De beste telefonieoplossing voor advocatenkantoren

Een zakelijke lijn op je mobiel, elk gesprek met tijdstempel en samenvatting, en je privénummer blijft privé.

Nu beginnen Demo boeken
Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten
Landen inbegrepen in het basisabonnement · +160 landen op aanvraag

Honderden bedrijven gebruiken om elke oproep rendabel te maken

De situatie

Wat je vandaag tegenhoudt

01

Je privénummer is het nummer waarop cliënten bellen

02

Telefonisch contact belandt niet in het dossier

03

Kantoorgroei gebeurt met vlagen en zonder ritme

Het antwoord

Wat Skipcall verandert

Een eigen nummer op mobiel en in de browser

De mobiele app →

Transcriptie en samenvatting aan het dossier gekoppeld

Opname en transcriptie →

Belreeksen op zakelijke doelgroepen en verwijzers

De parallel dialer →

Eigen aan je branche

Wat het beroep toestaat, en wat het uitsluit

Een Nederlandse advocaat mag zich bekendmaken en mag klanten benaderen. De grenzen die je telefoongebruik echt sturen, liggen elders: bij je geheimhoudingsplicht en verschoningsrecht, bij de belangenconflictcheck, bij de regel dat je niet buiten de advocaat van de wederpartij om gaat, en bij de opt-in die voor particulieren geldt.

Naar particulieren is de telefoon geen ingang

Sinds 1 juli 2021 mag je een particulier alleen voor commerciële doelen bellen als hij daar vooraf mee heeft ingestemd. Voor een kantoor met particuliere cliënten betekent dat: schrijven, publiceren en gevonden worden, en pas bellen als iemand heeft gereageerd, om een terugbelverzoek heeft gevraagd of al cliënt is. Naar een bv of nv mag je bellen, mits je in elk gesprek de gelegenheid geeft om bezwaar te maken.

Je zegt hoe je honorarium tot stand komt

De prijsafspraak leg je schriftelijk vast in de opdrachtbevestiging: uurtarief, vaste prijs, kantoorkosten, verschotten en griffierecht. Aan de telefoon noem je geen bedrag voor de zaak, maar wel hoe het tarief wordt bepaald. Bereid die formulering één keer voor je kantoor voor, want de vraag komt bij elk eerste gesprek.

Je netwerk van verwijzers is geen cliënt

Een accountant, een notaris, een mediator, een brancheorganisatie of een collega bellen om jezelf voor te stellen, is geen dienstenaanbod aan een mogelijke cliënt. Daar doet de telefoon zijn echte werk voor de groei van een kantoor. Betaal geen vergoeding voor doorverwijzing: een verwijzer verwijst, hij deelt niet mee in je honorarium.

Je geheimhouding dekt ook de opnames

Je geheimhoudingsplicht en je verschoningsrecht strekken zich uit tot wat cliënten je toevertrouwen, tot en met hun identiteit. Een opgenomen, uitgeschreven en samengevat gesprek is dus materiaal dat daaronder valt: bepaal vóór je de functie aanzet waar die bestanden staan, wie binnen het kantoor erbij kan en hoe lang je ze bewaart. Gesprekken met de advocaat van de wederpartij horen buiten de opname te blijven, en wat je daar over een schikking bespreekt, breng je niet zomaar in de procedure.

De wederpartij bel je niet rechtstreeks

Zolang de wederpartij een advocaat heeft, loopt het contact via die advocaat. Dat lijkt vanzelfsprekend tot het moment dat de wederpartij zelf belt of een medewerker terugbelt zonder te weten wie hij aan de lijn heeft. Leg in je belscript vast dat de naam van de beller en zijn rol als eerste worden uitgevraagd.

De conflictcheck komt voor het gesprek

Eén telefoontje volstaat soms om informatie te ontvangen die het je daarna onmogelijk maakt de andere partij bij te staan. De check gaat over de naam van de beller en die van de wederpartij, en die vraag stel je bij het opnemen, niet nadat je de zaak hebt aangehoord.

