Générateur de mentions d’enregistrement d’appel
Décrivez votre pratique en quelques cases. Récupérez l’annonce vocale, le paragraphe de politique de confidentialité et la ligne de registre, dans la langue de vos appels.
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Votre pratique
Les textes se mettent à jour à chaque frappe
Des modèles à adapter, pas un conseil juridique
Ces textes sont des points de départ rédigés à partir de vos réponses. Ils doivent être relus et validés par votre responsable de la conformité ou votre DPO avant toute mise en production. Cette page ne vérifie pas votre situation et ne se substitue pas à un avis juridique.
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Vos réponses ne quittent jamais votre navigateur. Aucun envoi, aucun stockage. Comment le vérifier
A-t-on le droit d’enregistrer un appel téléphonique professionnel ?
Oui, dans la plupart des cas, à condition de le faire pour une raison précise et de le dire avant que l’enregistrement commence. Enregistrer un appel, c’est traiter des données personnelles : la voix de l’interlocuteur, ce qu’il dit, son numéro, l’heure de l’échange. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique donc, avec ses règles habituelles : une finalité définie à l’avance, une base légale, une durée de conservation limitée, une information claire et la possibilité pour la personne d’exercer ses droits.
La question « ai-je le droit d’enregistrer un appel téléphonique ? » se pose donc moins en termes d’interdiction que de conditions. Une entreprise qui enregistre ses appels de prospection pour former ses commerciaux, améliorer la qualité de son service ou garder la preuve d’un accord passé par téléphone peut s’appuyer sur son intérêt légitime ou sur l’exécution du contrat. Elle doit alors pouvoir expliquer pourquoi l’enregistrement est nécessaire à cet objectif, et laisser à l’interlocuteur la possibilité de s’y opposer.
Certaines situations appellent plus de prudence : les échanges qui touchent à la santé ou à des données sensibles, les appels vers des particuliers hors de toute relation existante, ou les pays où la loi locale est plus stricte. Dans ces cas, le consentement explicite, recueilli avant d’enregistrer, est la base la plus sûre. L’outil ci-dessus produit les textes ; le choix de la base légale reste celui de votre responsable de la conformité.
Ce que l’interlocuteur doit savoir avant que l’enregistrement commence
Le message d’information sur l’enregistrement des appels n’est pas une formalité : c’est ce qui rend le traitement loyal. Il doit arriver avant les premières secondes enregistrées, pas à la fin de l’appel ni dans un e-mail envoyé plus tard. En pratique, cela veut dire une annonce automatique jouée au décroché, ou une phrase prononcée par le commercial avant d’entrer dans le sujet.
Le contenu minimal tient en quatre éléments : qui enregistre (le nom de la société), pourquoi (la finalité principale, dite simplement), combien de temps l’enregistrement est conservé, et comment exercer ses droits (un contact joignable). Quand l’appel est aussi transcrit ou résumé automatiquement, il faut le dire, car ce sont des traitements supplémentaires sur les mêmes données.
Une annonce courte vaut mieux qu’une annonce exhaustive que personne n’écoute. C’est pourquoi l’outil affiche le nombre de mots et la durée de lecture estimée, à 150 mots par minute : une annonce de 25 à 30 mots tient en dix secondes. Les informations plus détaillées, comme la liste complète des finalités, la base légale ou le lieu d’hébergement, ont leur place dans la politique de confidentialité, vers laquelle l’annonce peut renvoyer. Pour les appels entrants, l’annonce d’enregistrement est le plus souvent portée par le serveur vocal, avant la mise en relation.
Enregistrement, transcription, résumé automatique : trois traitements distincts
Beaucoup d’outils de téléphonie font aujourd’hui plus qu’enregistrer. Ils transcrivent la conversation en texte, puis en produisent un résumé, des points d’action, parfois une analyse du ton ou des objections. Chacune de ces étapes crée une nouvelle donnée à partir de la voix de l’interlocuteur, et chacune mérite d’être nommée dans l’information donnée et dans le registre des traitements.
