La migliore soluzione di telefonia per gli organizzatori di eventi e fiere

Una fiera si riempie in poche settimane: concentra tutta la potenza di chiamata su quella finestra.

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Centinaia di aziende usano per rendere redditizia ogni chiamata

Il quadro

Che cosa ti frena oggi

01

Finestra di commercializzazione molto breve

02

Solleciti a espositori e visitatori su grandi volumi

03

Molti iscritti che poi non si presentano

La risposta

Che cosa cambia con Skipcall

Picchi di chiamate assorbiti senza assumere

Il parallel dialer →

Sequenze di conferma chiamata più SMS

Le sequenze →

Riempimento seguito in tempo reale per venditore

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Specifico del tuo settore

Il piano di chiamate a ritroso di un'edizione

Tutto si calcola a ritroso dalla data della fiera, mai a partire dalla data dell'ultimo contatto. Un espositore decide dentro al budget marketing del suo esercizio, un visitatore decide nei giorni immediatamente precedenti. Le due campagne non hanno né lo stesso ritmo né gli stessi argomenti.

Durante l'edizione in corso, il riaggancio degli espositori

Lo stand è montato, l'espositore vede quello che ottiene, le tue squadre sono sul posto. Ogni rinnovo firmato o messo in opzione durante la fiera è una conversazione che non dovrai recuperare al telefono sei mesi dopo, con qualcuno che avrà dimenticato metà di quello che ha vissuto.

Da 9 a 12 mesi prima, gli espositori storici

Gli espositori dell'edizione precedente si richiamano prima di aprire la pianta ai nuovi, perché la posizione dello stand è il primo tema della discussione. È la campagna di chiamate più densa dell'anno e lavora su una lista conosciuta: la difficoltà non è raggiungere le persone, è reggere il volume su poche settimane.

Da 6 a 9 mesi prima, la conquista

Un nuovo espositore impegna un budget marketing deciso in anticipo. Chiamato dopo che il suo esercizio è stato pianificato, non dirà di no, dirà l'anno prossimo. La mossa giusta è annotare il periodo in cui costruisce il budget e richiamare esattamente allora, invece che tre settimane dopo.

Sei settimane prima, il pubblico

La campagna visitatori parte quando il programma è pubblicabile e gli espositori possono invitare i propri clienti. Le due liste si lavorano insieme: un espositore rassicurato sull'affluenza attesa conferma più facilmente l'edizione successiva.

Dieci giorni prima, poi quindici giorni dopo

Le chiamate degli ultimi giorni servono solo a confermare: una chiamata breve seguita da un messaggio con luogo, orario e badge vale più di un lungo riepilogo del programma. Dopo l'evento, le prime due settimane sono l'unica finestra in cui l'espositore ricorda con precisione quello che ha vissuto, ed è lì che si decide se tornare.

L'estate e le feste tagliano la finestra: una fiera di settembre si vende entro metà luglio, una di gennaio entro metà dicembre. In agosto molte aziende chiudono del tutto intorno a Ferragosto. Queste interruzioni si mettono nel piano a ritroso prima di distribuirci le chiamate, non dopo.

Lo script

Riconfermare un espositore, poi riempire la sala

Chiami durante la campagna di rinnovo, su una lista che conosci: l'espositore dell'edizione precedente, da richiamare prima di aprire la pianta ai nuovi. La conversazione parte dalla posizione dello stand, non dal prezzo. Le ultime due battute coprono la campagna visitatori e la chiamata dopo la fiera.

L'apertura con un espositore dell'edizione precedente

«[Nome], sono [nome] della fiera [X]. Apro la pianta dell'edizione [anno] la settimana prossima. Lei era in [padiglione, corsia, numero di stand]: la chiamo prima di tutti per sapere se le tengo quella posizione.»

La posizione è l'unica cosa che l'espositore rischia di perdere aspettando. È lei ad aprire la discussione, non la tariffa.

Se dice che quest'anno la fiera non ha reso

«Prendiamoci due minuti su questo. Quante persone aveva sullo stand, e i contatti come li avete raccolti?»

Il bilancio di un espositore dipende molto dal suo stesso dispositivo. Fare la domanda apre una conversazione utile invece di una difesa della fiera, e ti dà materiale per preparare l'edizione successiva.

Se dice che il budget non è ancora deciso

«Capisco. Il suo budget marketing si costruisce in che periodo? Preferisco richiamarla allora invece di sollecitarla tre volte da qui a lì.»

Chiamato dopo la pianificazione del suo esercizio, un espositore non dice no, dice l'anno prossimo. Il periodo in cui costruisce il budget è l'informazione da riportare dalla chiamata.

Se trova lo stand caro

«Il prezzo al metro quadro è quello della pianta, non lo tratto al telefono. Quello su cui posso giocare è la superficie, la posizione e cosa mettiamo nel pacchetto. Da che budget parte?»

