Gesprächsskript nach einer Fachmesse
Zweihundert eingesammelte Karten, eine Erinnerung, die binnen achtundvierzig Stunden verblasst. Das Sortieren vor dem Anruf, und der Satz, der die Erinnerung weckt, statt sie einzufordern.
Eine Messe bringt zwei Dinge hervor: Kontakte und ein Zeitfenster. Das Erste bleibt, das Zweite schließt sich sehr schnell. Wert hat aber das Zweite.
Die Frist, die alles entscheidet
Ihr Gegenüber hat in zwei Tagen mit dreißig Menschen gesprochen. Was hängen bleibt, ist weder Ihr Name noch der Ihres Unternehmens, sondern der Inhalt des Gesprächs, und auch das nur, wenn er konkret war.
| Abstand | Woran er sich erinnert | Art des Anrufs |
|---|---|---|
| 24 bis 48 Stunden | An das Gespräch, manchmal an Ihr Gesicht | Eine natürliche Fortsetzung |
| 3 bis 5 Tage | An das Thema, nicht mehr an die Person | Ein Nachfassen, das noch trägt |
| Eine Woche | Vage an die Messe | Verkleidete Kaltakquise |
| Zwei Wochen | An nichts | Ein Kaltanruf, den man besser als solchen führt |
Diese Fristen sind Beobachtungen aus der Praxis, keine erhobenen Zahlen.
Der häufigste Organisationsfehler
Die Woche nach der Messe damit zu verbringen, die Karten ins CRM einzupflegen, und am folgenden Montag mit den Anrufen zu beginnen. Die Erfassung hat genau das Zeitfenster aufgezehrt, in dem die Anrufe etwas wert waren.
Sortieren, bevor Sie anrufen
Nicht alle Karten sind gleich viel wert, und sie gleich zu behandeln erschöpft das Team an Kontakten, die zu nichts führen. Drei Kategorien genügen.
- Echtes Gespräch, geäußerter Bedarf. Anruf innerhalb von vierundzwanzig Stunden, oberste Priorität. In der Regel zehn bis fünfzehn Prozent der Karten.
- Kurzer Austausch, höfliches Interesse. Zuerst eine schriftliche Nachricht, Anruf im Lauf der Woche. Der Großteil des Volumens.
- Im Vorbeigehen mitgenommene Karte. Kein Anruf. Ein Newsletter-Abonnement genügt, sofern es eingewilligt wurde.
Dieses Sortieren setzt eine Notiz voraus, die vor Ort entstanden ist. Eine Karte ohne Vermerk lässt sich zwei Tage später nicht mehr einordnen und landet zwangsläufig in der dritten Kategorie.
Die Erinnerung wecken
Der Unterschied zwischen einem Anruf, der trägt, und einem, der sich festfährt, liegt in einem Satz: dem, der an das Gespräch erinnert. Der Name der Messe weckt nichts, weil er für dreißig andere Gespräche ebenso gilt.
Allgemeiner Zusammenhang
„Guten Tag, wir haben uns letzte Woche auf der Messe getroffen, ich weiß nicht, ob Sie sich noch an mich erinnern...“
Konkretes Detail
„Guten Tag Frau Berger, Markus Weber. Wir haben am Dienstag über Ihren Sprung auf zwölf Vertriebler gesprochen und darüber, dass Sie erreichte Gespräche noch nicht nachverfolgen.“
Beachten Sie, was die gute Fassung weglässt: „ich weiß nicht, ob Sie sich noch an mich erinnern“. Diese Formel verlangt vom anderen eine Gedächtnisleistung und bringt ihn in die Lage, sich entschuldigen zu müssen, wenn sie misslingt.
Zwei Anrufe, zwei Grade der Erinnerung
Guten Tag Frau Berger, Markus Weber von Skipcall. Wir haben am Dienstag über Ihren Sprung auf zwölf Vertriebler gesprochen und darüber, dass Sie erreichte Gespräche noch nicht nachverfolgen.
Ah ja, genau. Sie hatten mir etwas auf einem Tablet gezeigt.
Richtig. Sie sagten, Sie wollten zuerst mit Ihrem Vertriebsleiter sprechen, bevor es weitergeht. Sind Sie dazu gekommen?
Man setzt genau dort wieder an, wo das Gespräch aufgehört hat, einschließlich der Zusage, die sie gegeben hatte.
Noch nicht, wir sind gerade erst zurück.
