De beste telefonieoplossing voor organisatoren van evenementen en beurzen

Een beurs vult zich in een paar weken: zet al je belcapaciteit in dat ene venster.

Nu beginnen Demo boeken
Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten
Landen inbegrepen in het basisabonnement · +160 landen op aanvraag

Honderden bedrijven gebruiken om elke oproep rendabel te maken

De situatie

Wat je vandaag tegenhoudt

01

Zeer kort verkoopvenster

02

Standhouders en bezoekers op volume opvolgen

03

Veel no-show op de dag zelf

Het antwoord

Wat Skipcall verandert

Belpieken opvangen zonder mensen aan te nemen

De parallel dialer →

Bevestigingssequenties met gesprek plus sms

De sequenties →

Realtime zicht op de vulling per verkoper

De parallel dialer →

Eigen aan je branche

De belplanning van een editie, van achteren naar voren

Alles reken je terug vanaf de datum van de beurs, nooit vanaf de datum van het laatste contact. Een standhouder beslist binnen het marketingbudget van zijn boekjaar, een bezoeker beslist in de dagen ervoor. De twee campagnes hebben noch hetzelfde ritme, noch dezelfde argumenten.

Tijdens de lopende editie: standhouders opnieuw binden

De stand staat er, de standhouder ziet wat hij eruit haalt, en jouw mensen zijn ter plaatse. Elke verlenging die tijdens de beurs wordt getekend of in optie gezet, is een gesprek dat je een half jaar later niet telefonisch hoeft in te halen bij iemand die de helft van wat hij meemaakte alweer vergeten is.

Negen tot twaalf maanden vooraf: de vaste standhouders

De standhouders van de vorige editie bel je vóórdat de plattegrond opengaat voor nieuwkomers, want de standplek is het eerste gespreksonderwerp. Dit is de dichtste belcampagne van het jaar en ze gaat over een bekend bestand: de moeilijkheid is niet om mensen te bereiken, de moeilijkheid is het volume in een paar weken wegwerken.

Zes tot negen maanden vooraf: de nieuwe namen

Een nieuwe standhouder zet een marketingbudget in dat vooraf is vastgelegd. Bel je hem nadat zijn boekjaar is verdeeld, dan zegt hij geen nee, hij zegt volgend jaar. De juiste reflex is dan noteren in welke periode zijn plan wordt opgebouwd en precies op dat moment terugbellen, in plaats van drie weken later.

Zes weken vooraf: het publiek

De bezoekerscampagne start zodra het programma publiceerbaar is en standhouders hun eigen klanten kunnen uitnodigen. De twee bestanden werk je samen: een standhouder die gerust is over de verwachte opkomst, tekent makkelijker voor de editie erna.

Tien dagen vooraf, en dan vijftien dagen erna

De gesprekken van de laatste dagen dienen alleen om te bevestigen: een kort gesprek gevolgd door een bericht met locatie, tijd en badge werkt beter dan het programma nog eens doornemen. Na afloop zijn de eerste twee weken het enige venster waarin de standhouder zich nog precies herinnert wat hij heeft meegemaakt, en daar valt de beslissing om terug te komen.

De zomer en de feestdagen knippen je venster doormidden: een beurs in september verkoop je vóór half juli, een beurs in januari vóór half december. Omdat de schoolvakanties over drie regio's gespreid zijn, loopt de zomerdip bovendien breder dan één maand. Zet die onderbrekingen in je planning voordat je er gesprekken over verdeelt, niet erna.

Het belscript

Een standhouder verlengen, en daarna de zaal vullen

Je belt tijdens de verlengingscampagne, in een bestand dat je kent: de standhouder van de vorige editie, te bellen vóórdat de plattegrond opengaat voor nieuwkomers. Het gesprek gaat over de standplek voordat het over de prijs gaat. De laatste twee repliekken dekken de bezoekerscampagne en het gesprek na afloop.

De opening, standhouder van de vorige editie

„[voornaam], je spreekt met [naam] van [beurs]. Volgende week gaat de plattegrond van editie [jaar] open. Jij stond op [hal, gang, standnummer]: ik bel je vóór iedereen om te vragen of ik die plek voor je vasthoud.”

De standplek is het enige dat de standhouder kan verliezen door te wachten. Daarmee open je het gesprek, niet met het tarief.

Als hij zegt dat de beurs dit jaar niets heeft opgeleverd

„Laten we daar even twee minuten voor nemen. Met hoeveel mensen stond je op de stand, en hoe heb je de contacten vastgelegd?”

Wat een standhouder overhoudt, hangt sterk af van zijn eigen aanpak. Die vraag stellen opent een nuttig gesprek in plaats van een verdediging van de beurs, en levert je materiaal op voor de volgende editie.

Als hij zegt dat het budget nog niet verdeeld is

„Begrijpelijk. In welke periode wordt jullie marketingbudget opgebouwd? Ik bel je liever precies dan terug dan dat ik je van nu tot die tijd drie keer achterna bel.”

Gebeld na de verdeling van zijn boekjaar zegt een standhouder geen nee, hij zegt volgend jaar. De periode waarin het plan wordt opgebouwd, is wat je uit dit gesprek moet meenemen.

Als hij de stand duur vindt

„De vierkantemeterprijs is de prijs van de plattegrond, daar onderhandel ik niet over aan de telefoon. Waar ik wél mee kan schuiven is de oppervlakte, de plek en wat er in het pakket zit. Van welk budget ga je uit?”

Het bevestigingsgesprek met een ingeschreven bezoeker, tien dagen vooraf

„Goedemiddag, [naam] van [beurs]. Je staat ingeschreven voor [datum]. Twee dingen: kom je eerder in de ochtend of in de middag, en heb je je badge al opgehaald?”

