De beste telefonieoplossing voor incassobureaus en debiteurenbeheer

Incasso is een vak van contactvolume: Skipcall verviervoudigt het aantal bereikte debiteuren met dezelfde bezetting.

Nu beginnen Demo boeken
Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten
Landen inbegrepen in het basisabonnement · +160 landen op aanvraag

Honderden bedrijven gebruiken om elke oproep rendabel te maken

De situatie

Wat je vandaag tegenhoudt

01

Zeer lage bereikbaarheid van debiteuren

02

Bewijs van wat er is gezegd is onmisbaar

03

Betalingsafspraken worden handmatig bijgehouden

Het antwoord

Wat Skipcall verandert

Parallel bellen op alle bekende nummers

De parallel dialer →

Opname met tijdstempel van elk gesprek

Opname en transcriptie →

Gedateerde taak bij elke betalingsafspraak

Het takenbeheer →

Eigen aan je branche

Wat het Nederlandse incassokader van je telefoongesprekken vraagt

Incasso is een van de weinige vakken waarin de manier van bellen zelf is geregeld. Die regels kennen vertraagt je productie niet: het voorkomt betwistingen, en een betwisting kost altijd meer dan één verloren dossier.

Incasso is geen telemarketing

Telemarketing richting consumenten mag sinds 1 juli 2021 alleen nog met voorafgaande toestemming of binnen een bestaande klantrelatie, en de ACM handhaaft daarop. Iemand bellen over een factuur die voortkomt uit een overeenkomst die hij zelf is aangegaan, is geen commerciële werving en valt daar niet onder. Die kwalificatie verandert wel zodra je in hetzelfde gesprek iets anders aanbiedt dan het betalen van de vordering.

Registratieplicht sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening

Sinds 1 april 2024 mag je alleen buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor derden verrichten als je bent ingeschreven in het openbare register incassodienstverlening dat Justis bijhoudt. De wet stelt kwaliteitseisen aan de informatie die je geeft, aan de vakbekwaamheid van je medewerkers en aan de bejegening van de debiteur. De Inspectie Justitie en Veiligheid houdt toezicht en kan een inschrijving doorhalen.

Zonder veertiendagenbrief geen incassokosten

Bij een consument mag je pas buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen nadat je een kosteloze aanmaning hebt gestuurd met een termijn van veertien dagen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. Het bedrag volgt daarna de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Aan de telefoon kosten noemen die die brief niet heeft aangekondigd, levert direct een betwisting op.

Herhaald bellen heeft een grens

Geen Nederlandse regel schrijft belvensters voor. De grens ligt in de kwaliteitseisen van de Wki, die ongepaste druk verbieden, en in artikel 285b van het Wetboek van Strafrecht over belaging. Vroeg in de ochtend bellen, laat op de avond, of meerdere keren op dezelfde dag nadat iemand duidelijk heeft geantwoord, is geen incasso meer. Leg je belritme schriftelijk vast, houd je eraan en registreer elke poging: dat is ook wat je beschermt.

Opnemen mag, informeren is verplicht

Een incassogesprek opnemen kan, mits je de debiteur aan het begin van het gesprek informeert en het doel, de bewaartermijn en de toegang beperkt. De debiteur blijft betrokkene onder de AVG: hij moet weten wie zijn gegevens verwerkt, waarvoor, en hoe hij zijn rechten uitoefent. Wat hij over zijn persoonlijke situatie vertelt, vraagt extra zorgvuldigheid en dient alleen het dossier.

Een team dat het tijdstip, de inhoud en de uitkomst van elke poging vastlegt, weerlegt een klacht in drie minuten. Skipcall neemt elk gesprek op, transcribeert en vat het samen, waarbij jouw organisatie zelf bepaalt wat ermee gebeurt en hoe lang het bewaard blijft.

Het belscript

Het minnelijke incassogesprek, woord voor woord

Je belt iemand over een onbetaalde factuur uit een overeenkomst die hij zelf heeft gesloten. Dit is geen verkoopgesprek: je biedt niets anders aan dan het betalen van de vordering, en je gaat voor een betaling of een afspraak met een datum. De toon blijft van begin tot eind neutraal, en elke stap wordt vastgelegd.

