Nettoyez votre fichier CSV

Pourquoi un import CSV échoue

Un fichier CSV est un tableau écrit en texte : une ligne par contact, les colonnes séparées par un caractère. Rien n’y est standardisé, ni le séparateur, ni l’encodage des accents, ni l’écriture des numéros. Chaque outil d’export a ses habitudes, chaque tableur les siennes, et le fichier qui arrive dans votre logiciel d’appel cumule souvent plusieurs défauts.

Voici les huit causes que l’on retrouve dans presque tous les fichiers de prospection, et que l’outil répare :

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   Le mauvais séparateur : virgule, point-virgule ou tabulation : un fichier lu avec le mauvais séparateur tient dans une seule colonne.

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   Les lignes emballées : un CSV ouvert puis réenregistré dans Excel réglé en français, où chaque ligne finit entre guillemets.

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   Les accents cassés : « é » à la place de « é », signe d’un fichier relu dans le mauvais encodage.

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   Les numéros mal écrits : espaces, 0033, (0), zéro initial mangé par Excel ou notation 6,12E+08.

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   Les colonnes en trop : photo, dates, messages : des dizaines de colonnes à écarter une à une.

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   Les doublons : le même contact présent deux fois, sous deux écritures différentes.

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   Les noms abîmés : MAJUSCULES, émojis, titres, nom complet dans une seule case.

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   Les lignes vides ou décalées : des contacts fantômes, ou des valeurs rangées dans la mauvaise colonne.

Le piège d’Excel : virgule ou point-virgule

En France, en Suisse ou en Belgique, Excel utilise le point-virgule comme séparateur, parce que la virgule sert aux décimales. Un fichier exporté avec des virgules, par un outil LinkedIn ou un CRM américain, s’ouvre donc souvent dans une seule colonne. Si on l’enregistre tel quel, Excel met chaque ligne entière entre guillemets et ajoute des points-virgules derrière : le fichier devient illisible pour tous les autres logiciels.

C’est le cas le plus fréquent de fichier « qui ne passe pas ». L’outil le reconnaît, déballe chaque ligne et retrouve les colonnes d’origine. Pour l’éviter à la source : ouvrez un CSV avec Données > À partir d’un fichier texte/CSV, plutôt qu’en double-cliquant dessus.

Le format international des numéros

Un logiciel d’appel compose ce qu’on lui donne. Le format le plus sûr est le format international E.164 : le signe +, l’indicatif du pays, puis le numéro sans son zéro initial et sans espace. Le 06 12 34 56 78 français devient +33612345678, le 079 123 45 67 suisse devient +41791234567.

Pour les numéros écrits sans indicatif, l’outil déduit le pays de votre fichier, à partir des numéros déjà écrits à l’international, et vous laisse le changer. Pour vérifier une liste de numéros seule, sans le reste du fichier, utilisez le validateur de numéros de téléphone.

Préparer un export LinkedIn, Sales Navigator ou d’enrichissement

Les outils d’extraction LinkedIn et d’enrichissement produisent des fichiers très larges : plus de 200 colonnes parfois, dont une dizaine seulement servent à appeler. L’outil reconnaît leurs colonnes habituelles (first_name, current_company, profile_url, location_name…) et ne garde que ce qui compte.

Il range aussi les liens au bon endroit : un lien de profil public (linkedin.com/in/…) va dans le champ LinkedIn, un lien Sales Navigator (linkedin.com/sales/…) dans le champ URL LinkedIn Sales. Quand le poste ou la société manque, il les retrouve dans le titre du profil, du type « Directrice RH chez Acme ».

Nettoyer un CSV à la main dans Excel ou Google Sheets

Sans outil, comptez une dizaine de minutes pour un petit fichier. Pour convertir les points-virgules en virgules ou l’inverse, ouvrez le fichier avec Données > À partir d’un fichier texte/CSV, choisissez le bon séparateur, puis enregistrez en « CSV UTF-8 ». Pour supprimer les doublons, sélectionnez le tableau puis Données > Supprimer les doublons (Excel) ou Données > Nettoyage des données > Supprimer les doublons (Google Sheets) ; attention, ces commandes ne voient pas que 06 12 34 56 78 et +33612345678 sont le même numéro.

Pour les numéros, une formule ne suffit pas : chaque pays a sa longueur et ses préfixes. Pour les majuscules, =NOMPROPRE(A2) dans Excel ou =PROPER(A2) dans Google Sheets met une capitale à chaque mot, mais transforme aussi « de La Fontaine » en « De La Fontaine ». C’est précisément ce que l’outil ci-dessus fait à votre place, en une fois, sans rien envoyer.

Pour aller plus loin

• Importer des contacts depuis un fichier CSV L’écran d’import de Skipcall, étape par étape.
• Validateur de numéros de téléphone Vérifier et formater une liste de numéros seule.
• Enrichir vos contacts Trouver les numéros des contacts mis de côté.