Guion de llamada tras una feria profesional
Doscientas tarjetas recogidas y un recuerdo que se borra en cuarenta y ocho horas. La criba que hay que hacer antes de llamar, y la frase que reactiva el recuerdo en vez de reclamarlo.
Una feria produce dos cosas: contactos y una ventana de tiempo. Los primeros se conservan, la segunda se cierra muy deprisa. Y es la segunda la que tiene valor.
El plazo que lo cambia todo
Su interlocutor ha hablado con treinta personas en dos días. Lo que retiene no es su nombre ni el de su empresa, sino el contenido de la conversación, y solo si fue específica. El cuadro siguiente recoge observaciones de campo, no estadísticas.
| Plazo | Lo que recuerda | Naturaleza de la llamada |
|---|---|---|
| 24 a 48 horas | La conversación, a veces su cara | Una continuación natural |
| 3 a 5 días | El tema, ya no la persona | Un seguimiento, que aún funciona |
| Una semana | La feria, vagamente | Prospección en frío disfrazada |
| Dos semanas | Nada | Una llamada en frío, más vale asumirlo |
El error de organización más frecuente
Dedicar la semana posterior a la feria a grabar las tarjetas en el CRM y empezar las llamadas el lunes siguiente. La grabación se ha comido exactamente la ventana durante la cual esas llamadas valían algo.
Cribar antes de llamar
No todas las tarjetas valen lo mismo, y tratarlas por igual agota al equipo con contactos que no llegarán a nada. Bastan tres categorías.
- Conversación real, necesidad expresada. Llamada dentro de las veinticuatro horas, prioridad absoluta. Suele ser entre el diez y el quince por ciento de las tarjetas.
- Intercambio breve, interés cortés. Primero un mensaje escrito, llamada a lo largo de la semana. Aquí está el grueso del volumen.
- Tarjeta cogida de paso. Sin llamada. Basta con la suscripción al boletín, si se ha consentido.
Esta criba presupone una nota tomada allí mismo. Una tarjeta sin anotación ya no se clasifica dos días después, y acaba mecánicamente en la tercera categoría.
Reactivar el recuerdo
La diferencia entre una llamada que funciona y otra que se atasca está en una frase: la que recuerda la conversación. El nombre de la feria no reactiva nada, porque es común a otras treinta conversaciones.
Contexto genérico
«Buenos días, nos conocimos en la feria la semana pasada, no sé si se acordará de mí...»
Detalle específico
«Buenos días, señora Herrera, soy Diego Serrano. Hablamos el martes de su salto a doce comerciales y de que todavía no hacían seguimiento de las llamadas contestadas.»
Fíjese en lo que suprime la buena versión: «no sé si se acordará de mí». Esa fórmula pide al otro un esfuerzo de memoria y lo deja en posición de disculparse si no lo consigue.
Dos llamadas, dos niveles de recuerdo
Buenos días, señora Herrera, soy Diego Serrano, de Skipcall. Hablamos el martes de su salto a doce comerciales y de que todavía no hacían seguimiento de las llamadas contestadas.
Ah, sí, claro. Me enseñó algo en una tableta.
Eso es. Me dijo que quería comentarlo con su director comercial antes de seguir adelante. ¿Ha tenido ocasión?
Se retoma exactamente donde se quedó la conversación, incluido el compromiso que ella misma había adquirido.
Todavía no, acabamos de volver.
Entonces lo más sencillo es que nos veamos los dos veinte minutos y que usted le lleve cifras en lugar de una impresión. ¿El jueves a las 11:00 o el viernes a las 16:00?
Buenos días, señor Beltrán, soy Diego Serrano, de Skipcall. Coincidimos el martes; usted buscaba sobre todo soluciones de firma electrónica, y el teléfono no era su tema del momento.
Se asume que el intercambio fue escaso, y se demuestra citando lo que de verdad le interesaba.
Exacto, así es.
Así que no voy a venderle algo que no está buscando. Una sola pregunta: ¿cuántas llamadas hacen sus comerciales al día, más o menos? Si son menos de veinte, le dejo tranquilo.
El criterio de descalificación se anuncia. Eso vuelve la pregunta inofensiva y, por tanto, fácil de responder.
Si no se acuerda en absoluto
Ocurre, incluso después de una conversación real. La reacción correcta consiste en no insistir en el recuerdo y pasar de inmediato al fondo.
«No importa, lo que hablamos cabe en una frase» resuelve la incomodidad en tres segundos. Repetir «que sí, hombre, estábamos cerca de la entrada» la prolonga y convierte la llamada en una prueba de memoria.
Lo que se prepara durante la feria
La calidad de las llamadas de la semana siguiente se decide en el stand, no después. Tres hábitos cambian el rendimiento.
- Una nota por tarjeta, en el momento. Bastan tres palabras: el tema, el tamaño del equipo, la objeción si la hubo.
- Una cita propuesta allí mismo. Un encuentro cerrado en el stand vale por diez tarjetas.
- La criba hecha esa misma noche. No el lunes siguiente, cuando la ventana ya se ha cerrado.
Consentimiento y usos posteriores
Una tarjeta entregada en un stand vale para un intercambio profesional, no como consentimiento para incorporar a esa persona a una base de prospección. El RGPD y la normativa española de protección de datos siguen exigiendo informar a la persona del tratamiento y atender su derecho de oposición. Conviene anotar junto al contacto de dónde procede el dato y en qué fecha se recogió.
Después de la primera oleada
Pasada una semana, deje de tratar a estos contactos como contactos de feria. Pasan a la base ordinaria y se trabajan con las mismas herramientas: el método CROC para el armazón, y el plan de llamada en una página para el hilo conductor.
Quienes habían expresado una necesidad y no dieron continuidad forman, en cambio, una categoría aparte, a la que hay que volver más adelante con un detonante preciso: es la lógica de la reapertura de una oportunidad perdida.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que llamar después de una feria profesional?
Dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes. Más allá, el recuerdo de la conversación se borra y la llamada vuelve a ser prospección en frío, con la tasa de conversión que eso implica.
¿Hay que llamar a todos los contactos recogidos en una feria?
No. Una tarjeta aceptada por cortesía no es un contacto cualificado. Cribar antes de llamar evita desgastar al equipo con números que no llegarán a nada y deteriorar la base.
¿Conviene enviar un correo antes de llamar?
Un mensaje breve al día siguiente de la feria prepara la llamada, pero no la sustituye. Al revés funciona mal: llamar tras una semana de silencio obliga a reconstruir todo el contexto.
¿Cómo conseguir que le reconozcan por teléfono después de una feria?
Citando un detalle concreto de la conversación en lugar del nombre de la feria. «Hablamos de su salto a doce comerciales» reactiva el recuerdo; «nos vimos en la feria» no reactiva nada.