La migliore soluzione di telefonia per gli studi legali

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Centinaia di aziende usano per rendere redditizia ogni chiamata

Il quadro

Che cosa ti frena oggi

01

Numero personale usato per parlare con i clienti

02

Telefonate non annotate nel fascicolo

03

Sviluppo dello studio informale e discontinuo

La risposta

Che cosa cambia con Skipcall

Numero dedicato su cellulare e web

L'app mobile →

Trascrizione e riassunto agganciati al fascicolo

Registrazione e trascrizione →

Campagne di contatto verso interlocutori professionali

Il parallel dialer →

Specifico del tuo settore

Quello che la deontologia consente, e quello che esclude

L'avvocato può far conoscere la propria attività, ma la forma è disciplinata. Il codice deontologico forense consente l'informazione sull'attività professionale e vieta l'accaparramento di clientela: offrire le proprie prestazioni a chi non le ha chieste non rientra nelle forme consentite, e nemmeno acquisire clientela tramite agenzie o procacciatori. Il telefono non è quindi lo strumento con cui si entra in rapporto con un potenziale cliente.

L'informazione si dà, la sollecitazione no

L'informazione sull'attività professionale deve essere veritiera, corretta, non comparativa e non equivoca, e indicare il titolo professionale, la denominazione dello studio e l'Ordine di appartenenza. Sito, pubblicazioni, convegni e formazione rientrano in questo perimetro. La chiamata a freddo verso chi non ha chiesto nulla no. Il telefono riprende tutto il suo posto dopo, quando la persona ha scritto, ha chiesto di essere richiamata o è già cliente dello studio.

Il compenso si rende noto, di regola per iscritto

La domanda sul costo arriva a ogni primo contatto, quindi la risposta si prepara una volta per tutte. L'avvocato è tenuto a rendere noto al cliente il compenso e i criteri con cui è determinato, di regola per iscritto e prima di iniziare l'attività. Un preventivo pronto nel modello dello studio evita di improvvisare al telefono un importo che poi andrà corretto.

La rete dei segnalatori non è un potenziale cliente

Chiamare un commercialista, un notaio, un'associazione di categoria o un collega per presentarsi non è un'offerta di prestazioni rivolta a un potenziale cliente. È qui che il telefono serve davvero allo sviluppo di uno studio. Ricorda però che corrispondere un compenso a chi procura clienti è vietato: un segnalatore orienta, non viene retribuito a pratica.

Il segreto professionale copre anche le registrazioni

Il segreto è generale e non si esaurisce con il tempo, e copre perfino l'identità dei clienti. Una chiamata registrata, trascritta e poi riassunta produce un dato coperto da quel segreto: decidi prima di attivare la funzione dove sono ospitati i file, chi dello studio vi accede e per quanto tempo restano. La corrispondenza fra avvocati è riservata per principio, quindi quelle chiamate hanno vocazione a restare fuori dal perimetro registrato.

Il conflitto di interessi si verifica prima della conversazione

Una prima chiamata basta a volte a raccogliere informazioni che poi impediranno di assistere l'altra parte. La verifica riguarda il nome di chi chiama e quello della controparte, e si fa alla presa di contatto, prima di entrare nel merito del fascicolo.

Niente di tutto questo impedisce di organizzare il telefono dello studio. Sposta soltanto il suo uso verso i clienti esistenti, i fascicoli in corso e la rete professionale, e lascia allo scritto e all'informazione il compito di farti conoscere.

Lo script

Il richiamo di un contatto in entrata, e la chiamata alla rete

Questo script non serve a sollecitare clientela. Copre le due chiamate che uno studio può fare restando dentro il codice deontologico: il richiamo di chi ha scritto o ha chiesto di essere richiamato, e la chiamata di presentazione a un segnalatore. La chiamata a freddo verso un potenziale cliente non c'è, perché ricade nel divieto di accaparramento.

L'apertura, richiamo di chi ha scritto

«Sono [nome cognome], dello studio [X]. Ci ha scritto [giorno] a proposito di [oggetto]. Prima di entrare nel merito, può darmi il suo nome completo e quello della persona o della società che ha di fronte?»

Il nome della controparte si chiede prima di tutto il resto: una prima chiamata basta a raccogliere informazioni che poi impedirebbero di assistere l'altra parte.

Se lo studio registra le chiamate

«Le preciso che questa chiamata è registrata e che il resoconto andrà nel fascicolo. Me lo dica se preferisce che interrompa.»

L'informativa deve precedere la registrazione. Quello che ne esce, trascrizione e riassunto compresi, è coperto dal segreto professionale come il fascicolo.

Se chiede quanto costerà

«Non posso darle un importo finché non ho visto i documenti. Posso dirle subito come si determina il compenso: [parametro orario, forfait, convenzione], e riceverà il preventivo scritto prima di qualsiasi attività.»

Il compenso va reso noto al cliente, di regola per iscritto e prima di iniziare. Preparare il modello una volta sola evita di improvvisare a ogni primo contatto.

