Correo de seguimiento tras una llamada: cinco plantillas
El correo que sigue a la llamada no es un resumen de cortesía: es la prueba escrita de lo que el otro aceptó. Cinco situaciones, cinco plantillas para copiar.
Termina una llamada y uno escribe « gracias por su tiempo, quedo a su disposición ». Ese correo no sirve para nada, salvo para ocupar una línea en la bandeja de entrada de otro.
El correo que sigue a una llamada tiene una función precisa: fijar por escrito lo acordado mientras las dos partes lo recuerdan de la misma manera.
La función del correo: una constancia, no un resumen
La diferencia es concreta. Un resumen cuenta la llamada. Una constancia registra un compromiso, con su fecha y su objeto. El primero se lee y se olvida; la segunda se recupera tres semanas después, cuando alguien pregunta cómo va el asunto.
Resumen de cortesía
« Buenos días, gracias por esta conversación tan interesante. Como quedamos, me pondré en contacto con usted próximamente. Quedo a su entera disposición. »
Constancia
« Jueves a las 11:00, veinte minutos, por videollamada. Le enseño el cálculo sobre sus doce comerciales. Si para entonces tiene el número de llamadas al día, iremos más rápido. »
Cuatro reglas comunes a las cinco plantillas
- Cinco líneas como máximo. Legible en el móvil sin desplazarse.
- Sus palabras, no las suyas. Recupere las expresiones que él ha empleado: se reconoce, y no puede rebatirlas.
- Una sola petición. Dos peticiones en un correo corto producen cero respuestas.
- Una salida digna. Poner fácil el « no » aumenta la tasa de respuesta, por contradictorio que parezca.
1. Después de un acuerdo
Objetivo: cerrarlo. Envío en los diez minutos siguientes, invitación de agenda aparte.
Jueves a las 11:00, sus 12 comerciales
Buenos días, Sra. Navarro: como quedamos, el jueves a las 11:00, veinte minutos, por videollamada. Le enseño lo que sale del cálculo del tiempo perdido con doce comerciales. Si tiene a mano el número de llamadas que hacen al día, iremos al grano. La invitación sale a continuación.
Repetir el objeto de la reunión, y no solo la hora: es el objeto lo que protege el hueco en la agenda cuando surge una urgencia.
2. Después de una duda
No ha dicho que no, tampoco que sí. El error que no hay que cometer es volver a argumentar: el correo debe despejar el obstáculo exacto que él ha nombrado, y nada más.
Lo que me comentaba sobre la puesta en marcha
Buenos días, Sra. Navarro: me decía que le preocupaba tener otro proyecto que gestionar, y es la pregunta que se hace todo el mundo. En concreto: nada que instalar, un puesto con auriculares, su comercial se conecta y su número queda activo. Si prefiere verlo antes que leerlo, con veinte minutos basta, el jueves a las 11:00 o el viernes a las 16:00. Y si no, dígamelo sin problema.
3. Después de un aplazamiento
« Llámeme dentro de seis meses » se resuelve fijando la fecha ahora. De lo contrario, la llamada de septiembre parecerá una llamada en frío.
Le llamo en enero, como quedamos
Buenos días, Sra. Navarro: entendido lo del calendario, sus presupuestos se cierran en diciembre, así que la llamo la segunda semana de enero. Anoto también sus dos puntos, la puesta en marcha y el coste por puesto. Hasta entonces no le escribiré. Si su calendario cambia, con una línea me basta.
« Hasta entonces no le escribiré » es la frase que le convierte en un interlocutor y no en alguien que vende por teléfono.
4. Después de un silencio
Tercer y último correo, el que anuncia que lo deja. Casi siempre es el que obtiene respuesta, porque pone fácil el no.
Lo cierro por mi parte
Buenos días, Sra. Navarro: le he escrito dos veces sin respuesta, lo que seguramente quiere decir que el tema no es prioritario. Cierro el asunto por mi parte, sin ningún problema. Si algún día vuelve a plantearse, tiene mi teléfono en la firma.
5. Después de una negativa
El correo más rentable a largo plazo, y el que más se descuida. No intenta nada, y precisamente por eso deja una puerta abierta.
Entendido, y gracias por la franqueza
Buenos días, Sra. Navarro: queda anotado, tienen la herramienta y están satisfechos. Gracias por decírmelo claramente en lugar de dejarme insistir. Una sola cosa: si su equipo pasa de quince comerciales, el cálculo cambia bastante. Ese día ya sabe dónde encontrarme.
El desencadenante que se menciona prepara la reapertura del asunto doce meses después.
Los asuntos que se abren
| Qué evitar | Qué preferir |
|---|---|
| « Seguimiento de nuestra conversación » | « Jueves a las 11:00, sus 12 comerciales » |
| « Nuestra solución para sus equipos » | « Lo que me comentaba sobre la puesta en marcha » |
| « Recordatorio » | « Lo cierro por mi parte » |
| « Propuesta comercial Skipcall » | « El cálculo del que hablamos » |
La cadencia de los seguimientos
Tres mensajes escritos en total, nunca más en un mismo ciclo: a los tres días de la llamada, a la semana y luego a las dos semanas con el anuncio del cierre. El correo de constancia enviado justo después de la llamada no cuenta entre los tres: registra un acuerdo, no reclama nada. Más allá, insistir ya no convierte, le cierra la cuenta para siempre.
Un punto de método pesa más que la cadencia en sí: recuperar las palabras exactas del cliente potencial. Tres semanas después nadie recuerda la formulación empleada, y ahí es donde la transcripción y el resumen de la llamada cambian la calidad de lo que se escribe, porque ponen a mano lo que realmente se dijo en lugar de lo que uno cree haber oído.
Para la versión telefónica de estos seguimientos, vea la llamada tras una cita fallida y la rellamada a una oportunidad perdida.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que enviar el correo después de una llamada?
En los diez minutos siguientes, mientras la conversación sigue fresca por ambas partes. Un correo enviado al día siguiente obliga a reconstruir el contexto y pierde su función de constancia inmediata.
¿Qué longitud debe tener un correo de seguimiento?
Cinco líneas como máximo, legibles en el móvil sin desplazarse. Un correo largo después de una llamada corta indica que no ha sabido jerarquizar lo que se dijo.
¿Cuántos correos de seguimiento después de una llamada sin respuesta?
Tres en total, separados por tres días, una semana y luego dos semanas. El último anuncia expresamente que deja de insistir, y consigue más respuestas que los dos anteriores.
¿Conviene insistir por correo o por teléfono?
Por el canal en el que llegó la última respuesta. Un cliente potencial que contesta por escrito y nunca al teléfono le está indicando su preferencia: llevarle la contraria no lo hace más disponible.
¿Qué poner en el asunto de un correo de seguimiento?
Aquello de lo que hablaron, no su intención. « Sus 12 comerciales, el cálculo » se abre; « Seguimiento de nuestra conversación » se parece a todos los correos que recibe.