Combien vous coûte le temps non vendeur ?

Temps vendeur, temps non vendeur : de quoi parle-t-on ?

Le temps vendeur est le temps passé en contact avec un prospect ou un client : une conversation téléphonique avec un décideur, un rendez-vous, une démonstration, une négociation, un e-mail qui fait avancer une affaire. Tout le reste est du temps non vendeur : chercher un numéro, composer, écouter une messagerie, saisir le compte rendu dans le CRM, préparer un reporting, assister à une réunion interne, rédiger un devis, relancer un rendez-vous qui ne se confirme pas.

Ce temps n’est pas inutile : sans CRM à jour, pas de pipeline lisible ; sans devis, pas de signature. Mais il est payé au prix d’un commercial, et chaque heure qu’il occupe est une heure de moins en conversation. La question du calculateur n’est donc pas « comment supprimer l’administratif », mais « combien coûte-t-il, et quelle part pourrait revenir à la vente avec de meilleurs outils ou de meilleurs process ».

Le calculateur ne cite aucune moyenne de marché : les études sur le temps de vente existent, mais leurs chiffres dépendent de la façon dont elles définissent « vendre », du secteur et du poste. La seule semaine qui compte est la vôtre, et la méthode ci-dessous explique comment la mesurer en cinq jours.

Les formules, avec les hypothèses de départ

Chaque tâche est saisie en minutes par jour et par commercial. Les hypothèses de départ totalisent 210 minutes : 30 de saisie CRM, 20 de recherche de numéros, 45 de composition et de messageries, 20 de planification, 40 de reporting et de réunions, 40 d’administratif et de devis, 15 d’autre. Sur cinq jours, cela fait 17,5 heures par semaine, soit 44 % d’une semaine de 40 heures : la part vendeuse est de 56 %.

Le coût de ce temps se calcule avec le coût horaire chargé du commercial : coût annuel chargé divisé par les heures travaillées dans l’année. Avec 55 000 € pour 40 heures sur 46 semaines, l’heure revient à 29,89 €. Pour une équipe de cinq, 17,5 heures par semaine font 4 025 heures par an, soit un peu plus de 120 000 € de salaires consacrés à autre chose que vendre, l’équivalent de 2,2 temps pleins.

La part récupérable est l’hypothèse la plus importante, et la plus personnelle. Pour chaque tâche, vous estimez ce qu’un meilleur outil ou un meilleur process rendrait à la vente : 80 % de la composition manuelle si un dialer enchaîne les appels et saute les messageries, 60 % de la saisie CRM si les notes et la synchronisation sont automatiques, 20 % seulement des devis. Avec les valeurs de départ, 96 minutes par jour sont récupérables, soit 8 heures par semaine et par commercial, 1 840 heures par an pour l’équipe.

Ces heures sont ensuite valorisées comme des heures de prospection. En power dialer, l’hypothèse de départ est de 70 appels par heure avec 2,5 % de conversations, soit 1,75 conversation ; avec 15 % de rendez-vous par conversation et 25 % de signature par rendez-vous, une heure produit 0,26 rendez-vous et 0,066 client, soit 197 € de chiffre d’affaires avec un panier de 3 000 €. Les 1 840 heures récupérées valent alors 362 000 € de chiffre d’affaires par an. Ce n’est pas une prédiction : c’est ce que vos propres taux impliquent si le temps récupéré est bien réinvesti.

Pourquoi le mode de composition change la valeur d’une heure

En composition manuelle, le commercial tape ou clique chaque numéro, attend la sonnerie, tombe sur une messagerie, raccroche, note, recommence : une vingtaine d’appels dans l’heure, dont deux ou trois conversations. Un power dialer enchaîne les numéros l’un après l’autre sans temps mort, autour de 70 appels dans l’heure, au même taux de conversation. Un parallel dialer compose plusieurs numéros en même temps et ne passe la ligne au commercial que lorsqu’un humain décroche : plus d’appels dans l’heure, et une part bien plus grande qui finit en conversation, puisque les messageries sont filtrées.

Le tableau « ce que vaut une heure » montre les trois modes côte à côte avec vos taux de rendez-vous et de signature. Il sert à deux choses : savoir ce qu’une heure récupérée rapporterait, et voir ce qu’un changement de mode ferait aux heures de prospection que vous avez déjà. Les appels par heure et les taux de conversation par mode sont des ordres de grandeur affirmés par Skipcall dans sa FAQ, pas des moyennes de marché : remplacez-les par les vôtres dès que vous les connaissez.

Ce que le calculateur ne dit pas

Il ne dit pas que ces heures seront effectivement réinvesties en prospection. Du temps libéré se remplit vite, de réunions ou de pauses, s’il n’est pas affecté à une activité précise et mesurée. Le chiffre d’affaires récupérable suppose une décision de management : les heures rendues vont à l’appel, avec un objectif de conversations par semaine.

Il ne dit pas non plus que vos taux resteront constants. Doubler les heures de prospection ne double pas toujours les rendez-vous : le fichier s’épuise, les meilleurs créneaux sont déjà pris. Pour une estimation prudente, baissez le taux de conversation de quelques dixièmes de point quand vous simulez un gros volume d’heures supplémentaires.

