Belscript na een vakbeurs
Tweehonderd verzamelde kaartjes, een herinnering die binnen achtenveertig uur vervaagt. Het sorteerwerk vooraf, en de zin die de herinnering wekt in plaats van erom te vragen.
Een beurs levert twee dingen op: contacten en een tijdvenster. Het eerste blijft bewaard, het tweede sluit heel snel. En juist het tweede is waardevol.
De termijn die alles bepaalt
Uw gesprekspartner heeft in twee dagen met dertig mensen gesproken. Wat hij onthoudt is niet uw naam of die van uw bedrijf, maar de inhoud van het gesprek, en alleen als die specifiek was.
| Termijn | Wat hij zich herinnert | Aard van het gesprek |
|---|---|---|
| 24 tot 48 uur | Het gesprek, soms uw gezicht | Een natuurlijk vervolg |
| 3 tot 5 dagen | Het onderwerp, niet de persoon | Een opvolging, die nog werkt |
| Een week | De beurs, vaag | Verkapte koude acquisitie |
| Twee weken | Niets | Een koud gesprek, geef dat maar toe |
De meest gemaakte organisatiefout
De week na de beurs besteden aan het invoeren van kaartjes in het CRM, en de maandag daarna beginnen met bellen. Het invoeren heeft precies het venster opgegeten waarin die gesprekken iets waard waren.
Sorteren voordat u belt
Niet alle kaartjes zijn evenveel waard, en ze gelijk behandelen put het team uit op contacten die nergens toe leiden. Drie categorieën volstaan.
- Echt gesprek, uitgesproken behoefte. Bellen binnen vierentwintig uur, absolute prioriteit. Doorgaans tien tot vijftien procent van de kaartjes.
- Kort contact, beleefde interesse. Eerst een geschreven bericht, bellen binnen de week. Het grootste volume.
- Kaartje in het voorbijgaan. Niet bellen. Een inschrijving op de nieuwsbrief volstaat, mits daar toestemming voor is gegeven.
Dit sorteren veronderstelt een aantekening ter plekke. Een kaartje zonder notitie laat zich twee dagen later niet meer indelen en belandt vanzelf in de derde categorie.
De herinnering wekken
Het verschil tussen een gesprek dat loopt en een gesprek dat vastloopt zit in één zin: die welke het contact terughaalt. De naam van de beurs wekt niets, want die deelt hij met dertig andere gesprekken.
Algemene context
"Goedemorgen, we hebben elkaar vorige week op de beurs ontmoet, ik weet niet of u zich mij nog herinnert..."
Specifiek detail
"Goedemorgen mevrouw De Vries, u spreekt met Mark Jansen. We hebben het dinsdag gehad over uw groei naar twaalf verkopers, en over het feit dat u de beantwoorde gesprekken nog niet opvolgt."
Let op wat de goede versie weglaat: "ik weet niet of u zich mij nog herinnert". Die formulering vraagt de ander om een geheugeninspanning en dwingt hem zich te verontschuldigen als die mislukt.
Twee gesprekken, twee niveaus van herinnering
Goedemorgen mevrouw De Vries, u spreekt met Mark Jansen van Skipcall. We hebben het dinsdag gehad over uw groei naar twaalf verkopers en over het feit dat u de beantwoorde gesprekken nog niet opvolgt.
Ja, klopt. U liet mij iets zien op een tablet.
Precies. U zei dat u het eerst met uw salesmanager wilde bespreken voordat u verder zou kijken. Is dat al gelukt?
U pakt de draad op waar het gesprek eindigde, inclusief de toezegging die zij zelf deed.
Nog niet, we zijn net terug.
Dan is het simpelst dat wij samen twintig minuten nemen, zodat u hem cijfers kunt voorleggen in plaats van een indruk. Donderdag 11.00 uur of vrijdag 14.00 uur?
Goedemorgen meneer Bakker, u spreekt met Mark Jansen van Skipcall. We kwamen elkaar dinsdag kort tegen, u zocht vooral een oplossing voor digitaal ondertekenen, en telefonie was op dat moment niet uw onderwerp.
U geeft toe dat het contact dun was, en bewijst dat door te noemen wat hem wel bezighield.
Klopt, dat is het.
Ik ga u dus niets verkopen waar u niet naar zoekt. Eén vraag maar: hoeveel gesprekken voeren uw verkopers ongeveer per dag? Als het er minder dan twintig zijn, laat ik u met rust.
Het diskwalificatiecriterium wordt vooraf genoemd. Dat maakt de vraag onschuldig, en dus makkelijk te beantwoorden.
Als hij zich niets meer herinnert
Dat gebeurt, ook na een echt gesprek. De juiste reactie is niet aandringen op de herinnering, maar meteen naar de inhoud gaan.
"Maakt niet uit, waar we het over hadden past in één zin" lost het ongemak in drie seconden op. Herhalen dat "we stonden toch bij de ingang" rekt het ongemak op en maakt van het gesprek een geheugentest.
Wat u tijdens de beurs voorbereidt
De kwaliteit van de gesprekken van de week erna wordt op de stand bepaald, niet daarna. Drie gewoonten veranderen het rendement.
- Een aantekening per kaartje, meteen. Drie woorden volstaan: het onderwerp, de omvang van het team, het eventuele bezwaar.
- Een moment voorstellen ter plekke. Een afspraak die op de stand wordt gemaakt, is tien kaartjes waard.
- Dezelfde avond sorteren. Niet de maandag erna, wanneer het venster al gesloten is.
Visitekaartje en toestemming
Een visitekaartje dat op een stand wordt overhandigd, geldt voor een zakelijk contact, niet als toestemming om iemand automatisch in een acquisitiebestand op te nemen. Sinds 1 juli 2021 vraagt het bellen van consumenten in Nederland om voorafgaande toestemming, onder toezicht van de ACM; richting bedrijven wordt gewoonlijk op een gedocumenteerd gerechtvaardigd belang gesteund. In beide gevallen blijven de informatieplichten van de AVG gelden, evenals het recht van bezwaar. Leg de herkomst vast bij het contact: beurs, datum, stand.
Na de eerste golf
Na een week behandelt u deze contacten niet langer als beurscontacten. Ze gaan op in het gewone bestand en worden met dezelfde middelen bewerkt: de CROC-methode voor het geraamte, en het belscript op één pagina voor de rode draad.
Wie wel een behoefte uitsprak maar er geen vervolg aan gaf, vormt daarentegen een eigen categorie, later terug te bellen op een concrete aanleiding: dat is de logica van een verloren deal heropenen.
Veelgestelde vragen
Wanneer belt u na een vakbeurs terug?
Binnen achtenveertig uur. Daarna vervaagt de herinnering aan het gesprek en wordt het weer koude acquisitie, met de bijbehorende conversie.
Moet u alle contacten bellen die u op een beurs hebt verzameld?
Nee. Een kaartje dat uit beleefdheid is aangenomen, is geen gekwalificeerd contact. Wie eerst sorteert, put zijn team niet uit op nummers die nergens toe leiden en houdt zijn bestand schoon.
Stuurt u eerst een mail voordat u belt?
Een kort bericht de dag na de beurs bereidt het gesprek voor, maar vervangt het niet. Andersom werkt slecht: bellen na een week stilte betekent dat u de hele context opnieuw moet opbouwen.
Hoe zorgt u dat u aan de telefoon wordt herkend na een beurs?
Door een concreet detail uit het gesprek te noemen in plaats van de naam van de beurs. "We hebben het gehad over uw groei naar twaalf verkopers" wekt de herinnering; "we zagen elkaar op de beurs" wekt niets.