay que llamar antes de abrir el plano a los nuevos. La conversación va de la ubicación antes de ir del precio. Las dos últimas réplicas cubren la campaña de visitantes y la llamada posterior a la feria.

La entrada, expositor de la edición anterior

«[Nombre], soy [nombre] de la feria [X]. Abro el plano de la edición [año] la semana que viene. Usted estuvo en [pabellón, calle, número de estand]: le llamo antes que a nadie para saber si le guardo esa ubicación.»

La ubicación es lo único que el expositor puede perder por esperar. Es ella la que abre la conversación, no la tarifa.

Si dice que este año la feria no le ha dado nada

«Dediquemos dos minutos a eso. ¿Cuánta gente tenía en el estand y cómo recogieron los contactos?»

El balance de un expositor depende mucho de su propio dispositivo. Preguntar abre una conversación útil en lugar de una defensa de la feria, y te da material para preparar la edición siguiente.

Si dice que el presupuesto no está aprobado

«Lo entiendo. ¿En qué época construyen su presupuesto de marketing? Prefiero llamarle en ese momento antes que insistirle tres veces de aquí a entonces.»

Llamado después del reparto de su ejercicio, un expositor no dice que no, dice que el año que viene. El periodo en que se construye el presupuesto es el dato que hay que traerse de la llamada.

Si le parece caro el estand

«El precio por metro cuadrado es el del plano y no lo negocio por teléfono. Donde sí puedo jugar es en la superficie, en la ubicación y en lo que entra en el paquete. ¿De qué presupuesto parte?»

La llamada de confirmación a un visitante inscrito, a diez días

«Buenos días, soy [X] de la feria [Y]. Está usted inscrito para el [fecha]. Dos cosas: ¿viene por la mañana o por la tarde, y ha descargado ya su acreditación?»

Pedir una precisión compromete más que una confirmación general, y la acreditación sin descargar sigue siendo la señal más legible antes del día del evento.

La llamada posterior a la feria, dentro de los quince días

«Acaba de volver y todavía tiene la feria fresca. No le pido que firme hoy: dígame qué funcionó y qué no funcionó en su estand.»

Es la única ventana en la que el expositor recuerda con precisión lo que ha vivido. Lo que se dice ahí reaparece en la campaña de renovación.

En Skipcall cada llamada se graba, se transcribe y se resume: el guion se corrige con lo que dicen de verdad tus comerciales, no con lo que imaginamos que dicen.

A evitar

Tres errores que este sector comete al teléfono

El error

Abrir el plano a los expositores nuevos antes de haber llamado a los históricos.

En su lugar

Haz primero la campaña de renovación. Un expositor fiel que descubre su ubicación asignada a un competidor no vuelve, y el argumento de la ubicación queda perdido para toda la campaña.

El error

Llamar cada quince días a un expositor cuyo presupuesto ya está repartido.

En su lugar

Anota el periodo en el que construye su plan de marketing, llama exactamente entonces e invítale como visitante mientras tanto. Juzgará por sí mismo, que vale más que una llamada de más.

El error

Llamar a un expositor durante su montaje o mientras atiende un estand en otra feria.

En su lugar

Repasa el calendario de ferias de su sector antes de lanzar la sesión de llamadas. Esas semanas el expositor está ilocalizable, y la llamada que le pilla igualmente deja mal recuerdo.

Una agenda llena de reuniones empieza por una llamada.

Empezar ahora Reservar una demo

Sin compromiso · Número activo en 2 minutos

FAQ

Preguntas frecuentes, Eventos y ferias profesionales

El calendario se construye hacia atrás desde la fecha del evento. La reserva de los expositores empieza durante la edición en curso, sobre el terreno. La llamada a los expositores históricos se juega de nueve a doce meses antes, antes de abrir el plano a los nuevos, porque la ubicación estructura la conversación. Después viene la conquista de expositores nuevos, y la campaña de visitantes arranca unas seis semanas antes, cuando el programa ya es publicable.
Las llamadas de confirmación se colocan en los diez últimos días, con un mensaje escrito que recoja lugar, horario y acreditación. Pide una precisión en lugar de una confirmación general: la hora de llegada, el taller elegido, la necesidad de aparcamiento. Un inscrito que se compromete con un detalle concreto se desplaza más que uno que solo ha dicho que sí. Da prioridad a quienes nunca han descargado su acreditación, es la señal más legible de la que dispones antes del día del evento.
Hay que distinguir dos situaciones. Llamar a alguien ya inscrito para confirmar su asistencia forma parte de la gestión de su inscripción y no es prospección. Llamar a una lista de particulares no inscritos para convencerles de que vengan es una llamada comercial: en España solo es admisible si la persona ha dado su consentimiento o existe otra base habilitante, y obliga además a respetar la Lista Robinson, así que ese consentimiento hay que recogerlo y conservarlo en origen, por ejemplo en el formulario de inscripción o de sorteo. Entre profesionales la prospección sigue siendo lícita dentro del RGPD y de la LOPDGDD.
La necesidad es estacional: hay que absorber una carga de llamadas concentrada sin contratar para tres meses. Mira la capacidad de marcar varios números en paralelo, la detección de contestadores, el encadenamiento de llamada y SMS para las confirmaciones y la facilidad para añadir o quitar licencias. Skipcall marca cuatro líneas en paralelo y se factura por licencia y mes, desde 22 euros según la oferta, con una oferta Empresa a presupuesto a partir de seis licencias. Comprueba también que tus fichas lleven la fecha de la feria, porque es ella la que manda sobre todos los seguimientos.
Anota primero el motivo real, que casi siempre es uno de estos tres: presupuesto ya comprometido, fechas incompatibles o dudas sobre el público presente. El presupuesto y las fechas se recuperan en la edición siguiente, siempre que sepas en qué periodo construye su plan y llames entonces. Las dudas sobre el público se tratan con datos sobre el perfil de los visitantes previstos, no con una llamada más. Mientras tanto, invítale como visitante: juzgará por sí mismo.

Otros sectores que prospectan por teléfono

Ver los 25 sectores →

Seguridad privada y televigilancia

Concertar visitas en volumen sobre público profesional: el marcador paralelo cambia la escala de tus campañas.

Limpieza & Facility management

Un equipo comercial de calle necesita una línea profesional en el móvil y un marcador, no una centralita.

Salud & Dispositivos médicos

Tus interlocutores están disponibles veinte minutos al día: hay que estar exactamente en esa franja.

Comprueba qué pasa con tus propias listas

Una demo se hace sobre tus propios contactos, no sobre un conjunto de datos de ejemplo.

Probar → Reservar una demo

Demostración personalizada