Niets hiervan verbiedt je de telefoon van je kantoor te organiseren. Het bepaalt alleen waar je hem inzet: bij bestaande cliënten, lopende dossiers, zakelijke doelgroepen en je netwerk, terwijl het schrift het eerste contact met particulieren opent.

Het belscript

Het terugbellen van een binnenkomend contact, en het gesprek met een verwijzer

Dit script is geen acquisitiescript. Het dekt de twee gesprekken die een kantoor zonder bezwaar kan voeren: het terugbellen van iemand die heeft geschreven of om een terugbelverzoek heeft gevraagd, en het kennismakingsgesprek met een verwijzer. Het koud bellen van een particulier staat er niet in, want dat vraagt toestemming vooraf.

De opening, terugbellen van iemand die heeft geschreven

„Je spreekt met [voornaam achternaam] van kantoor [X]. Je hebt ons [dag] geschreven over [onderwerp]. Voordat we de inhoud in gaan: wat is je volledige naam, en hoe heet de persoon of het bedrijf aan de andere kant? En heeft die partij al een advocaat?”

De naam van de wederpartij vraag je vóór al het andere: één gesprek is genoeg om informatie te krijgen die je daarna belet de andere partij bij te staan. Heeft die partij een advocaat, dan loopt het contact via die advocaat.

Als het kantoor gesprekken opneemt

„Ik zeg er even bij dat dit gesprek wordt opgenomen en dat het verslag naar het dossier gaat. Zeg het als je liever hebt dat ik dat uitzet.”

De informatie gaat aan de opname vooraf. Wat eruit komt, inclusief transcriptie en samenvatting, valt net als het dossier onder je geheimhouding.

Als hij vraagt wat het gaat kosten

„Een bedrag kan ik je niet noemen zolang ik de stukken niet heb gezien. Wat ik nu wel kan zeggen is hoe mijn honorarium tot stand komt: [uurtarief, vaste prijs, kantoorkosten, verschotten, griffierecht], en je krijgt de opdrachtbevestiging voordat ik iets doe.”

Vraag daarbij of hij een rechtsbijstandverzekering heeft, en of hij mogelijk in aanmerking komt voor gesubsidieerde rechtsbijstand. Dat scheelt beide kanten een verkeerd gesprek.

Als hij je met een ander kantoor vergelijkt

„Over het werk van een collega spreek ik me niet uit. Wat ik wel kan doen, is je vertellen wat ik in jouw zaak zou doen en binnen welke termijn. Daarna kies jij.”

Het kennismakingsgesprek met een verwijzer

„[Voornaam], ik ben advocaat [rechtsgebied] in [plaats]. Je klanten leggen je vast vragen over [onderwerp] voor waar jij niet namens hen op wilt antwoorden. Ik stel een half uur voor, zodat je weet wat ik wel en wat ik niet doe.”

Een accountant, notaris of brancheorganisatie is geen mogelijke cliënt, dus dit is geen dienstenaanbod. Spreek geen vergoeding per zaak af: een verwijzer verwijst en deelt niet mee in het honorarium.

Een bestaande cliënt bellen over een lopend dossier

„Ik bel je over het dossier [naam]. Twee punten om te beslissen: [X] en [Y]. Reken op vijf minuten, en ik bevestig je op schrift wat we afspreken.”

Het aantal punten en de duur vooraf noemen houdt het gesprek binnen de tijd en geeft de cliënt de schriftelijke bevestiging die hij verwacht.

Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.

Vermijd dit

Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt

De fout

Een ondernemer die je op een netwerkbijeenkomst sprak later bellen met een aanbod, zonder te kijken om welke rechtsvorm het gaat.

Doe dit in plaats daarvan

Een bv of nv mag je bellen, met de mogelijkheid om bezwaar te maken in elk gesprek. Een eenmanszaak, vof of maatschap geldt als natuurlijk persoon en vraagt om toestemming vooraf. Vraag die toestemming ter plekke, op de bijeenkomst zelf, en leg vast wanneer die is gegeven.

De fout

De feiten van de zaak in gaan voordat je de naam van de wederpartij hebt.