La chiamata di conferma a un visitatore iscritto, a dieci giorni

«Buongiorno, sono [X] della fiera [Y]. Risulta iscritto per il [data]. Due cose: viene di mattina o di pomeriggio, e ha scaricato il badge?»

Chiedere una precisazione impegna più di una conferma generica, e il badge non scaricato resta il segnale più leggibile prima del giorno X.

La chiamata dopo la fiera, entro quindici giorni

«È appena rientrato, ha ancora la fiera in testa. Non le chiedo di firmare oggi: mi dica cosa ha funzionato e cosa no sul suo stand.»

È l'unica finestra in cui l'espositore ricorda con precisione quello che ha vissuto. Quello che si dice lì si ritrova nella campagna di rinnovo.

In Skipcall ogni chiamata viene registrata, trascritta e riassunta: lo script si corregge su quello che i commerciali dicono davvero, non su quello che immaginiamo dicano.

Da evitare

Tre errori che questo settore commette al telefono

L'errore

Aprire la pianta ai nuovi espositori prima di aver richiamato gli storici.

Al suo posto

Fai prima la campagna di rinnovo. Un espositore fedele che scopre la propria posizione assegnata a un concorrente non torna, e l'argomento della posizione è perso per tutta la campagna.

L'errore

Sollecitare ogni quindici giorni un espositore il cui budget è già impegnato.

Al suo posto

Annota il periodo in cui costruisce il piano marketing, richiama esattamente allora e nel frattempo invitalo come visitatore. Giudicherà da solo, il che vale più di un sollecito in più.

L'errore

Chiamare un espositore mentre sta montando lo stand o mentre è in fiera da un'altra parte.

Al suo posto

Guarda il calendario delle fiere del suo settore prima di lanciare la sessione di chiamate: le settimane di Milano, Bologna, Rimini e Verona svuotano interi comparti. In quei giorni l'espositore è irraggiungibile, e la chiamata che passa lo stesso lascia un cattivo ricordo.

Un calendario pieno di appuntamenti comincia da una chiamata.

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FAQ

Domande frequenti, Eventi e fiere professionali

Il calendario si costruisce a ritroso dalla data dell'evento. Il riaggancio degli espositori comincia durante l'edizione in corso, sul posto. Il richiamo degli espositori storici si gioca da nove a dodici mesi prima, prima di aprire la pianta ai nuovi, perché la posizione dello stand struttura la discussione. Segue la conquista di nuovi espositori, e la campagna visitatori parte circa sei settimane prima, quando il programma è pubblicabile.
Le chiamate di conferma si mettono negli ultimi dieci giorni, con un messaggio scritto che riporta luogo, orario e badge. Chiedi una precisazione invece di una conferma generica: l'ora di arrivo, il workshop scelto, il bisogno di parcheggio. Un iscritto che si impegna su un dettaglio concreto viene più di uno che ha solo detto sì. Sollecita per primi quelli che non hanno mai scaricato il badge, è il segnale più leggibile di cui disponi prima del giorno X.
Vanno distinte due situazioni. Chiamare una persona già iscritta per confermare la sua presenza rientra nella gestione della sua iscrizione e non è prospezione. Chiamare una lista di privati non iscritti per convincerli a venire è telemarketing: la lista va confrontata con il Registro Pubblico delle Opposizioni prima di ogni campagna e serve una base giuridica solida, in pratica il consenso, da raccogliere e conservare all'origine, per esempio nel modulo di iscrizione o nel concorso. Verso le aziende la prospezione resta lecita nel quadro del GDPR.
Il bisogno è stagionale: bisogna assorbire un carico di chiamate concentrato senza assumere per tre mesi. Guarda la capacità di comporre più numeri in parallelo, il riconoscimento delle segreterie, la sequenza chiamata più SMS per le conferme e la facilità di aggiungere o togliere licenze. Skipcall compone quattro linee in parallelo e si fattura per licenza al mese, da 22 a 210 euro secondo l'offerta, con un'offerta Enterprise su preventivo a partire da sei licenze. Verifica anche che le tue schede portino la data della fiera, perché è quella a comandare tutti i solleciti.
Annota prima il motivo reale, che è quasi sempre uno di questi tre: budget già impegnato, date incompatibili, dubbio sul pubblico presente. Budget e date si recuperano sull'edizione successiva, a patto di conoscere il periodo in cui l'espositore costruisce il piano e di richiamare allora. Il dubbio sul pubblico si tratta con elementi sul profilo dei visitatori attesi, non con un sollecito in più. Nel frattempo invitalo come visitatore: giudicherà da solo.

Altri settori che fanno prospezione telefonica

Vedi i 25 settori →

Vigilanza privata e videosorveglianza

Appuntamenti in volume su target professionale: il parallel dialer cambia la scala delle tue campagne.

Pulizie & Facility management

Una forza vendita che gira tra le sedi dei clienti ha bisogno di una linea professionale sul cellulare e di un dialer, non di un centralino.

Sanità & Dispositivi medici

I tuoi interlocutori sono raggiungibili venti minuti al giorno: sii presente esattamente in quella finestra.

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