Chaque année, votre service admissions doit contacter des centaines, voire des milliers de candidats en quelques semaines. Confirmation d'inscription, relance des dossiers incomplets, invitations aux journées portes ouvertes : le téléphone reste incontournable. Mais avec une méthode manuelle, vos équipes passent plus de temps à composer des numéros qu'à échanger avec les candidats. Un power dialer élimine ce temps mort et vous connecte uniquement aux personnes qui décrochent.
Le défi des admissions : beaucoup de candidats, peu de temps
Les périodes d'admission sont intenses pour les écoles de commerce, écoles d'ingénieurs, universités et centres de formation. Entre mai et septembre, les équipes admissions doivent gérer un volume d'appels considérable :
- Confirmation des admissibles : s'assurer que les candidats acceptent leur place
- Relance des dossiers incomplets : pièces manquantes, paiement en attente
- Gestion des listes d'attente : contacter les suivants quand des places se libèrent
- Invitations aux JPO : convertir les prospects post-salons
Le problème ? Les candidats sont difficiles à joindre. Ils sont en cours, en révision, ou simplement submergés de sollicitations. Résultat : vos équipes passent des heures à tomber sur des répondeurs.
Les chiffres d'une campagne d'appels classique :
- 60-70% des appels tombent sur répondeur ou sonnent dans le vide
- 10-15 conversations utiles par heure en moyenne
- 2 semaines minimum pour traiter 500 candidats manuellement
Ce qu'un power dialer change pour les services admissions
Un power dialer compose plusieurs numéros en parallèle et vous connecte uniquement quand quelqu'un décroche. Vos équipes passent de "je compose, j'attends, je raccroche" à "j'enchaîne les conversations".
| Critère | Appel manuel | Avec power dialer |
|---|---|---|
| Appels composés/heure | 20-25 | 80-100 |
| Conversations réelles/heure | 10-15 | 30-40 |
| Temps perdu sur répondeurs | 65% | 0% |
| Candidats traités/jour | 60-80 | 200-250 |
Concrètement, vous traitez 500 candidats en 2-3 jours au lieu de 2 semaines. Vos équipes peuvent se concentrer sur la qualité des échanges plutôt que sur la mécanique des appels.
Les use cases spécifiques à l'enseignement supérieur
Confirmation des admissibles
- Après la publication des résultats, vous devez contacter rapidement les candidats pour confirmer leur inscription
- Chaque jour compte — un candidat non relancé peut accepter une autre école
Relance des dossiers incomplets
- Pièce d'identité manquante, relevé de notes non transmis, acompte non versé
- Le power dialer vous permet de systématiser ces relances sans mobiliser une équipe à temps plein
Gestion des listes complémentaires
- Quand un admis décline, vous devez contacter le suivant sur la liste
- Avec un power dialer, vous pouvez traiter 50 candidats en liste d'attente en une heure
Campagnes post-salons
- Vous avez collecté 300 contacts lors d'un salon étudiant
- Le power dialer vous permet de les rappeler dans la semaine, pendant que votre école est encore fraîche dans leur esprit
Invitations aux JPO
- Une journée portes ouvertes dans 10 jours ?
- Lancez une campagne d'appels sur votre base de prospects pour maximiser la participation
Relance des frais de scolarité
- Certains étudiants sont en retard de paiement
- Le power dialer vous permet de les contacter efficacement sans y passer des journées
Ce qui différencie SkipCall pour l'enseignement supérieur
SkipCall est une solution française conçue pour les équipes qui font du volume d'appels. Voici ce qui la rend pertinente pour les services admissions :
- Parallel dialer jusqu'à 4 lignes : le système compose 4 numéros simultanément et vous connecte au premier qui décroche
- Détection automatique des répondeurs : vous ne perdez plus de temps à écouter les messageries
- Numéros français locaux : vous appelez depuis un 01, 04 ou 06, ce qui augmente significativement le taux de décroché (les candidats ignorent souvent les numéros inconnus)
- Pré-CRM intégré : notes d'appel, statuts (confirmé, à relancer, refus), rappels programmés
- Import CSV simple : vous exportez vos candidats depuis votre SI scolarité et les importez en un clic
Pour aller plus loin sur les techniques d'appel, consultez notre guide sur la prise de contact téléphonique.
Comment intégrer un power dialer à vos campagnes d'admissions
L'adoption d'un power dialer ne change pas vos process, elle les accélère. Voici un exemple d'organisation pendant la période d'admission :
Matin - 9h00 à 12h00 : Appels de confirmation
- Import de la liste des admissibles du jour
- Lancement du power dialer
- Objectif : 100-120 appels, 40-50 conversations
- Mise à jour des statuts en temps réel
Après-midi - 14h00 à 17h00 : Relances et dossiers incomplets
- Rappel des candidats non joints le matin
- Relance des dossiers en attente de pièces
- Traitement des listes complémentaires
Fin de journée - 17h00 à 18h00 : Reporting et préparation J+1
- Export des statistiques
- Préparation de la liste du lendemain
Cette organisation permet à une équipe de 3 personnes de traiter 600-700 candidats par jour au lieu de 200.
Les résultats constatés
Les établissements d'enseignement supérieur qui utilisent un power dialer rapportent en moyenne :
- +200% de candidats contactés par jour
- +50% de taux de confirmation grâce à la rapidité de contact
- Réduction de 70% du temps de campagne d'admission
- Moins de places perdues par défaut de relance
Ces gains se traduisent directement en taux de remplissage des promotions. Un candidat contacté dans les 24h après son admission a 3 fois plus de chances de confirmer qu'un candidat relancé une semaine plus tard.
Pour optimiser vos créneaux d'appel, découvrez notre article sur le meilleur moment pour appeler un prospect B2B.
Conclusion
Les périodes d'admission sont un moment critique pour les établissements d'enseignement supérieur. Chaque candidat non contacté est une place potentiellement perdue.
Un power dialer comme SkipCall permet à vos équipes admissions de traiter plus de candidats en moins de temps, tout en gardant une approche personnalisée. Si votre service passe plus d'une heure par jour au téléphone pendant les campagnes d'admission, vous avez tout à gagner à tester un parallel dialer.
Foire Aux Questions
Un power dialer est-il adapté aux appels de candidats étudiants ?
- Oui, parfaitement. Le power dialer vous connecte de manière fluide au candidat, sans temps mort au décrochage. L'étudiant entend votre voix immédiatement, comme lors d'un appel classique.
Puis-je utiliser SkipCall avec mon logiciel de gestion de scolarité ?
- Oui. SkipCall accepte l'import de fichiers CSV. Vous exportez vos candidats depuis votre SI (Aurion, Hyperplanning, ou tout autre outil) et les importez en un clic.
Comment gérer les différents statuts de candidats ?
- SkipCall intègre un pré-CRM qui vous permet de taguer chaque candidat (confirmé, à relancer, refus, liste d'attente). Vous pouvez filtrer vos listes par statut pour cibler vos campagnes.
Combien coûte SkipCall ?
- SkipCall propose des forfaits adaptés aux petites équipes comme aux services admissions importants. Consultez la page tarifs pour découvrir l'offre qui correspond à votre volume d'appels.