De beste telefonieoplossing voor organisatoren van evenementen en beurzen
Een beurs vult zich in een paar weken: zet al je belcapaciteit in dat ene venster.
Honderden bedrijven gebruiken 
om elke oproep rendabel te maken
De situatie
Wat je vandaag tegenhoudt
Zeer kort verkoopvenster
Standhouders en bezoekers op volume opvolgen
Veel no-show op de dag zelf
Het antwoord
Wat Skipcall verandert
Eigen aan je branche
De belplanning van een editie, van achteren naar voren
Alles reken je terug vanaf de datum van de beurs, nooit vanaf de datum van het laatste contact. Een standhouder beslist binnen het marketingbudget van zijn boekjaar, een bezoeker beslist in de dagen ervoor. De twee campagnes hebben noch hetzelfde ritme, noch dezelfde argumenten.
Tijdens de lopende editie: standhouders opnieuw binden
De stand staat er, de standhouder ziet wat hij eruit haalt, en jouw mensen zijn ter plaatse. Elke verlenging die tijdens de beurs wordt getekend of in optie gezet, is een gesprek dat je een half jaar later niet telefonisch hoeft in te halen bij iemand die de helft van wat hij meemaakte alweer vergeten is.
Negen tot twaalf maanden vooraf: de vaste standhouders
De standhouders van de vorige editie bel je vóórdat de plattegrond opengaat voor nieuwkomers, want de standplek is het eerste gespreksonderwerp. Dit is de dichtste belcampagne van het jaar en ze gaat over een bekend bestand: de moeilijkheid is niet om mensen te bereiken, de moeilijkheid is het volume in een paar weken wegwerken.
Zes tot negen maanden vooraf: de nieuwe namen
Een nieuwe standhouder zet een marketingbudget in dat vooraf is vastgelegd. Bel je hem nadat zijn boekjaar is verdeeld, dan zegt hij geen nee, hij zegt volgend jaar. De juiste reflex is dan noteren in welke periode zijn plan wordt opgebouwd en precies op dat moment terugbellen, in plaats van drie weken later.
Zes weken vooraf: het publiek
De bezoekerscampagne start zodra het programma publiceerbaar is en standhouders hun eigen klanten kunnen uitnodigen. De twee bestanden werk je samen: een standhouder die gerust is over de verwachte opkomst, tekent makkelijker voor de editie erna.
Tien dagen vooraf, en dan vijftien dagen erna
De gesprekken van de laatste dagen dienen alleen om te bevestigen: een kort gesprek gevolgd door een bericht met locatie, tijd en badge werkt beter dan het programma nog eens doornemen. Na afloop zijn de eerste twee weken het enige venster waarin de standhouder zich nog precies herinnert wat hij heeft meegemaakt, en daar valt de beslissing om terug te komen.
De zomer en de feestdagen knippen je venster doormidden: een beurs in september verkoop je vóór half juli, een beurs in januari vóór half december. Omdat de schoolvakanties over drie regio's gespreid zijn, loopt de zomerdip bovendien breder dan één maand. Zet die onderbrekingen in je planning voordat je er gesprekken over verdeelt, niet erna.
Het belscript
Een standhouder verlengen, en daarna de zaal vullen
Je belt tijdens de verlengingscampagne, in een bestand dat je kent: de standhouder van de vorige editie, te bellen vóórdat de plattegrond opengaat voor nieuwkomers. Het gesprek gaat over de standplek voordat het over de prijs gaat. De laatste twee repliekken dekken de bezoekerscampagne en het gesprek na afloop.
De opening, standhouder van de vorige editie
„[voornaam], je spreekt met [naam] van [beurs]. Volgende week gaat de plattegrond van editie [jaar] open. Jij stond op [hal, gang, standnummer]: ik bel je vóór iedereen om te vragen of ik die plek voor je vasthoud.”
De standplek is het enige dat de standhouder kan verliezen door te wachten. Daarmee open je het gesprek, niet met het tarief.