Se la confronta con un altro studio

«Non commento il lavoro di un collega. Quello che posso fare è dirle cosa farei nel suo caso e in quali tempi. Poi deciderà lei.»

L'informazione non può essere comparativa né denigratoria, e la stessa misura vale al telefono.

La chiamata di presentazione a un segnalatore

«[Nome], sono avvocato, mi occupo di [materia] a [città]. I suoi clienti le fanno sicuramente domande di [tema] a cui non vuole rispondere al posto loro. Le propongo mezz'ora perché sappia cosa tratto e cosa non tratto.»

Un commercialista, un notaio o un'associazione di categoria non è un potenziale cliente: questa chiamata non è un'offerta di prestazioni. Ricorda che corrispondere un compenso a chi procura clienti è vietato, un segnalatore orienta e non viene retribuito a pratica.

Il richiamo di un cliente su un fascicolo in corso

«La chiamo sul fascicolo [nome]. Due punti da decidere: [X] e [Y]. Sono cinque minuti, e le confermo per iscritto quello che decidiamo.»

Annunciare il numero di punti e la durata tiene la chiamata nel tempo previsto e dà al cliente la traccia scritta che si aspetta.

In Skipcall ogni chiamata viene registrata, trascritta e riassunta: lo script si corregge su quello che i commerciali dicono davvero, non su quello che immaginiamo dicano.

Da evitare

Tre errori che questo settore commette al telefono

L'errore

Chiamare un imprenditore conosciuto a un evento per proporgli i propri servizi.

Al suo posto

Offrire prestazioni a chi non le ha chieste ricade nel divieto di accaparramento di clientela. Fatti conoscere con l'informazione consentita, sito, pubblicazioni, interventi, e chiama quando la persona si è fatta viva o ha chiesto di essere richiamata.

L'errore

Entrare nei fatti del fascicolo prima di avere il nome della controparte.

Al suo posto

Chiedi il nome di chi chiama e quello della controparte nelle prime frasi. La verifica del conflitto di interessi si fa alla presa di contatto, dopo è tardi, le informazioni sono già state raccolte.

L'errore

Lasciare che registrazione e riassunto automatico si applichino a tutte le chiamate, comprese quelle ai colleghi.

Al suo posto

La corrispondenza fra avvocati è riservata per principio e ha vocazione a restare fuori dal perimetro registrato. Decidi prima della messa in servizio quali chiamate si registrano, dove sono ospitati i file, chi dello studio vi accede e per quanto tempo restano.

Un calendario pieno di appuntamenti comincia da una chiamata.

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FAQ

Domande frequenti, Studi legali

No, non se quella persona non ha chiesto nulla. Il codice deontologico forense consente l'informazione sull'attività professionale ma vieta l'accaparramento di clientela, cioè offrire le proprie prestazioni a chi non ne ha fatto richiesta, e vieta di acquisire clientela tramite agenzie o procacciatori. Una chiamata a freddo rientra in questo divieto. Nulla vieta invece di chiamare chi ha scritto allo studio, chi ha chiesto di essere richiamato o chi è già cliente. Le chiamate a colleghi, commercialisti, notai o associazioni di categoria sono rapporti fra professionisti e non un'offerta di prestazioni.
Tecnicamente sì, giuridicamente a condizioni. L'interlocutore va informato prima che la registrazione cominci. Soprattutto, la registrazione, la sua trascrizione e il suo riassunto sono coperti dal segreto professionale come il fascicolo: il luogo in cui sono ospitati, l'elenco delle persone dello studio che vi accedono e la durata di conservazione vanno decisi prima della messa in servizio. La corrispondenza fra avvocati è riservata per principio, quindi è prudente escluderla dalla registrazione.
Tre criteri contano più delle funzioni commerciali: un numero professionale distinto da quello personale, utilizzabile in trasferta e in tribunale; uno storico degli scambi agganciabile al fascicolo; un controllo documentato su dove sono ospitate le registrazioni e su chi vi accede. Verifica anche cosa lo strumento non fa. Skipcall riceve le chiamate sulla linea del destinatario ma non le instrada, senza risponditore automatico, senza coda di attesa e senza distribuzione verso un gruppo: uno studio dotato di una segreteria che smista le chiamate tiene quindi il proprio centralino accanto.
Farsi conoscere passa dall'informazione consentita: sito, pubblicazioni, convegni, formazione, tutto veritiero, non comparativo e non denigratorio. Il telefono si concentra allora su quello che fa meglio: tenere viva una rete di segnalatori, richiamare ex clienti, seguire i contatti nati da una pubblicazione o da un intervento. È un lavoro di regolarità più che di volume, il che richiede soprattutto di sapere chi è stato chiamato e quando.
È la prima cosa da mettere in piedi. Un numero dedicato permette di restare raggiungibile senza esporre la propria linea personale, di staccare fuori orario senza sparire del tutto e di conservare una traccia degli scambi legata allo studio e non a una persona. In caso di collaborazione, di uscita o di subentro su un fascicolo, questa separazione evita che lo storico di un cliente se ne vada con un telefono privato.

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