Script di chiamata dopo una fiera di settore
Duecento biglietti raccolti, una memoria che si cancella in quarantotto ore. La selezione da fare prima di chiamare, e la frase che risveglia il ricordo invece di reclamarlo.
Una fiera produce due cose: dei contatti, e una finestra. I primi si conservano, la seconda si richiude molto in fretta. Ed è la seconda ad avere valore.
Il termine che cambia tutto
Il suo interlocutore ha parlato con trenta persone in due giorni. Ciò che trattiene non è il suo nome né quello della sua azienda, ma il contenuto dello scambio, e soltanto se è stato specifico. I termini qui sotto sono osservazioni sul campo, non dati di uno studio.
| Termine | Che cosa ricorda | Natura della chiamata |
|---|---|---|
| Da 24 a 48 ore | La conversazione, a volte il suo volto | Un seguito naturale |
| Da 3 a 5 giorni | L'argomento, non più la persona | Un richiamo, che funziona ancora |
| Una settimana | La fiera, vagamente | Prospezione a freddo travestita |
| Due settimane | Nulla | Una chiamata a freddo, tanto vale assumerlo |
L'errore di organizzazione più frequente
Dedicare la settimana successiva alla fiera all'inserimento dei biglietti nel CRM, e cominciare le chiamate il lunedì dopo. L'inserimento ha consumato esattamente la finestra in cui le chiamate valevano qualcosa.
Selezionare prima di chiamare
Non tutti i biglietti si equivalgono, e trattarli allo stesso modo esaurisce il team su contatti che non porteranno a nulla. Bastano tre categorie.
- Conversazione reale, esigenza espressa. Chiamata entro ventiquattro ore, priorità assoluta. In genere è dal dieci al quindici per cento dei biglietti.
- Scambio breve, interesse di cortesia. Prima un messaggio scritto, poi la chiamata entro la settimana. È il grosso del volume.
- Biglietto preso di passaggio. Nessuna chiamata. Basta l'iscrizione alla newsletter, se è stata acconsentita.
Questa selezione presuppone una nota presa sul posto. Un biglietto senza annotazione non è più classificabile due giorni dopo, e finisce meccanicamente nella terza categoria.
Risvegliare il ricordo
La differenza tra una chiamata che funziona e una che si impantana sta in una frase: quella che richiama lo scambio. Il nome della fiera non risveglia nulla, perché è comune ad altre trenta conversazioni.
Contesto generico
« Buongiorno, ci siamo conosciuti in fiera la settimana scorsa, non so se si ricorda di me... »
Dettaglio specifico
« Buongiorno signora Ferrari, sono Marco Duranti. Martedì abbiamo parlato del suo passaggio a dodici commerciali, e del fatto che non seguite ancora le chiamate andate a buon fine. »
Noti ciò che la versione buona elimina: « non so se si ricorda di me ». Quella formula chiede all'altro uno sforzo di memoria, e lo mette nella posizione di doversi scusare se fallisce.
Due chiamate, due livelli di ricordo
Buongiorno signora Ferrari, sono Marco Duranti di Skipcall. Martedì abbiamo parlato del suo passaggio a dodici commerciali e del fatto che non seguite ancora le chiamate andate a buon fine.
Ah sì, certo. Mi aveva mostrato qualcosa su un tablet.
Esatto. Mi aveva detto che voleva parlarne con il suo direttore commerciale prima di andare avanti. Ha avuto occasione di farlo?
Si riprende esattamente dal punto in cui lo scambio si era interrotto, incluso l'impegno che la persona aveva preso.
Non ancora, siamo appena rientrati.
Allora la cosa più semplice è vederci noi due venti minuti, così gli porta dei numeri invece di un'impressione. Giovedì alle 11 o venerdì alle 14?
Buongiorno signor Rinaldi, sono Marco Duranti di Skipcall. Ci siamo incrociati martedì, lei cercava soprattutto soluzioni di firma elettronica, e il telefono non era il suo argomento del momento.
Si ammette che lo scambio era sottile, e lo si dimostra citando ciò che lo interessava davvero.
Esatto, proprio così.
Non le venderò quindi qualcosa che non sta cercando. Una sola domanda: i suoi commerciali quante chiamate fanno al giorno, all'incirca? Se sono meno di venti, la lascio in pace.
Il criterio di squalifica è annunciato. Questo rende la domanda innocua, quindi facile da rispondere.
Se non si ricorda affatto
Succede, anche dopo una vera conversazione. La reazione giusta consiste nel non insistere sul ricordo e nel passare subito al merito.
« Non importa, quello di cui avevamo parlato sta in una frase » risolve l'imbarazzo in tre secondi. Ripetere « ma sì, eravamo vicino all'ingresso » lo prolunga e trasforma la chiamata in una prova di memoria.
Ciò che si prepara durante la fiera
La qualità delle chiamate della settimana successiva si decide allo stand, non dopo. Tre abitudini cambiano il rendimento.
- Una nota per biglietto, subito. Bastano tre parole: l'argomento, la dimensione del team, l'eventuale obiezione.
- Una fascia oraria proposta sul posto. Un appuntamento preso allo stand vale dieci biglietti.
- La selezione fatta la sera stessa. Non il lunedì dopo, quando la finestra si è già richiusa.
Consenso e seguito
Un biglietto da visita consegnato allo stand vale per uno scambio professionale, non come consenso all'inserimento automatico in una base di prospezione. L'informativa alle persone e il diritto di opposizione restano dovuti qui come altrove, e la provenienza del contatto merita di essere annotata insieme al contatto stesso. Per la prospezione telefonica, in Italia va inoltre verificata l'iscrizione al Registro Pubblico delle Opposizioni per i numeri interessati.
Dopo la prima ondata
Passata una settimana, smetta di trattare questi contatti come contatti da fiera. Rientrano nella lista ordinaria e si lavorano con gli stessi strumenti: il metodo CROC per l'ossatura, e la traccia di chiamata in una pagina per la struttura.
Chi invece aveva espresso un'esigenza senza dare seguito costituisce una categoria a parte, da richiamare più tardi su un innesco preciso: è la logica del richiamo di una trattativa persa.
Domande frequenti
Quando richiamare dopo una fiera di settore?
Entro quarantotto ore. Oltre quel termine il ricordo della conversazione si cancella e la chiamata torna a essere prospezione a freddo, con il tasso di conversione che ne consegue.
Bisogna chiamare tutti i contatti raccolti in fiera?
No. Un biglietto preso per cortesia non è un contatto qualificato. Selezionare prima di chiamare evita di consumare un team su numeri che non porteranno a nulla, e di degradare la lista.
Conviene inviare un messaggio prima di chiamare?
Un messaggio breve il giorno dopo la fiera prepara la chiamata, non la sostituisce. Il contrario funziona male: chiamare dopo una settimana di silenzio obbliga a ricostruire tutto il contesto.
Come farsi riconoscere al telefono dopo una fiera?
Citando un dettaglio concreto dello scambio invece del nome della fiera. « Abbiamo parlato del suo passaggio a dodici commerciali » risveglia il ricordo; « ci siamo visti in fiera » non risveglia nulla.