Vragen om een detail bindt sterker dan een algemene bevestiging, en de niet-opgehaalde badge blijft het duidelijkste signaal dat je vóór de dag zelf hebt.

Het gesprek na de beurs, binnen vijftien dagen

„Je bent net terug, de beurs zit je nog vers in het geheugen. Ik vraag je niet om vandaag te tekenen: vertel me wat er op je stand goed ging en wat niet.”

Dit is het enige venster waarin de standhouder zich nog precies herinnert wat hij heeft meegemaakt. Wat daar wordt gezegd, komt terug in de verlengingscampagne.

Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.

Vermijd dit

Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt

De fout

De plattegrond openzetten voor nieuwe standhouders voordat je de vaste namen hebt gebeld.

Doe dit in plaats daarvan

Doe eerst de verlengingscampagne. Een trouwe standhouder die ontdekt dat zijn plek aan een concurrent is toegewezen, komt niet terug, en het argument van de standplek is dan voor de hele campagne verspeeld.

De fout

Elke twee weken achter een standhouder aan bellen van wie het budget al vastligt.

Doe dit in plaats daarvan

Noteer in welke periode zijn marketingplan wordt opgebouwd, bel precies dan terug, en nodig hem tussentijds uit als bezoeker. Dan oordeelt hij zelf, en dat werkt beter dan nog een belletje.

De fout

Een standhouder bellen tijdens de opbouw, of terwijl hij op een andere beurs staat.

Doe dit in plaats daarvan

Neem de beurskalender van zijn sector door voordat je de belsessie inplant. In de RAI en de Jaarbeurs liggen de grote vakbeurzen van veel branches al ver van tevoren vast, dus dat is met tien minuten werk te controleren. In die weken is een standhouder onbereikbaar, en het gesprek dat er tóch doorheen komt, laat een slechte indruk achter.

Een agenda vol afspraken begint met een gesprek.

Nu beginnen Demo boeken

Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten

FAQ

Veelgestelde vragen, Evenementen & vakbeurzen

De kalender bouw je terug op vanaf de datum van het evenement. Het opnieuw binden van standhouders begint tijdens de lopende editie, op de vloer. De vaste standhouders bel je negen tot twaalf maanden vooraf, vóórdat de plattegrond opengaat voor nieuwkomers, omdat de standplek het gesprek bepaalt. Daarna komt de werving van nieuwe standhouders, en de bezoekerscampagne start ongeveer zes weken vooraf, zodra het programma publiceerbaar is.
De bevestigingsgesprekken plaats je in de laatste tien dagen, met een bericht erachteraan waarin locatie, tijd en badge staan. Vraag om een detail in plaats van om een algemene bevestiging: het tijdstip van aankomst, de gekozen sessie, of ze parkeerruimte nodig hebben. Iemand die zich op een concreet detail vastlegt, komt vaker opdagen dan iemand die alleen ja heeft gezegd. Bel bij voorrang degenen die hun badge nooit hebben opgehaald, dat is het duidelijkste signaal dat je vóór de dag zelf hebt.
Er zijn twee situaties. Iemand bellen die al is ingeschreven om zijn komst te bevestigen, hoort bij de afhandeling van die inschrijving en is geen acquisitie. Een lijst particulieren bellen die zich niet hebben ingeschreven, om ze over te halen te komen, is telemarketing: sinds 1 juli 2021 mag dat in Nederland alleen met vooraf gegeven toestemming, die je dus bij de bron moet vastleggen en bewaren, bijvoorbeeld in het inschrijfformulier of de actievoorwaarden. Het Bel-me-niet Register bestaat sindsdien niet meer. Tussen bedrijven blijft bellen toegestaan, binnen de AVG.
De behoefte is seizoensgebonden: je moet een geconcentreerde belbelasting opvangen zonder voor drie maanden mensen aan te nemen. Kijk naar de mogelijkheid om meerdere nummers parallel te bellen, naar voicemailherkenning, naar de opeenvolging van gesprek en sms voor bevestigingen, en naar hoe eenvoudig je licenties toevoegt of weghaalt. Skipcall belt vier lijnen tegelijk en rekent per licentie per maand af, van 25 tot 280 euro afhankelijk van de formule, met een Enterprise-formule op offerte vanaf zes licenties. Controleer ook of de beursdatum op je kaarten staat, want die datum stuurt alle opvolging aan.
Noteer eerst de echte reden, en dat is bijna altijd een van deze drie: het budget lag al vast, de data botsten, of hij twijfelt of zijn doelgroep er wel rondloopt. Budget en data haal je in bij de volgende editie, mits je weet in welke periode hij zijn plan opbouwt en je precies dan belt. De twijfel over de doelgroep behandel je met gegevens over het verwachte bezoekersprofiel, niet met nog een belletje. Nodig hem tussentijds uit als bezoeker: dan oordeelt hij zelf.

Andere branches die telefonisch prospecteren

Bekijk alle 25 branches →

Beveiliging & cameratoezicht

Afspraken maken op volume bij een zakelijke doelgroep: de parallel dialer verandert de schaal van je campagnes.

Schoonmaak & facility management

Een commerciële buitendienst heeft een zakelijk mobiel nummer en een dialer nodig, geen telefooncentrale.

Zorg & medische hulpmiddelen

Je gesprekspartners zijn twintig minuten per dag bereikbaar: zorg dat je precies dan belt.

Kijk wat het doet met je eigen lijsten

Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.

Uitproberen → Demo boeken

Persoonlijke demo