De opening, voordat het dossier ter sprake komt

“Goedemiddag, u spreekt met [voornaam achternaam] van [bedrijf]. Ik zoek [naam debiteur], het is een persoonlijke kwestie.” En zodra de identiteit vaststaat: “Dank u. Ik meld u dat dit gesprek wordt opgenomen. Ik bel over factuur [referentie] van [schuldeiser], voor een bedrag van [bedrag], vervallen op [datum]. Is die factuur bij u bekend?”

Zolang de identiteit niet vaststaat, zeg je niets over het dossier, en de melding over de opname komt vóór de inhoud. De slotvraag scheidt in één zin de vergetelheid, de betwisting en het betalingsprobleem, drie situaties die om een ander vervolg vragen.

Als hij de factuur betwist

“Dat noteer ik. Waar gaat het precies om: het bedrag, de levering of de datum? Ik zet de herinneringen stil terwijl ik het bij [schuldeiser] natrek, en ik bel u op [datum] terug met het antwoord.”

Een onderbouwde betwisting hoort in het dossier, niet aan de telefoon. Doordrukken over een betwisting heen is precies wat een minnelijk traject in een geschil verandert, en een geschil kost meer dan de vordering.

Als hij zegt dat hij niet kan betalen

“Begrepen. Wat wel kan, is spreiden. Welk bedrag kunt u deze maand overmaken, en op welke datum?”

Je vraagt om een bedrag en een datum, nooit om een toezegging in algemene termen. Een bescheiden regeling die wordt nagekomen is meer waard dan een geruststellende belofte waarvan de debiteur nu al weet dat hij die niet haalt.

Als hij vraagt wat je aan kosten rekent

“Incassokosten kan ik u alleen in rekening brengen na een kosteloze aanmaning met een termijn van veertien dagen, en dan volgens de wettelijke staffel. U bent nu [bedrag] verschuldigd voor de factuur, en van mij komt daar niets bij.”

Tussen bedrijven komt daar de vergoeding van 40 euro per factuur bij, met de wettelijke handelsrente, en dan noem je dat gewoon zo. Richting een consument haalt het aankondigen van kosten die niet verschuldigd zijn de geloofwaardigheid uit het hele gesprek.

Als hij boos wordt of vraagt niet meer te bellen

“Dat begrijp ik. Ik bel u deze week niet meer. De factuur blijft openstaan en mijn werk is om samen met u een oplossing te vinden voordat het dossier terugkomt bij [schuldeiser]. Ik zet het op papier, en u belt mij wanneer u wilt op [nummer].”

Nog dezelfde dag terugbellen na een duidelijk antwoord is precies waar artikel 285b Sr op ziet. Het initiatief teruggeven en tegelijk een kanaal openhouden beschermt de organisatie en houdt het dossier levend.

De afsluiting met een afspraak

“Ik vat samen: [bedrag] op [datum], per overboeking op de gegevens die ik u vandaag nog schriftelijk stuur. Ik bel u op [dag na de vervaldatum] als de betaling niet binnen is.”

De afspraak wordt hardop herhaald, schriftelijk bevestigd en wordt een taak met een datum. Het terugbelmoment vooraf aankondigen maakt het op de dag zelf vanzelfsprekend.

Bij Skipcall wordt elk gesprek opgenomen, uitgeschreven en samengevat. Het script corrigeer je zo op wat je reps werkelijk zeggen, niet op wat je denkt dat ze zeggen.

Vermijd dit

Drie fouten die deze branche aan de telefoon maakt

De fout

De reden van het gesprek vertellen aan wie er opneemt, of inspreken op de voicemail

Doe dit in plaats daarvan

De partner, de collega of de werkgever hoeft niets van de schuld te weten, en die openbaarmaking stelt je organisatie bloot. Zeg niets over het dossier zolang de identiteit niet vaststaat, en laat een bericht achter met alleen je naam, de naam van het bedrijf en een terugbelnummer.