Doe dit in plaats daarvan

Vraag in de eerste zinnen de naam van de beller, de naam van de wederpartij en of die al een advocaat heeft. De conflictcheck doe je bij het opnemen, daarna is het te laat en heb je de informatie al gehoord.

De fout

Opname en automatische samenvatting op alle gesprekken laten staan, ook op die met collega-advocaten.

Doe dit in plaats daarvan

Gesprekken tussen advocaten horen buiten het opgenomen deel te blijven, zeker waar het over een schikking gaat. Bepaal voor je de functie aanzet welke gesprekken worden opgenomen, waar de bestanden staan, wie binnen het kantoor erbij kan en hoe lang je ze bewaart.

Een agenda vol afspraken begint met een gesprek.

Nu beginnen Demo boeken

Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten

FAQ

Veelgestelde vragen, Advocatenkantoren

Het beroep verbiedt acquisitie niet, maar de belregels bepalen wie je aan de lijn mag krijgen. Een particulier bel je sinds 1 juli 2021 alleen met aantoonbare toestemming vooraf, en dat maakt koud bellen op consumentendossiers in de praktijk onbruikbaar. Rechtspersonen zoals een bv of nv mag je bellen, op voorwaarde dat je in elk gesprek de mogelijkheid biedt om bezwaar te maken en dat direct verwerkt. Let op de tussencategorie: een eenmanszaak, vof of maatschap geldt als natuurlijk persoon. Bellen met wie heeft gereageerd, met bestaande cliënten en met verwijzers blijft altijd mogelijk.
Technisch ja, juridisch onder voorwaarden. Je gesprekspartner moet vóór het begin van de opname worden geïnformeerd. Belangrijker nog: de opname, de transcriptie en de samenvatting vallen net als het dossier onder je geheimhoudingsplicht, dus je legt vooraf vast waar ze worden gehost, wie binnen het kantoor toegang heeft en hoe lang je ze bewaart. Gesprekken met de advocaat van de wederpartij houd je verstandiger buiten de opname.
Drie punten wegen zwaarder dan commerciële functies: een zakelijk nummer dat losstaat van je privénummer en dat onderweg en op de rechtbank werkt, een gespreksgeschiedenis die je aan het dossier kunt hangen, en een aantoonbare grip op de hosting van en de toegang tot de opnames. Kijk ook naar wat de tool niet doet. Skipcall ontvangt gesprekken op de lijn van de ontvanger maar routeert ze niet, zonder keuzemenu, wachtrij of verdeling over een groep: een kantoor met een secretariaat houdt zijn centrale er dus naast.
Naar particulieren opent het schrift de deur: publiceren, vindbaar zijn, en pas bellen wanneer er is gereageerd of om een terugbelverzoek is gevraagd. De telefoon zet je in waar hij het sterkst is: je netwerk van verwijzers onderhouden, oud-cliënten terugbellen, en de contacten opvolgen die uit publicaties, cursussen en spreekbeurten komen. Dat is werk van regelmaat, niet van volume, en dus draait het er vooral om dat je weet wie wanneer is gebeld.
Dat is het eerste wat je regelt. Met een eigen nummer blijf je bereikbaar zonder je privélijn prijs te geven, kun je buiten kantoortijden afsluiten zonder onbereikbaar te zijn, en blijft het spoor van je contacten bij het kantoor horen en niet bij een persoon. Bij een wisseling van medewerker, een vertrek of de overname van een dossier voorkom je zo dat de geschiedenis van een cliënt met een privételefoon de deur uit loopt.

Andere branches die telefonisch prospecteren

Bekijk alle 25 branches →

Zzp'ers & freelancebemiddeling

Twee markten tegelijk bellen, de zzp'ers en de opdrachtgevers, met één tool.

Uitzendbureaus

Een dienst die morgen om zes uur begint: bel veertig uitzendkrachten in tien minuten.

IT-dienstverleners & managed services

Een consultant plaatsen en een account openen draaien om dezelfde hefboom: het aantal nuttige gesprekken.

Kijk wat het doet met je eigen lijsten

Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.

Uitproberen → Demo boeken

Persoonlijke demo