Email di follow-up dopo una chiamata: cinque modelli
L'email che segue la chiamata non è un riassunto di cortesia: è la prova scritta di ciò che l'altro ha accettato. Cinque situazioni, cinque modelli da ricopiare.
Una chiamata finisce, e si scrive « grazie per il tempo dedicato, resto a sua disposizione ». Quell'email non serve a nulla, se non a occupare una riga nella casella di posta di qualcun altro.
L'email che segue una chiamata ha una funzione precisa: fissare per iscritto ciò che è stato concordato, mentre le due parti se lo ricordano allo stesso modo.
Il ruolo dell'email: una traccia, non un riassunto
La distinzione è concreta. Un riassunto racconta la chiamata. Una traccia registra un impegno, con la sua data e il suo oggetto. Il primo si legge e si dimentica, la seconda si ritrova tre settimane dopo, quando qualcuno chiede a che punto è la pratica.
Riassunto di cortesia
« Buongiorno, grazie per questo scambio molto interessante. Come concordato, tornerò da lei a breve. Resto a sua completa disposizione. »
Traccia
« Giovedì alle 11, venti minuti, in videochiamata. Le mostro il calcolo sui suoi dodici commerciali. Se per allora ha il numero di chiamate al giorno, andremo più veloci. »
Quattro regole comuni ai cinque modelli
- Cinque righe al massimo. Leggibili sul telefono senza scorrere.
- Le sue parole, non le vostre. Riprenda le formulazioni che ha usato: ci si riconosce, e non può contestarle.
- Una sola richiesta. Due richieste in un'email breve producono zero risposte.
- Un'uscita dignitosa. Rendere facile il « no » aumenta il tasso di risposta, per quanto sembri il contrario.
1. Dopo un accordo
Obiettivo: mettere al sicuro. Invio entro dieci minuti, invito in calendario a parte.
Giovedì alle 11, i suoi 12 commerciali
Buongiorno dott.ssa Rossi, come concordato: giovedì alle 11, venti minuti, in videochiamata. Le mostro che cosa dà il calcolo del tempo perso su dodici commerciali. Se ha sottomano il numero di chiamate fatte al giorno, andremo dritti al punto. L'invito parte subito dopo.
Ripetere l'oggetto, non solo l'orario: è l'oggetto a proteggere lo slot quando si presenta un'urgenza.
2. Dopo un'esitazione
Non ha detto no, non ha detto sì. L'errore da non commettere è argomentare di nuovo: l'email deve togliere l'ostacolo esatto che ha nominato, e nulla più.
Il punto che sollevava sull'attivazione
Buongiorno dott.ssa Rossi, mi ha detto di temere un progetto da gestire, ed è la domanda che si fanno tutti. In concreto: niente da installare, una postazione attrezzata, il suo commerciale si collega e il suo numero è attivo. Se preferisce vederlo invece che leggerlo, bastano venti minuti, giovedì alle 11 o venerdì alle 14. Altrimenti me lo dica, non è un problema.
3. Dopo un rinvio
« Mi richiami tra sei mesi » si tratta fissando la data adesso. Altrimenti il sollecito di settembre assomiglierà a una chiamata a freddo.
La richiamo a gennaio, come concordato
Buongiorno dott.ssa Rossi, d'accordo sul calendario: i suoi budget si decidono a dicembre, quindi la richiamo la seconda settimana di gennaio. Annoto anche i suoi due punti, l'attivazione e il costo per postazione. Da qui ad allora non la solleciterò. Se il suo calendario cambia, basta una riga.
« Da qui ad allora non la solleciterò » è la frase che fa di lei un interlocutore e non un venditore che insiste.
4. Dopo un silenzio
Terzo e ultimo sollecito, quello che annuncia lo stop. È quasi sempre quello che ottiene una risposta, perché rende facile il no.
Chiudo da parte mia
Buongiorno dott.ssa Rossi, le ho scritto due volte senza risposta, il che vuol dire probabilmente che il tema non è una priorità. Chiudo la pratica da parte mia, senza rancore. Se un giorno la questione torna, il mio numero è in firma.
5. Dopo un rifiuto
L'email più redditizia sul lungo periodo, e la più spesso trascurata. Non tenta nulla, ed è proprio per questo che lascia una porta aperta.
Ricevuto, e grazie per la franchezza
Buongiorno dott.ssa Rossi, ricevuto: siete attrezzati e soddisfatti. Grazie per avermelo detto chiaramente invece di lasciarmi insistere. Una cosa sola: se il suo team supera i quindici commerciali, il calcolo cambia parecchio. Quel giorno, sa dove trovarmi.
L'elemento scatenante citato prepara la riapertura della pratica dodici mesi dopo.
Gli oggetti che si fanno aprire
| Da evitare | Da preferire |
|---|---|
| « A seguito del nostro colloquio » | « Giovedì alle 11, i suoi 12 commerciali » |
| « La nostra soluzione per i suoi team » | « Il punto che sollevava sull'attivazione » |
| « Sollecito » | « Chiudo da parte mia » |
| « Proposta commerciale Skipcall » | « Il calcolo di cui abbiamo parlato » |
La cadenza dei solleciti
Tre messaggi scritti in tutto, mai di più in uno stesso ciclo: a tre giorni dalla chiamata, a una settimana, poi a due settimane con l'annuncio della chiusura. L'email di traccia inviata subito dopo la chiamata non conta tra i tre: registra un accordo, non sollecita nulla. Oltre, l'insistenza non converte più, le chiude il contatto per sempre.
Un punto di metodo conta più della cadenza stessa: riprendere le parole esatte del potenziale cliente. Tre settimane dopo nessuno si ricorda della formulazione usata, ed è lì che la trascrizione e il riepilogo della chiamata cambiano la qualità dello scritto, rendendo disponibile ciò che è stato davvero detto invece di ciò che si crede di aver sentito.
Per la versione telefonica di questi solleciti, veda la chiamata dopo un appuntamento mancato e la riapertura di una trattativa persa.
Domande frequenti
Quando inviare l’email dopo una chiamata?
Entro dieci minuti, finché la conversazione è fresca da entrambe le parti. Un’email inviata il giorno dopo obbliga a ricostruire il contesto e perde la sua funzione di traccia immediata.
Quanto deve essere lunga un’email di follow-up?
Cinque righe al massimo, leggibili sul telefono senza scorrere. Un’email lunga dopo una chiamata breve segnala che non ha saputo dare una gerarchia a ciò che si è detto.
Quanti solleciti scritti dopo una chiamata senza risposta?
Tre in tutto, distanziati di tre giorni, una settimana, poi due settimane. L’ultimo annuncia esplicitamente che smette di sollecitare, e ottiene più risposte dei due precedenti.
Meglio sollecitare per email o per telefono?
Sul canale da cui è arrivata l’ultima risposta. Un potenziale cliente che risponde per iscritto e mai al telefono le sta indicando la sua preferenza: contrariarla non lo rende più disponibile.
Che cosa mettere nell’oggetto di un’email di follow-up?
Ciò di cui avete parlato, non la sua intenzione. « Giovedì alle 11, i suoi 12 commerciali » si fa aprire; « A seguito del nostro colloquio » assomiglia a tutti i solleciti che riceve.