Enfin, il mesure du temps, pas de la qualité. Un commercial qui passe 30 minutes par jour sur son CRM mais le tient impeccablement vaut peut-être mieux que celui qui y passe 10 minutes et laisse le pipeline faux. La part récupérable est là pour cela : elle vous laisse décider, tâche par tâche, ce qui doit rester.

Comment mesurer votre propre semaine

Les minutes de départ sont des hypothèses. Cinq jours de mesure suffisent pour les remplacer par les vôtres.

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   Choisissez les catégories avant de commencer

   Partez des sept tâches de l’outil et adaptez-les à votre équipe : fusionnez ce qui se ressemble, ajoutez ce qui vous est propre (préparation des rendez-vous, déplacements, service après-vente). Au-delà de dix catégories, le relevé devient faux parce que personne ne le tient.

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   Chronométrez une semaine normale

   Pas une semaine de salon ni de clôture de trimestre. Chaque commercial note, par demi-heure, l’activité dominante. Un simple tableau partagé suffit ; les outils de téléphonie et le CRM donnent par ailleurs le temps réel passé en appel et en saisie, plus fiable que la mémoire.

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   Comptez en conversations, pas seulement en heures

   Une heure d’appels n’est vendeuse que pour la part passée en conversation. Si votre téléphonie distingue composition, sonnerie, messagerie et conversation, mettez les trois premiers dans la tâche « composition et messageries » : c’est souvent la plus grosse surprise du relevé.

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   Estimez la part récupérable avec les intéressés

   Pour chaque tâche, demandez aux commerciaux ce qu’un outil ou un process changerait, et ce qui doit rester. Notez la fourchette basse : le calculateur est plus utile prudent. Puis réinvestissez le temps récupéré dans un objectif précis, et refaites le relevé trois mois plus tard.

Les leviers, tâche par tâche

Le classement de l’outil dit où est le gisement. Voici ce qu’on actionne derrière chaque ligne.

• Composition et messageries

  Un power dialer supprime la composition et les temps morts entre deux appels ; un parallel dialer filtre en plus les messageries et les non-réponses. C’est la tâche où la part récupérable est la plus haute, parce que l’outil fait exactement ce travail.

• Saisie CRM et notes

  Transcription et résumé d’appel automatiques, résultat d’appel enregistré en un clic, synchronisation avec le CRM après l’appel : la saisie se réduit à une vérification. Gardez du temps pour la qualification, qui reste un travail de commercial.

• Recherche de numéros et de contacts

  Enrichissement des numéros en amont, fichiers validés et dédoublonnés avant la session d’appels, séquences qui présentent le prochain contact sans le chercher. Le validateur de numéros de la rubrique fait une partie de ce travail gratuitement.

• Reporting, réunions, administratif

  La part récupérable est plus faible : ce temps dépend de l’organization plus que des outils. Tableaux de bord alimentés automatiquement par les données d’appel, réunions plus courtes et moins fréquentes, devis à partir de modèles. Un gain de 20 % y est déjà beaucoup.

Les erreurs qui faussent le calcul

• Compter 100 % récupérable

  Aucun outil ne supprime une tâche entièrement : il restera des vérifications, des cas particuliers, des clients qui exigent un devis sur mesure. Une part récupérable à 100 % donne un chiffre d’affaires flatteur et faux.

• Oublier que le temps récupéré doit être réinvesti

  Le gain n’existe que si les heures rendues vont à la prospection, avec un objectif de conversations. Sans décision explicite, elles se dissolvent dans la semaine.

• Confondre heures d’appel et conversations

  Une heure passée « au téléphone » en composition manuelle contient surtout de l’attente et des messageries. Le temps vendeur, c’est la conversation. Mettez la composition dans les tâches non vendeuses, c’est fait pour cela.

• Saisir le salaire brut à la place du coût chargé

  Le coût d’un commercial pour l’entreprise comprend les charges employeur, le variable et souvent les outils. Un salaire brut sous-estime le coût du temps non vendeur d’un tiers ou plus.

• Garder les mêmes taux pour un gros volume en plus

  Si les heures récupérées triplent le volume d’appels, les taux de conversation peuvent baisser : fichier épuisé, créneaux moins bons. Simulez aussi une variante prudente.

• Mesurer une semaine qui n’est pas représentative

  Une semaine de salon, de fin de trimestre ou de vacances scolaires n’a pas la même répartition. Prenez une semaine ordinaire, ou la moyenne de deux.

Pour aller plus loin

Les outils de la rubrique qui prolongent ce calcul, en amont ou en aval.

• Combien d’appels pour atteindre votre objectif ? Le même entonnoir à l’envers : partez de vos clients à signer et obtenez les appels, les heures et les commerciaux nécessaires.
• Calculateur de coût par rendez-vous Ce que coûte chaque rendez-vous pris et tenu, salaires et outils compris, selon le mode de composition.
• Manuel, power ou parallel dialer ? Huit questions pour savoir quel mode de composition convient à votre volume et à votre fichier.
• Validateur de numéros de téléphone Un fichier propre avant la session d’appels : moins de recherche, moins de numéros invalides composés pour rien.
• Rentabilité d’un commercial Le coût complet d’un commercial, son point mort et le retour sur chaque euro.
• Tous les outils gratuits Calculateurs, générateurs et vérificateurs pour les équipes de prospection.