Dann ist es am einfachsten, wenn wir beide uns zwanzig Minuten zusammensetzen und Sie ihm Zahlen mitbringen statt eines Eindrucks. Donnerstag um 11 Uhr oder Freitag um 14 Uhr?
Guten Tag Herr Neumann, Markus Weber von Skipcall. Wir sind uns am Dienstag kurz begegnet, Sie haben vor allem nach Lösungen für die elektronische Signatur gesucht, und Telefonie war gerade nicht Ihr Thema.
Man steht dazu, dass der Austausch dünn war, und belegt es, indem man nennt, was ihn wirklich beschäftigt hat.
Stimmt, so war es.
Ich werde Ihnen also nichts verkaufen, was Sie nicht suchen. Nur eine Frage: Wie viele Anrufe führen Ihre Vertriebler ungefähr am Tag? Wenn es weniger als zwanzig sind, lasse ich Sie in Ruhe.
Das Ausschlusskriterium wird offen genannt. Das macht die Frage harmlos und damit leicht zu beantworten.
Wenn er sich überhaupt nicht erinnert
Das kommt vor, auch nach einem echten Gespräch. Die richtige Reaktion besteht darin, nicht auf der Erinnerung zu beharren und sofort zur Sache zu kommen.
„Kein Problem, worüber wir gesprochen haben, passt in einen Satz“ räumt die Verlegenheit in drei Sekunden ab. „Doch, wir standen doch vorne beim Eingang“ verlängert sie und macht aus dem Anruf eine Gedächtnisprüfung.
Was während der Messe vorbereitet wird
Die Qualität der Anrufe der folgenden Woche entscheidet sich am Stand, nicht danach. Drei Gewohnheiten verändern den Ertrag.
- Eine Notiz pro Karte, sofort. Drei Wörter genügen: das Thema, die Größe des Teams, der mögliche Einwand.
- Ein Termin, der vor Ort vorgeschlagen wird. Ein am Stand vereinbarter Termin ist zehn Karten wert.
- Das Sortieren noch am selben Abend. Nicht am folgenden Montag, wenn sich das Zeitfenster längst geschlossen hat.
Visitenkarte und Einwilligung
Eine am Stand überreichte Visitenkarte ist keine Einwilligung in Werbeanrufe im Sinne des § 7 UWG. Im geschäftlichen Verkehr lässt das Gesetz eine mutmaßliche Einwilligung zu, wenn der Anruf sich auf die Tätigkeit des angerufenen Unternehmens bezieht; das ist ein enger Rahmen, kein Freibrief, und gegenüber Privatpersonen gilt er nicht. Unabhängig davon bleiben die Informationspflichten der DSGVO bestehen, ebenso das Widerspruchsrecht. Halten Sie die Herkunft beim Kontakt fest: Messe, Datum, Stand.
Nach der ersten Welle
Nach einer Woche behandeln Sie diese Kontakte nicht länger als Messekontakte. Sie gehen in die normale Datei über und werden mit denselben Werkzeugen bearbeitet: die CROC-Methode für das Gerüst und der Gesprächsleitfaden auf einer Seite für den roten Faden.
Wer einen Bedarf geäußert hat, ihn aber nicht weiterverfolgt, bildet dagegen eine eigene Kategorie, die später und zu einem konkreten Anlass zurückgeholt wird: das ist die Logik des verlorenen Geschäfts.
Häufige Fragen
Wann ruft man nach einer Fachmesse an?
Innerhalb von achtundvierzig Stunden. Danach verblasst die Erinnerung an das Gespräch, und der Anruf wird wieder zur Kaltakquise, mit der entsprechenden Abschlussquote.
Sollte man alle auf einer Messe eingesammelten Kontakte anrufen?
Nein. Eine aus Höflichkeit entgegengenommene Karte ist kein qualifizierter Kontakt. Wer vor dem Anrufen sortiert, verschleißt sein Team nicht an Nummern, die nie zu etwas führen, und verschlechtert seine Datenbasis nicht.
Sollte man vor dem Anruf eine Mail schicken?
Eine kurze Nachricht am Tag nach der Messe bereitet den Anruf vor, ersetzt ihn aber nicht. Umgekehrt funktioniert es schlecht: Wer nach einer Woche Stille anruft, muss den gesamten Zusammenhang neu aufbauen.
Wie wird man am Telefon nach einer Messe wiedererkannt?
Indem Sie ein konkretes Detail des Gesprächs nennen statt den Namen der Messe. „Wir haben über Ihren Sprung auf zwölf Vertriebler gesprochen“ weckt die Erinnerung; „wir haben uns auf der Messe gesehen“ weckt nichts.