Guião de chamada após uma feira profissional
Duzentos cartões recolhidos, uma memória que se apaga em quarenta e oito horas. A triagem a fazer antes de ligar, e a frase que reaviva a memória em vez de a exigir.
Uma feira produz duas coisas: contactos e uma janela de oportunidade. Os primeiros conservam-se, a segunda fecha-se muito depressa. E é a segunda que tem valor.
O prazo que muda tudo
O seu interlocutor falou com trinta pessoas em dois dias. O que retém não é o seu nome nem o da sua empresa, mas o conteúdo da conversa, e apenas se tiver sido específica.
| Prazo | Aquilo de que se lembra | Natureza da chamada |
|---|---|---|
| 24 a 48 horas | A conversa, por vezes o seu rosto | Uma sequência natural |
| 3 a 5 dias | O tema, já não a pessoa | Um seguimento, que ainda funciona |
| Uma semana | A feira, vagamente | Prospeção fria disfarçada |
| Duas semanas | Nada | Uma chamada fria, mais vale assumi-lo |
Estes prazos são observações de terreno, não estatísticas.
O erro de organização mais frequente
Dedicar a semana seguinte à feira a introduzir os cartões no CRM e só começar as chamadas na segunda-feira a seguir. O registo consumiu exatamente a janela durante a qual as chamadas valiam alguma coisa.
Triar antes de ligar
Nem todos os cartões valem o mesmo, e tratá-los da mesma maneira esgota a equipa em contactos que não vão dar em nada. Três categorias chegam.
- Conversa real, necessidade expressa. Chamada nas primeiras vinte e quatro horas, prioridade absoluta. Em geral são dez a quinze por cento dos cartões.
- Contacto breve, interesse por delicadeza. Primeiro uma mensagem escrita, chamada durante a semana. É o grosso do volume.
- Cartão apanhado de passagem. Sem chamada. Basta uma inscrição na newsletter, se tiver sido consentida.
Esta triagem pressupõe uma nota tirada no local. Um cartão sem anotação já não se consegue classificar dois dias depois, e cai mecanicamente na terceira categoria.
Reavivar a memória
A diferença entre uma chamada que funciona e uma que se arrasta está numa frase: a que recorda a conversa. O nome da feira não reaviva nada, porque é comum a outras trinta conversas.
Contexto genérico
« Bom dia, encontrámo-nos na feira a semana passada, não sei se ainda se lembra de mim... »
Pormenor específico
« Bom dia, Senhora Doutora Ferreira, fala Marco Dias. Falámos na terça-feira da sua passagem para doze comerciais e de ainda não estarem a acompanhar as chamadas atendidas. »
Repare no que a boa versão elimina: « não sei se ainda se lembra de mim ». Essa fórmula pede à outra pessoa um esforço de memória e coloca-a em posição de pedir desculpa se falhar.
Duas chamadas, dois níveis de memória
Bom dia, Senhora Doutora Ferreira, fala Marco Dias da Skipcall. Falámos na terça-feira da sua passagem para doze comerciais e de ainda não estarem a acompanhar as chamadas atendidas.
Ah sim, exatamente. Mostrou-me qualquer coisa num tablet.
É isso mesmo. Disse-me que queria falar com o seu diretor comercial antes de avançar. Já teve oportunidade?
Retoma-se exatamente onde a conversa tinha parado, incluindo o compromisso que ela assumiu.
Ainda não, mal chegámos.
Então o mais simples é vermos isto os dois em vinte minutos, para lhe levar números em vez de uma impressão. Quinta-feira às 11h ou sexta-feira às 14h?
Bom dia, Senhor Nunes, fala Marco Dias da Skipcall. Cruzámo-nos na terça-feira, andava sobretudo à procura de soluções de assinatura eletrónica e o telefone não era o seu tema do momento.
Assume-se que o contacto foi ténue, e prova-se citando aquilo que realmente lhe interessava.
Exato, é isso mesmo.
Não lhe vou então vender uma coisa que não procura. Só uma pergunta: os seus comerciais fazem quantas chamadas por dia, mais ou menos? Se forem menos de vinte, deixo-o em paz.
O critério de desqualificação é anunciado. Isso torna a pergunta inofensiva, e portanto fácil de responder.
Se não se lembrar de nada
Acontece, mesmo depois de uma conversa a sério. A boa reação é não insistir na memória e passar de imediato ao essencial.
« Não faz mal, aquilo de que falámos cabe numa frase » resolve o incómodo em três segundos. Repetir « mas sim, estávamos ao pé da entrada » prolonga-o e transforma a chamada numa prova de memória.
O que se prepara durante a feira
A qualidade das chamadas da semana seguinte decide-se no stand, não depois. Três hábitos mudam o rendimento.
- Uma nota por cartão, no momento. Bastam três palavras: o tema, a dimensão da equipa, a eventual objeção.
- Um horário proposto no local. Uma reunião marcada no stand vale dez cartões.
- A triagem feita nessa mesma noite. Não na segunda-feira seguinte, quando a janela já se fechou.
Cartão de visita e consentimento
Um cartão entregue num stand vale para um contacto profissional, não como consentimento para uma inscrição automática numa base de prospeção. Os deveres de informação do RGPD mantêm-se, tal como o direito de oposição, e em contexto profissional o interesse legítimo só serve de base legal se for documentado. Antes de ligar a um consumidor, o regime português das comunicações não solicitadas impõe a consulta prévia da lista de oposição. Registe a proveniência junto do contacto: feira, data, stand.
Depois da primeira vaga
Passada uma semana, deixe de tratar estes contactos como contactos de feira. Passam a integrar a base habitual e trabalham-se com as mesmas ferramentas: o método CROC para a estrutura, e o guião de chamada numa página para o fio condutor.
Já quem tinha expresso uma necessidade sem lhe dar seguimento constitui uma categoria à parte, para voltar a contactar mais tarde com um motivo preciso: é a lógica da reabertura de um negócio perdido.
Perguntas frequentes
Quando ligar depois de uma feira profissional?
Nas primeiras quarenta e oito horas. Passado esse prazo, a memória da conversa apaga-se e a chamada volta a ser prospeção fria, com a taxa de conversão correspondente.
É preciso ligar a todos os contactos recolhidos numa feira?
Não. Um cartão entregue por delicadeza não é um contacto qualificado. Triar antes de ligar evita gastar a equipa em números que nunca vão dar em nada, e evita degradar a base.
Convém enviar um email antes de ligar?
Uma mensagem curta no dia seguinte à feira prepara a chamada, mas não a substitui. O inverso funciona mal: ligar após uma semana de silêncio obriga a reconstruir todo o contexto.
Como fazer-se reconhecer ao telefone depois de uma feira?
Citando um pormenor concreto da conversa em vez do nome da feira. « Falámos da sua passagem para doze comerciais » reaviva a memória; « estivemos juntos na feira » não reaviva nada.