La transcription est une donnée personnelle au même titre que l’enregistrement audio : elle contient les mêmes propos, dans une forme plus facile à rechercher et à partager. Le résumé produit par un modèle de langage l’est aussi, même s’il reformule et condense, dès lors qu’il reste rattaché à une personne identifiable. Il peut en outre contenir des erreurs d’interprétation, ce qui plaide pour un accès limité et une durée de conservation courte.
Dans l’outil, la case « transcription automatique » adapte tous les textes : les annonces vocales précisent que l’appel peut être transcrit, le paragraphe de politique de confidentialité mentionne la transcription et le résumé, et la ligne de registre les ajoute aux catégories de données. Si votre outil de téléphonie ne transcrit pas, laissez la case décochée : annoncer un traitement qui n’existe pas crée une confusion inutile.
Combien de temps conserver un enregistrement d’appel
Le RGPD ne fixe pas de durée chiffrée : il demande que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire à la finalité. La durée découle donc de ce que vous faites de l’enregistrement. Un enregistrement écouté pour former un commercial perd son utilité après quelques semaines. Un enregistrement qui sert de preuve d’un accord passé par téléphone doit couvrir le délai pendant lequel cet accord peut être contesté, ce qui peut aller jusqu’à la durée du contrat.
Les durées proposées dans l’outil, de un à treize mois ou la durée du contrat, correspondent aux pratiques les plus courantes dans la prospection et la relation client. Choisissez la plus courte qui couvre réellement vos besoins, et appliquez-la : une durée annoncée mais non respectée est plus difficile à défendre qu’une durée longue mais justifiée. L’option « autre durée » permet d’inscrire une période différente, par exemple celle qu’impose une obligation sectorielle.
La suppression doit être effective, y compris chez le prestataire de téléphonie et dans les outils où l’enregistrement a pu être copié, comme le CRM. Les transcriptions et résumés suivent en principe la même durée que l’enregistrement dont ils proviennent, sauf raison documentée de les garder moins longtemps.
Ce que cet outil fait, et ce qu’il ne fait pas
L’outil assemble des textes à partir de vos réponses : nom de la société, type d’appels, finalités, base légale, durée de conservation, contact, transcription, hébergement. Il produit jusqu’à huit textes cohérents entre eux, selon le type d’appels, dans chacune des langues que vous cochez, et calcule la durée de lecture des annonces vocales. Vous pouvez copier chaque bloc, tout copier ou exporter le résultat en .txt ou en .md. Tout se passe dans votre navigateur : aucune réponse n’est envoyée ni conservée.
Il ne vérifie pas que votre pratique est licite. Il ne choisit pas la base légale à votre place, ne connaît pas votre secteur, vos pays d’appel ni vos contrats avec vos prestataires. Les gabarits sont volontairement sobres et ne citent qu’une référence, les articles 13 et suivants du RGPD, qui fondent l’obligation d’information. Un juriste pourra vouloir en ajouter, en retirer ou reformuler : c’est attendu.
Prenez-le pour ce qu’il est : un moyen de partir d’une page écrite plutôt que d’une page blanche, avec des mentions complètes et dans un registre neutre, à faire relire avant de les jouer au téléphone ou de les publier.
Comment vérifier que vos réponses ne quittent pas votre navigateur
Les textes sont assemblés par du code qui s’exécute dans votre navigateur : le nom de votre société, l’adresse de contact et vos choix ne sont envoyés ni à Skipcall ni à personne. Rien n’est stocké non plus, pas même dans la mémoire locale du navigateur : recharger la page efface tout.
Le test le plus simple : une fois la page chargée, coupez votre connexion (mode avion ou Wi-Fi désactivé) puis remplissez le formulaire. Les textes continuent de s’écrire, puisqu’ils n’ont besoin d’aucun serveur.
Dans l’onglet Réseau de votre navigateur, vous verrez passer les outils de mesure d’audience du site, comme sur toutes nos pages. Aucun ne reçoit le contenu de vos champs : la zone de l’outil est exclue de l’enregistrement des sessions, et seuls les clics sur « copier » et « exporter » sont comptés, sans leur contenu.
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