De fout

Kosten of een aanstaand beslag aankondigen om betaling af te dwingen

Doe dit in plaats daarvan

Zonder veertiendagenbrief zijn er geen incassokosten, en zonder titel van de rechter is beslag niet mogelijk. Aankondigen wat je niet kunt waarmaken, keert zich tegen je en haalt de geloofwaardigheid uit het gesprek. Benoem het echte vervolg: het dossier terug naar de schuldeiser, en daarna de gang naar de rechter als die daarvoor kiest.

De fout

Het gesprek gebruiken om een lening, een verzekering of een andere dienst aan te bieden

Doe dit in plaats daarvan

Het gesprek wordt dan commerciële werving, waarvoor bij een consument voorafgaande toestemming nodig is, en verliest de kwalificatie die het toegestaan maakte. Een incassogesprek gaat over het betalen van de vordering en over niets anders.

Een agenda vol afspraken begint met een gesprek.

Nu beginnen Demo boeken

Zonder verplichtingen · Nummer actief in 2 minuten

FAQ

Veelgestelde vragen, Incasso & debiteurenbeheer

Ja. De toestemmingsplicht voor telemarketing die sinds 1 juli 2021 geldt, gaat over commerciële werving: het aanbieden van producten of diensten. Een gesprek dat gaat over het betalen van een vordering uit een bestaande overeenkomst is geen werving en blijft toegestaan. Dat onderscheid vervalt zodra het gesprek afbuigt naar de verkoop van iets anders, bijvoorbeeld een lening of een verzekering.
Er is geen wettelijk maximum aantal gesprekken en geen voorgeschreven belvenster. De grens ligt bij de kwaliteitseisen van de Wki, die ongepaste druk verbieden, en bij artikel 285b Sr over belaging, waarbij naar het geheel van het gedrag wordt gekeken. In de praktijk is een schriftelijk vastgelegd ritme verdedigbaar: enkele pogingen per week op wisselende tijdstippen, stoppen zodra er een betalingsafspraak ligt, en elke poging vastleggen. Wat je in de problemen brengt is niet het aantal gesprekken, maar het doorgaan na een duidelijk antwoord.
Bij een consument alleen na een kosteloze aanmaning met een veertiendagentermijn, en dan volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Tussen bedrijven ligt het anders: partijen kunnen zelf iets afspreken, en zonder afspraak geldt naast de wettelijke handelsrente een vergoeding van 40 euro per factuur. Aan de telefoon kosten aankondigen die niet verschuldigd zijn, is de snelste manier om een minnelijk dossier in een geschil te veranderen.
Ja. Je meldt het aan het begin van het gesprek, met het doel van de opname en de manier waarop iemand zijn rechten kan uitoefenen. Intern gelden dezelfde regels voor je eigen medewerkers, en de ondernemingsraad wordt betrokken als die er is. De opname bewaar je een vooraf bepaalde, beperkte termijn, met toegang alleen voor wie die nodig heeft.
Drie functies tellen zwaarder dan de rest: veel mensen daadwerkelijk bereiken, vastleggen wat er is gezegd, en bij elke betalingsafspraak een gedateerde taak aanmaken. Skipcall belt vier lijnen tegelijk, herkent voicemail met AI, en neemt elk gesprek op, transcribeert en vat het samen. Er zijn native koppelingen met HubSpot, Pipedrive, Salesforce en Attio, andere systemen sluiten via de API aan, waaronder een incassopakket. Skipcall routeert geen inkomend verkeer: het ontvangt gesprekken op de lijn van degene voor wie ze bestemd zijn, zonder keuzemenu of wachtrij.

Andere branches die telefonisch prospecteren

Bekijk alle 25 branches →

Zzp'ers & freelancebemiddeling

Twee markten tegelijk bellen, de zzp'ers en de opdrachtgevers, met één tool.

Uitzendbureaus

Een dienst die morgen om zes uur begint: bel veertig uitzendkrachten in tien minuten.

IT-dienstverleners & managed services

Een consultant plaatsen en een account openen draaien om dezelfde hefboom: het aantal nuttige gesprekken.

Kijk wat het doet met je eigen lijsten

Een demo draait op je eigen contacten, niet op een voorbeeldbestand.

Uitproberen → Demo boeken

Persoonlijke demo