Als hij zegt dat de beurs dit jaar niets heeft opgeleverd
„Laten we daar even twee minuten voor nemen. Met hoeveel mensen stond je op de stand, en hoe heb je de contacten vastgelegd?”
Wat een standhouder overhoudt, hangt sterk af van zijn eigen aanpak. Die vraag stellen opent een nuttig gesprek in plaats van een verdediging van de beurs, en levert je materiaal op voor de volgende editie.
Als hij zegt dat het budget nog niet verdeeld is
„Begrijpelijk. In welke periode wordt jullie marketingbudget opgebouwd? Ik bel je liever precies dan terug dan dat ik je van nu tot die tijd drie keer achterna bel.”
Gebeld na de verdeling van zijn boekjaar zegt een standhouder geen nee, hij zegt volgend jaar. De periode waarin het plan wordt opgebouwd, is wat je uit dit gesprek moet meenemen.
Als hij de stand duur vindt
„De vierkantemeterprijs is de prijs van de plattegrond, daar onderhandel ik niet over aan de telefoon. Waar ik wél mee kan schuiven is de oppervlakte, de plek en wat er in het pakket zit. Van welk budget ga je uit?”
Het bevestigingsgesprek met een ingeschreven bezoeker, tien dagen vooraf
„Goedemiddag, [naam] van [beurs]. Je staat ingeschreven voor [datum]. Twee dingen: kom je eerder in de ochtend of in de middag, en heb je je badge al opgehaald?”
Vragen om een detail bindt sterker dan een algemene bevestiging, en de niet-opgehaalde badge blijft het duidelijkste signaal dat je vóór de dag zelf hebt.
Het gesprek na de beurs, binnen vijftien dagen
„Je bent net terug, de beurs zit je nog vers in het geheugen. Ik vraag je niet om vandaag te tekenen: vertel me wat er op je stand goed ging en wat niet.”
Dit is het enige venster waarin de standhouder zich nog precies herinnert wat hij heeft meegemaakt. Wat daar wordt gezegd, komt terug in de verlengingscampagne.
Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.
Vermijd dit
Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt
De fout
De plattegrond openzetten voor nieuwe standhouders voordat je de vaste namen hebt gebeld.
Doe dit in plaats daarvan
Doe eerst de verlengingscampagne. Een trouwe standhouder die ontdekt dat zijn plek aan een concurrent is toegewezen, komt niet terug, en het argument van de standplek is dan voor de hele campagne verspeeld.
De fout
Elke twee weken achter een standhouder aan bellen van wie het budget al vastligt.
Doe dit in plaats daarvan
Noteer in welke periode zijn marketingplan wordt opgebouwd, bel precies dan terug, en nodig hem tussentijds uit als bezoeker. Dan oordeelt hij zelf, en dat werkt beter dan nog een belletje.
De fout
Een standhouder bellen tijdens de opbouw, of terwijl hij op een andere beurs staat.
Doe dit in plaats daarvan
Neem de beurskalender van zijn sector door voordat je de belsessie inplant. In de RAI en de Jaarbeurs liggen de grote vakbeurzen van veel branches al ver van tevoren vast, dus dat is met tien minuten werk te controleren. In die weken is een standhouder onbereikbaar, en het gesprek dat er tóch doorheen komt, laat een slechte indruk achter.
Veelgestelde vragen, Evenementen & vakbeurzen
Andere branches die telefonisch prospecteren
Bekijk alle 25 branches →Beveiliging & cameratoezicht
Afspraken maken op volume bij een zakelijke doelgroep: de parallel dialer verandert de schaal van je campagnes.
Schoonmaak & facility management
Een commerciële buitendienst heeft een zakelijk mobiel nummer en een dialer nodig, geen telefooncentrale.
Zorg & medische hulpmiddelen
Je gesprekspartners zijn twintig minuten per dag bereikbaar: zorg dat je precies dan belt.
Kijk wat het doet met je eigen lijsten
Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.
Persoonlijke demo